L’archivage physique des documents requiert une préparation minutieuse. Cet article aborde essentiellement quatre aspects. Il sera d’abord question du processus de préparation initiale des documents avant l’archivage. Faut-il les numériser ou agréger certains documents similaires ? Ensuite, comment assurer la conservation optimale des archives pour garantir leur longévité ? Comment se prépare-t-on en vue...

Alors que de nombreuses entreprises considèrent l’archivage de documents comme une simple tâche administrative, il existe en réalité de nombreux avantages inattendus à adopter cette pratique. Dans cet article, nous explorerons 10 avantages notables de l’archivage de documents pour une entreprise.   DEVIS ARCHIVAGE Rappel : La conservation de documents est une pratique essentielle...

La gestion efficace des documents et des données est cruciale pour le succès de toute entreprise. L’archivage en entreprise est une composante essentielle de cette gestion, mais il est souvent sous-estimé. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour réussir l’archivage en entreprise et comment vous pouvez optimiser cette stratégie pour améliorer...

Toute entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage de ses documents. C’est une obligation légale de conserver les papiers qui circulent au jour le jour dans le cadre des activités de son entreprise. Il est surtout bon d’y penser afin de se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel, les enjeux de l’archivage des...

Les actes à poser pour archiver les documents papier en entreprise sont soumis à une réglementation stricte et précise. Quel que soit le domaine d’activité, le processus s’impose. Suivez le guide pour tout savoir de l’archivage papier en entreprise.

L’archivage de documents est une démarche qui permet de pérenniser votre patrimoine documentaire. C’est aussi une solution qui facilite l’exploitation des documents dans la conduite courante de l’activité de votre entreprise. Avant de mettre en place un plan d’archivage de vos documents, voici 5 questions que vous devez vous poser.

Vous êtes conscient de la nécessité de garder vos documents administratifs. Mais vous ne savez pas quels papiers garder. Suivez le guide pour être situé.

La loi exige aux entreprises de conserver les documents issus des ressources humaines. Découvrez dans les lignes suivantes les délais légaux de conservation pour chaque type de papier RH.

Après des opérations commerciales, votre entreprise est tenue de conserver les factures qui en sont issues. Mais après un certain temps, vous avez la possibilité de les jeter sans aucun problème. Cela dit, vous devez tenir compte des délais légaux de conservation pour savoir quelles factures vous pouvez jeter.

Vous pouvez jeter certains documents de votre entreprise. Mais il s’agit seulement de ceux dont le délai de conservation est échu. Voici ainsi quelques documents que vous avez la possibilité de jeter en toute sécurité.

Les papiers administratifs doivent être gardés pendant une certaine période. La durée de conservation dépend du délai de prescription applicable pour une action en justice en cas de litige. Les documents conservés peuvent en effet constituer potentiellement des éléments de preuve devant un tribunal. Un tableau récapitulatif met en avant les différents types de...

C’est une obligation pour une entreprise de conserver tout document qu’elle émet ou reçoit dans l’exercice de son activité. Le délai varie en fonction de la nature des papiers. Certains doivent ainsi être conservés pendant 10 ans.

En France, le délai de conservation des documents est réglementé. Découvrez ainsi ceux dont la durée d’archivage est de 10 ans.

Selon la loi en France, toutes les entreprises doivent s’assurer de faire l’archivage de leurs documents. Il ne s’agit pas seulement de stocker les papiers dans une pièce, mais il s’agit de les archiver, ce qui veut dire de les classer dans un ordre précis en respectant les obligations légales et les normes en...

L’archivage physique des informations étant une obligation légale, toutes les entreprises s’assurent de le faire. Néanmoins, lorsque le temps passe, certains de ces documents ne sont plus nécessaires et prennent inutilement de la place. Alors que les locaux de l’entreprise deviennent de plus en plus encombrés, il se pose le problème des charges liées...

L’archivage des informations est une obligation légale pour toute entreprise en France. Pour cela, tous les chefs d’entreprise doivent s’assurer que cela est fait en respectant les normes en vigueur. Cependant, pour que l’archivage soit fait d’une manière excellente, il est important d’utiliser des conteneurs d’archives conçus dans des matériaux résistants pour un archivage...

L’archivage électronique s’est démocratisé ces dernières années et est de plus en plus mis en pratique dans les administrations. Mais il doit répondre à diverses exigences afin que l’accès aux archives soit facilité et la sauvegarde des documents parfaits. Il existe différents types de systèmes d’archivage électronique.

Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques...

L’archivage est une nécessité et une obligation légale. Quelles que soient la forme et l’activité de votre entreprise, vous devez y accorder de l’importance. Vous êtes surtout tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour traiter vos archives dans le strict respect des règles en la matière. Mais le préalable est d’en connaître les...

Une entreprise doit œuvrer pour effectuer un bon classement de ses documents. Cela permet de réaliser un gain, aussi bien en temps qu’en argent. Car lorsqu’il sera question de chercher un document, on le retrouvera rapidement. Le bon classement évitera l’égarement du document, une situation qui peut avoir un coût au cas où la...

Si vous voulez que la comptabilité de votre entreprise soit parfaitement tenue, vous devez bien classer vos documents comptables. Une véritable politique peut être élaborée à cet effet, et cette bonne organisation rejaillira positivement sur toute votre activité. En classant clairement vos documents comptables, vous pourrez suivre sereinement le fonctionnement de votre entreprise. Mais...

La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves....

Tout document comptable que l’entreprise émet ou reçoit dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant un certain temps. Il s’agit d’une obligation légale. La présentation de ces documents est possible dans le futur à titre de preuve.

La comptabilité est un pan très important de la gestion d’une entreprise. Il est extrêmement important de ne pas la négliger. Si vous tenez votre comptabilité en interne, votre entreprise doit se doter des meilleurs moyens d’archivage afin de respecter les délais de conservation des archives. Chaque entrepreneur sait que la comptabilité engendre la...

L’archivage des documents comptables est aussi touché par la tendance de la dématérialisation. Il est ainsi question de passer du papier au numérique dans la gestion des archives comptable. Si vous souhaitez suivre cette tendance, vous devez absolument suivre les recommandations légales qui en sont liées afin de faire les choses dans les normes.

La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne comme en externe. Aussi, il...

C’est un impératif pour une entreprise d’archiver ses documents. Sa survie en dépend. Mais l’archivage est une démarche assez délicate. Il faut, en effet, suivre des procédures de classement, de rangement et de conservation bien réfléchies. Rien ne s’improvise quand il s’agit d’archiver ses documents. Les méthodes à mettre en place doivent simplifier l’accès...

Le transfert des données stockées sur des supports analogiques (papier en général) vers des supports numériques est le but principal de la dématérialisation. Cette démarche touche aussi bien les documents que les échanges, les activités et les processus. Lorsque les informations, les processus et les échanges sont créés directement sur support numérique, on parle...

Un archiviste est un professionnel responsable des archives de l’administration, de l’entreprise ou de l’association pour laquelle il travaille. Il est chargé de gérer l’ensemble des documents produits ou reçus par les personnes ou les organismes publics ou privés, peu importe le support sur lequel se trouvent ces documents et leur date d’élaboration. L’archiviste...

Les entreprises doivent veiller à bien conserver les factures de leurs clients et fournisseurs. Elles sont notamment tenues de respecter scrupuleusement les délais légaux d’archivage de ce type de document au risque de s’exposer à de lourdes sanctions. Découvrez pendant combien de temps vous devez conserver vos factures et les principales informations à considérer...

Le travail de l’archiviste est de collecter, restaurer et étudier les archives, ces documents dont la conservation est nécessaire pour une raison ou pour une autre. À propos d’archives, on en trouve de divers types. Parmi les plus courants, on peut citer les manuscrits médiévaux, les enregistrements permettant d’immortaliser une émission de radio ou...

Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archives.

Ne vous débarrassez pas aussitôt de vos papiers personnels après les avoir utilisés. Vous êtes tenu de les conserver pendant un certain temps. Le respect du délai fixé par la loi pour la conservation de vos documents personnels est important, car en cas de litige, leur présentation peut être nécessaire. Ils serviront, par exemple,...

L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise. La procédure d’archivage se décompose...

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents...

L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à...

L’archivage à valeur probante fait référence à l’ensemble des dispositions technologiques et organisationnelles utiles pour enregistrer, stocker et archiver les documents électroniques.

Lorsqu’une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s’agit donc d’un document d’archive électronique créé sur un support informatique. Passer d’une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation. Les archives électroniques ont leurs spécificités et respectent les mêmes...

L’archivage simple est le fait de conserver et de classer des documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat. En revanche, quand on parle d’archivage légal, on évoque l’action qui consiste à mettre en place des dispositifs garantissant l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut d’une preuve en cas de nécessité.

Grande zone industrielle de la banlieue parisienne, ayant su préserver son passé historique et architectural, Montereau-Fault-Yonne esquisse son avenir urbain.

Installée sur les rives de la Marne, Torcy est une commune de Seine-et-Marne appréciée pour son calme et son environnement préservé.

Particulièrement jeune et vivante, riche de son important patrimoine médiéval, la ville de Lagny-sur-Marne n’a pas fini de nous surprendre

Importante ville de la région parisienne, Villeparisis est une ville agréable à vivre, dont les charmes de son patrimoine architectural et ses paysages verdoyants témoignent d’une vie culturelle débordante.

Connu pour son château, lieu de tournage cinématographique, Champs-sur-Marne, riche de son passé s’ouvre sur l’avenir avec le développement de son futur quartier de la gare.

Ville impériale, Fontainebleau se distingue par la richesse de son patrimoine et ses célèbres forêts, inspirant peintres impressionnistes et poètes.

Fruit de la fusion, au début du XIX siècle, de deux localités rurales, Pontault et Combault, cette commune de Seine-et-Marne à connu depuis une urbanisation croissante, pour devenir aujourd’hui une ville nouvelle et moderne, tant convoitée.

Roissy-en-France, un lieu atypique et fonctionnel

Ville de Seine-Saint-Denis en région parisienne, Villepinte est un excellent point d’attache pour travailler ou partir à la découverte de la capitale française.

Commune du département de Seine-et-Marne, Croissy-Beaubourg tire son nom de deux anciennes paroisses, réunies en une seule au début du XIX siècle. Cette ville d’Art et d’histoire offre un cadre de vie privilégié, tourné vers l’avenir.

Plongeant ses racines depuis la plus haute antiquité, Bry-sur-Marne est une ville nouvelle de Marne-la-Vallée. Attractive et reconnue, elle est très appréciée pour ses allures de « village aux portes de Paris ».

Ville de la banlieue sud-est de Paris, Créteil conjugue héritage médiéval et style contemporain audacieux.

Commune francilienne du département de la Seine-Saint-Denis, Noisy-le-Sec est une cité de tradition cheminote. Ville proche de Paris, harmonieuse et dynamique, Noisy-le-Sec se réinvente.

Les partisans de la dématérialisation des archives papiers diront que le remplacement des archives physiques en archives électronique ou numérique ne présente d’une part que des avantages et d’autre part que cette transition au tout numérique contribue in fine à la protection de l’environnement. Que ce soit pour la gestion électronique des documents (GED)...

De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leurs documents d’archives, dans l’intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d’économiser une charge locative ou foncière supplémentaire. En confiant leurs archives...

En matière de stockage de documents et de gestion d’archives, il est capital pour un chef d’entreprise de bien savoir s’y prendre. Le bon déroulement de la vie économique de son entreprise en dépend. De plus, l’archivage n’est pas une tâche à prendre à la légère. Surtout, en cas de vérification opérée par l’administration...

