Les partisans de la dématérialisation des archives papiers diront que le remplacement des archives physiques en archives électronique ou numérique ne présente d’une part que des avantages et d’autre part que cette transition au tout numérique contribue in fine à la protection de l’environnement. Que ce soit pour la gestion électronique des documents (GED)...

De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leurs documents d’archives, dans l’intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d’économiser une charge locative ou foncière supplémentaire. En confiant leurs archives...

En matière de stockage de documents et de gestion d’archives, il est capital pour un chef d’entreprise de bien savoir s’y prendre. Le bon déroulement de la vie économique de son entreprise en dépend. De plus, l’archivage n’est pas une tâche à prendre à la légère. Surtout, en cas de vérification opérée par l’administration...

Stocker vos archives dans un lieu sûr et en sécurité est d’une part une obligation légale à laquelle les entreprises doivent se livrer, et d’autre part, une nécessité vitale et incontournable.  La perte ou la dégradation des documents sensibles de l’entreprise peuvent avoir des conséquences dramatiques. C’est pourquoi le recours à des solutions d’archivage...

L’archivage est une obligation légale. Les documents d’une entreprise doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par la loi et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles à postériori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y rapportent....

Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique...

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en...

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que...

Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue...

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.

Le déménagement des archives, ça se prépare. Zoom sur les bonnes pratiques et les étapes clés à suivre pour réussir un transfert des archives, sans encombre et sans mauvaises surprises.

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en...

Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible. Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies,...

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des...

Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.

Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.

Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.

Une facture est un document comptable reçu ou émis par une entreprise, attestant l’achat ou la vente de biens ou de services. Elle est également appelée quittance lorsqu’elle concerne la facturation d’un service. La facture est par conséquent le reflet de ce qui a été fourni au client et du montant que ce dernier...

Indépendante et fière, Mulhouse 68200 marque sa différence grâce à sa capacité à tirer profit de toutes les conjonctures économiques.

Belle ville de la royauté française, Versailles est devenue une commune particulièrement accueillante pour les familles.

Disposant d’une vaste étendue de terrain, la commune de Rueil-Malmaison 92500 est une commune accueillante à proximité de Paris.

Cité des sacres, Reims est la ville la plus peuplée du département de la Marne 51. Elle entretient avant tout être son rêve d’être une mégapole reconnue économiquement et industriellement dans toute la région Grand-Est.

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés...

La ville de Troyes joue pleinement son rôle de pôle d’un vaste bassin industriel et commercial reconnu dans toute la région Champagne Ardenne. 

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les...

Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.

Très représentative de l’Alsace, Haguenau 67500 se fait surtout connaître par ses entreprises industrielles et pour son patrimoine culturel.

Après avoir nourri des ambitions industrielles, Courbevoie appuie sa croissance sur le secteur tertiaire : sur tous les plans, c’est une commune de banlieue intéressante.

Gennevilliers 92230 est une commune du département Hauts-de-Seine que l’on remarquera surtout par son port fluvial et ses entreprises de transport.

Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservée pendant une durée légale. Période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.

Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur...

Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale,...

Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.

L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques.

Colmar 68000 a tout pour plaire : ses belles places, sa petite Venise, ses Colmariens souriants, mais elle séduira surtout avec ses entreprises innovantes.

Colombes 92700 est la plus importante commune pavillonnaire de la couronne parisienne. Ce statut attractif comporte quelques avantages indéniables.

Châlons-en-Champagne est une ville d’art et d’histoire qui s’intéresse de près aux nouvelles activités plus lucratives.

Charleville-Mézières est une ville à taille humaine de 50 000 habitants, baignée au sein d’une verdure enviable et d’innombrables commerces. 

Située entre le Sud-ouest et la capitale, Boulogne-Billancourt joue pleinement son rôle de ville stratégique pour l’économie.

Forte de ses 82 000 habitants, Asnières-sur-Seine est avant tout une ville de banlieue de l’Ouest parisien, mais elle aspire à une croissance économique.

Savigny-le-Temple est une commune de 28 000 habitants qui se distingue des autres villes du département Seine-et-Marne par sa capacité à créer de nouveaux emplois.

Provins est une ville qui veut avant tout garder son identité, mais elle souhaite également prendre part à la modernité à sa manière. Une localité à connaître !

Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver,...

Mitry-Mory est une ville de banlieue qui vient de lancer un plan de redynamisation de l’économie locale à travers un programme intégré de 5 ans que la Chambre de Commerce et de l’Industrie parraine.

Lognes est une commune du département Seine-et-Marne 77 qui se caractérise par le dynamisme son centre d’affaires urbain Mandinet et sa diversité culturelle.

Ozoir-la-Ferrière est une ville de banlieue qui se trouve à mi-chemin entre la modernité et la nature préservée avec ses forêts avoisinantes.

Moissy-Cramayel est une paisible commune du département Seine-et-Marne 77 dont l’économie dépend principalement des quelques parcs d’activités dédiés aux commerces et la prestation de service.

Tournée vers la modernité, Melun doit sa renommée à une industrie pharmaceutique florissante et au secteur de l’aviation.

Nemours 77140 marque sa différence par une forte volonté de changement axée sur le plan économique et social que la mairie a entamée depuis plus d’une décennie.

Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé en France. Nombre d’entre eux sont concernés car il est primordial de conserver une trace écrite en cas de futur litige avec un fournisseur, un client voire l’administration fiscale. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont fixées soit par la loi, soit par les délais de...

Moins d’un quart des archives produites par les organisations ont intérêt à être conservées à portée des utilisateurs. En effet, après les 18 premiers mois d’existence, une très grande majorité des documents ne sera plus jamais consultée. Tous ces documents ne peuvent toutefois pas être détruits car la législation impose des durées de conservation...

Meaux joue pleinement son rôle de ville-pilier de l’économie régionale grâce à son parc d’affaires intercommunales de 160 hectares et ses multiples actions en faveur de la création d’emplois.

Claye-Souilly 77410 est une ville de campagne à quelques pas de Paris : l’endroit idéal pour vire et entreprendre dans les conditions optimales.

Strasbourg 67000 tient certainement son rôle sur le plan européen, mais cette ville a surtout d’indéniables atouts pour plaire aux familles et aux entreprises strasbourgeoises.

Issy-les-Moulineaux est une ville attractive avec des qualités, mais son plus grand atout reste la proximité de Paris.

Levallois Perret est la ville la plus dense de France, mais cette particularité peut parfois devenir un réel atout, surtout sur le plan économique.

Nanterre est une des villes clés pour l’économie puisqu’elle accueille sur son territoire le quartier de la défense, le plus grand centre d’affaires de France.

Puteaux est plutôt agréable avec ses bois et sa proximité avec la capitale. Cette ville a tout pour réussir les paris qu’elle s’est fixés.

Noisy-le-Grand ambitionne de devenir l’équivalent du quartier de la défense pour l’Est parisien avec un parc d’affaires de plus en plus dense.

L’externalisation des archives est aujourd’hui une tendance qui se développe nettement au sein des entreprises tant privées que publiques.

Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision. Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser...

Externaliser ses archives est une décision difficile car cette démarche est apparentée à un risque pour la majorité des décideurs. Il n’en est rien.

Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens de mettre en place.

Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent...