Qui sommes-nous ?

Toute notre équipe d’archivistes a signé un engagement de confidentialité lors de son embauche. Elle est à votre écoute pour vous aider dans la gestion de vos archives et documents d’entreprise. Archiveur ou tiers-archiveur, nous saurons vous prouver notre réactivité, notre discrétion et efficacité dans la mise en place de votre gestion documentaire.

Notre métier d’archivistes

Notre ambition, donner la possibilité à nos clients de réaliser des économies mais surtout de préserver la mémoire de leur entreprise.

Nous gérons et entreposons tous types d’archives : documents, dossiers, supports informatiques …

Nous gérons la totalité des opérations : la gestion jusqu’à la destruction en passant par la conservation, l’extraction, la réintégration, la traçabilité de l’intégralité de vos documents.

Nos valeurs et engagements

Archiver des dossiers, des fichiers, des papiers, des bandes audiovisuelles, des disquettes, des documents confidentiels en respectant les délais ou la durée légale de conservation des archives.

En choisissant Arcalys, vous optez pour un prestataire qui gère l’ensemble des étapes de la procédure d’archivage avec un coût maîtrisé, un plan de classement d’archivage codifié et performant.

Arcalys s’engage à offrir à sa clientèle un service professionnel et irréprochable en s’appuyant sur une charte qualité.

Archiver des dossiers, des fichiers, des papiers, des bandes audiovisuelles, des disquettes, des documents confidentiels en respectant les délais ou la durée légale de conservation des archives : tel est notre métier quotidien au service des entreprises.

Le service ; la compétence ; le conseil ; le respect ; la transparence ; la traçabilité ; la confidentialité de l’information ; la qualité ; l’exigence ; la sécurité ; la logistique de vos archives.

Nous prenons en charge l’intégralité de la gestion de vos archives.

Arcalys intervient en Île-de-France, Grand Est et toute la France

Arcalys déploie son équipe d’archiviste à Paris et dans l’ensemble de la région Île-de-France, ainsi que dans toute la région Grand Est. Pour les projets d’envergure nationale, nous intervenons sur l’ensemble du territoire.

Nos zones d’intervention principales

En Île-de-France, nous couvrons Paris et les huit départements de la région : Seine-et-Marne (77), Yvelines (78), Essonne (91), Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93), Val-de-Marne (94) et Val-d’Oise (95). En Grand Est, nous intervenons en Moselle, Meurthe-et-Moselle, Meuse, Vosges, Bas-Rhin, Haut-Rhin, Marne, Ardennes, Aube et Haute-Marne.

Vous êtes hors de ces zones ? Contactez-nous. Nous évaluons chaque demande et pouvons organiser une intervention ponctuelle ou récurrente selon la nature de votre projet.

Un interlocuteur dédié selon votre région

Notre organisation repose sur deux pôles régionaux : Arcalys Paris Île-de-France et Arcalys Grand Est. Chaque pôle a ses propres archivistes et son responsable de compte. Vous connaissez toujours l’interlocuteur qui suit votre dossier.

Vidéo : Création du dernier entrepôt Arcalys

Démarche qualité

Pourquoi confier vos archives à ARCALYS ?

1. La sécurité physique
   Conserver vos archives en toute sécurité (incendie, vol, malveillance).
2. La disponibilité immédiate
   Disposer à tout moment d’un accès rapide aux documents recherchés.
3. Les économies
   Maîtriser votre budget annuel grâce à la formule garantie par contrat.
   Libérer des espaces coûteux et du temps pour vos collaborateurs.
4. La sécurité juridique
   Respecter les différents délais légaux de conservation.

Qu’est-ce qu’une société d’archivage professionnelle ?

Une société d’archivage, ou tiers-archiveur, prend en charge la gestion externalisée des documents physiques d’une entreprise. Elle ne se contente pas de stocker des boîtes. Notre équipe organise, classe, indexe, conserve et détruit les archives selon un plan de classement rigoureux et des durées légales précises.

En pratique, confier ses archives à un prestataire spécialisé répond à trois besoins distincts. Premier besoin : réduire les risques juridiques liés à une mauvaise conservation. Deuxième : libérer de l’espace physique coûteux. Troisième : garantir un accès rapide aux documents en cas de contrôle ou de litige.

Tiers-archiveur ou prestataire de stockage : quelle différence ?

Un simple prestataire de stockage entrepose vos cartons. Faire appel à un tiers-archiveur, c’est choisir un partenaire qui assume une responsabilité documentaire — pas seulement une prestation logistique.

Un tiers-archiveur les gère. Il crée un plan de classement, assure la traçabilité de chaque document et pilote la destruction en fin de durée d’utilité administrative (DUA). Vous retrouvez n’importe quel dossier en quelques minutes.

Arcalys est un tiers-archiveur. Cela signifie que nous assumons une responsabilité documentaire, pas seulement logistique.

Les types de documents que nous archivons

• archives administratives et comptables : factures, contrats, bilans, bulletins de paie ;
• archives juridiques et sociales : actes notariés, dossiers du personnel, statuts ;
• archives médicales et hospitalières : dossiers patients, résultats d’examens ;
• supports numériques et audiovisuels : disques durs, bandes magnétiques, disquettes.

Pourquoi externaliser ses archives avec Arcalys plutôt que les gérer en interne ?

Externaliser ses archives n’est pas une simple décision logistique. C’est une décision de gestion des risques. Trois risques pèsent sur une entreprise qui conserve ses archives en interne. Le risque physique d’abord : incendie, dégât des eaux, vol. Le risque juridique ensuite : un document introuvable lors d’un contrôle fiscal ou prud’homal peut coûter très cher. Le risque opérationnel enfin : le temps collaborateur absorbé par des recherches sans valeur ajoutée.

Arcalys répond aux trois.

Pourquoi confier vos archives à un tiers-archiveur agréé ?

Déléguer la gestion de ses archives à un tiers-archiveur, c’est choisir la rigueur documentaire plutôt que l’improvisation. C’est aussi protéger son entreprise sur le plan légal et opérationnel.

Le recours à un prestataire externe pour gérer ses archives repose sur un cadre légal précis. En France, l’archivage des documents privés est encadré par le Code du commerce, le Code du travail et le Code général des impôts. Des réglementations spécifiques s’ajoutent selon les secteurs : santé, banque, assurance.

Un tiers-archiveur professionnel connaît ces textes. Il applique les bonnes DUA, documente les destructions et vous protège en cas de contentieux. Sous-traiter à un prestataire non spécialisé — ou conserver des archives en interne sans politique documentaire — expose l’entreprise à des sanctions réelles.

Notre démarche qualité et nos engagements

Arcalys s’appuie sur une charte qualité interne formalisée. Elle couvre la sécurité des accès, la confidentialité des données, la traçabilité des mouvements et les procédures de destruction. Chaque archiviste signe un engagement de confidentialité dès son embauche.

Concrètement, cela se traduit par plusieurs dispositions opérationnelles. L’accès à notre entrepôt est restreint au personnel habilité. Les sorties d’archives font l’objet d’une double validation. Aucun document ne quitte nos locaux sans traçabilité enregistrée. En cas d’urgence — sinistre, contrôle inopiné, demande judiciaire — nous garantissons une réactivité sous 24 heures ouvrées.

Nous gérons des archives pour des professions réglementées : notaires, avocats, experts-comptables, huissiers de justice, établissements de santé, banques et assurances. Ces secteurs imposent des niveaux d’exigence élevés. Nous les respectons pour l’ensemble de nos clients.

Ce que nous n’externalisons pas : votre responsabilité documentaire reste la vôtre

Un point mérite d’être clarifié. Arcalys gère vos archives, mais la responsabilité documentaire reste celle de votre entreprise. Nous vous aidons à la respecter. En cas de contrôle fiscal, c’est vous que l’administration interroge, pas votre prestataire. Nous formalisons donc chaque mission dans un contrat précis. Ce document couvre le périmètre des archives confiées, les engagements de délai, les conditions de restitution et les procédures de destruction. Ce contrat est votre preuve de diligence en cas de litige.

Les secteurs que nous accompagnons

Chaque secteur d’activité obéit à des règles de conservation spécifiques. Arcalys les applique pour chacun de ses clients, sans que vous ayez à les maîtriser vous-même.