Stocker vos archives dans un lieu sûr et en sécurité est d’une part une obligation légale à laquelle les entreprises doivent se livrer, et d’autre part, une nécessité vitale et incontournable.  La perte ou la dégradation des documents sensibles de l’entreprise peuvent avoir des conséquences dramatiques. C’est pourquoi le recours à des solutions d’archivage...

L’archivage est une obligation légale. Les documents d’une entreprise doivent être conservés sur une période réglementaire prescrite par la loi et durant laquelle l’administration peut mener des contrôles à postériori. Cette durée réglementaire de conservation des archives varie selon la nature des documents papiers à conserver ainsi que des obligations légales qui s’y rapportent....

Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique...

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en...

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que...

Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents.

L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue...

La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives.

Le déménagement des archives, ça se prépare. Zoom sur les bonnes pratiques et les étapes clés à suivre pour réussir un transfert des archives, sans encombre et sans mauvaises surprises.

Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en...

Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.

Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible. Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies,...

Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des...

Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.

Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.

Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.

Une facture est un document comptable reçu ou émis par une entreprise, attestant l’achat ou la vente de biens ou de services. Elle est également appelée quittance lorsqu’elle concerne la facturation d’un service. La facture est par conséquent le reflet de ce qui a été fourni au client et du montant que ce dernier...

Indépendante et fière, Mulhouse 68200 marque sa différence grâce à sa capacité à tirer profit de toutes les conjonctures économiques.

Belle ville de la royauté française, Versailles est devenue une commune particulièrement accueillante pour les familles.

Disposant d’une vaste étendue de terrain, la commune de Rueil-Malmaison 92500 est une commune accueillante à proximité de Paris.

Cité des sacres, Reims est la ville la plus peuplée du département de la Marne 51. Elle entretient avant tout être son rêve d’être une mégapole reconnue économiquement et industriellement dans toute la région Grand-Est.

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés...

La ville de Troyes joue pleinement son rôle de pôle d’un vaste bassin industriel et commercial reconnu dans toute la région Champagne Ardenne. 

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les...

Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.

Très représentative de l’Alsace, Haguenau 67500 se fait surtout connaître par ses entreprises industrielles et pour son patrimoine culturel.

Après avoir nourri des ambitions industrielles, Courbevoie appuie sa croissance sur le secteur tertiaire : sur tous les plans, c’est une commune de banlieue intéressante.

Gennevilliers 92230 est une commune du département Hauts-de-Seine que l’on remarquera surtout par son port fluvial et ses entreprises de transport.

Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservée pendant une durée légale. Période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.

Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur...

Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale,...

Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin...

Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.

L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques.

Colmar 68000 a tout pour plaire : ses belles places, sa petite Venise, ses Colmariens souriants, mais elle séduira surtout avec ses entreprises innovantes.

Colombes 92700 est la plus importante commune pavillonnaire de la couronne parisienne. Ce statut attractif comporte quelques avantages indéniables.

Châlons-en-Champagne est une ville d’art et d’histoire qui s’intéresse de près aux nouvelles activités plus lucratives.

Charleville-Mézières est une ville à taille humaine de 50 000 habitants, baignée au sein d’une verdure enviable et d’innombrables commerces. 

Située entre le Sud-ouest et la capitale, Boulogne-Billancourt joue pleinement son rôle de ville stratégique pour l’économie.

Forte de ses 82 000 habitants, Asnières-sur-Seine est avant tout une ville de banlieue de l’Ouest parisien, mais elle aspire à une croissance économique.

Savigny-le-Temple est une commune de 28 000 habitants qui se distingue des autres villes du département Seine-et-Marne par sa capacité à créer de nouveaux emplois.

Provins est une ville qui veut avant tout garder son identité, mais elle souhaite également prendre part à la modernité à sa manière. Une localité à connaître !

Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver,...

Mitry-Mory est une ville de banlieue qui vient de lancer un plan de redynamisation de l’économie locale à travers un programme intégré de 5 ans que la Chambre de Commerce et de l’Industrie parraine.