Une entreprise doit œuvrer pour effectuer un bon classement de ses documents. Cela permet de réaliser un gain, aussi bien en temps qu’en argent. Car lorsqu’il sera question de chercher un document, on le retrouvera rapidement. Le bon classement évitera l’égarement du document, une situation qui peut avoir un coût au cas où la réalisation d’un duplicata s’imposerait. Pour l’effectuer, il est nécessaire de faire les choses avec précision. Cela impose le respect de plusieurs critères.
Les principaux paramètres à considérer pour faire un bon classement
La prise en compte de divers paramètres est nécessaire pour réaliser un bon classement. Les lignes suivantes mettent ces éléments en évidence :
- L’accessibilité : il est nécessaire de classer les dossiers de manière à ce qu’il soit facile d’y accéder. Vous devez vous y prendre en veillant à ce que cela réponde à une logique selon le type de classement effectué. Notez que la taille de l’entreprise et l’étendue de l’activité de celle-ci définissent le nombre de classeurs ou de dossiers à utiliser.
- La clarté des noms : vous devez attribuer des noms clairs et lisibles aux dossiers ou classeurs que vous créez. Vous pouvez même faire un descriptif de leur contenu. Par exemple si vous créez un classeur nommé « Factures », on saura qu’on y classera des factures. Mais le nom est incomplet, car on ignore quel type de facture est concerné par le classement. S’il s’avère que vous utilisez un unique classeur pour vos factures clients et fournisseurs, pensez à faire une précision sous le nom « Factures », en ajoutant « clients » ou « fournisseurs » par exemple. Ensuite, ayez recours à des intercalaires pour les séparer à l’intérieur du classeur.
- Mise à jour fréquente : il est impératif de mettre fréquemment à jour le classement. À chaque fois qu’un nouveau document est produit, celui-ci doit aussitôt être inséré dans le classement. Pensez à réaliser un classement régulier. Cela vous permettra de retrouver plus aisément vos documents et vous évitera de les perdre. La bonne attitude à adopter est de faire un classement au fur et à mesure. Dès qu’un nouveau document est produit et exploité, il faut le disposer à l’endroit qui convient. Il n’est pas intéressant de laisser les documents s’accumuler et chercher ensuite à les classer. En plus de courir le risque d’en perdre, cela fait perdre du temps.
- Classement épuré : un classement épuré ne contient pas de documents superflus, comme les brouillons et les doubles.
Les différents types de classement
Mais avant d’appliquer les critères de classement, il est au préalable bon de connaitre les différents types de classement. On en distingue principalement trois types, à savoir le classement alphabétique, le classement chronologique et le classement par catégories ou par thématiques.
Il est plus intéressant de faire un classement alphabétique lorsqu’il est question de traiter les factures fournisseurs qui sont généralement nombreuses.
Le classement chronologique aide plus à remonter le temps. Son application est plus profitable dans le cadre de la gestion des documents bancaires et les factures clients. Cette façon de faire le classement des dossiers simplifie les recherches au sein d’un autre type de classement. Pour qu’il soit efficace, la règle à respecter est de classer les documents du plus récent au plus ancien. Cela dit, en ouvrant un classeur, c’est donc les documents récents qui se trouveront au-dessus des plus anciens.
Concernant le classement par catégories ou par thématiques, il favorise le regroupement dans un dossier des documents qui sont de même type. Par exemple, les factures des clients, les factures des fournisseurs ainsi que les documents liés aux impôts et à la banque peuvent se retrouver dans le même dossier.
Il est bon de noter que les différents types de classement peuvent tous être utilisés ensemble.