Secteur	Types d’archives concernées	Durée légale courante
BTP et industrie	Contrats, plans, marchés publics	10 ans
Professions de santé	Dossiers patients, imagerie médicale	20 ans minimum
Professions juridiques	Actes notariés, dossiers clients	75 ans pour les actes
Banque et assurance	Contrats, relevés, sinistres	5 à 10 ans
PME tous secteurs	Comptabilité, paie, RH	3 à 10 ans selon le document

Nos références

Arcalys intervient auprès des entreprises de tous secteurs : Archives administratives – Archives comptables – Archives financières – Archives juridiques – Archives sociales… Banques et assurances Archives clients Archives hospitalières (professions de la santé, hôpitaux, cliniques, dentistes…) Archives de dossiers médicaux Métiers juridiques et professions libérales Archives des notaires Avocats Experts-comptables Huissiers de justice …

Comment Arcalys gère vos archives de A à Z ?

Notre processus est structuré en 4 phases successives. Chaque phase fait l’objet d’un livrable documenté, transmis à votre équipe.

Étape 1 – Audit et conseils

Avant toute intervention, un archiviste Arcalys se déplace dans vos locaux. Il évalue le volume d’archives existantes, identifie les documents à conserver selon les DUA applicables, et propose un plan de classement adapté à votre activité. Cet audit est la base de toute notre relation contractuelle.

Pour en savoir plus sur cette étape, consultez notre page dédiée à l’audit et conseil en archivage.

Étape 2 – Interventions sur site

Nos archivistes interviennent dans vos locaux pour trier, conditionner et étiqueter vos documents. Chaque boîte reçoit un code unique, intégré dans notre système de traçabilité. Votre personnel ne manipule rien : nous prenons en charge l’intégralité de l’opération.

Découvrez le détail de nos interventions d’archivage sur site.

Étape 3 – Stockage, gestion et conservation

Vos archives sont transportées et stockées dans notre entrepôt sécurisé. Votre inventaire documentaire est accessible en ligne. À tout moment, vous pouvez demander la restitution d’un document précis, avec une traçabilité complète de chaque mouvement.

Découvrez le détail de nos prestations de stockage, gestion et conservation sécurisée de documents.

Étape 4 – Recherche et destruction des archives

En fin de DUA, nous procédons à la destruction sécurisée de vos documents. Un certificat de destruction vous est remis à l’issue de chaque opération. Pour les dossiers encore actifs, nous assurons les recherches et la réintégration selon vos besoins opérationnels.

Consultez notre page sur la recherche et destruction d’archives.

Ce qu’il faut retenir d’Arcalys, société d’archivage

Trente ans d’expérience dans l’archivage physique, c’est trente ans de procédures rodées, de réglementation maîtrisée et de clients accompagnés dans la durée.

Arcalys est un tiers-archiveur indépendant, spécialisé dans l’archivage physique depuis 30 ans. Nous intervenons en Île-de-France, en Grand Est et sur toute la France. Notre prestation couvre l’audit, le tri, le stockage sécurisé et la destruction certifiée de vos archives. Notre approche est contractuelle, traçable et confidentielle. Chaque mission démarre par un audit gratuit et débouche sur un plan de classement adapté à votre activité.

Contactez-nous pour obtenir un devis ou pour discuter de votre projet d’archivage avec l’un de nos archivistes.

Questions fréquentes sur l’archivage externalisé

Quelle est la différence entre archivage physique et archivage électronique ?

L’archivage physique concerne les documents papier et les supports matériels (disquettes, bandes). Son pendant numérique, l’archivage électronique, gère les fichiers sur des serveurs sécurisés. Arcalys est spécialisé dans l’archivage physique. Pour certains projets, nous abordons avec nos clients les options de numérisation préalable à la conservation longue durée.

Comment se déroule une première intervention d’archivage sur site ?

Un archiviste se déplace dans vos locaux pour un audit préalable, sans engagement. Il évalue le volume, identifie les types de documents et propose un plan de classement. L’intervention de tri et de conditionnement suit dans un délai convenu ensemble.

Peut-on récupérer un document après externalisation ?

Oui. Chaque boîte et chaque document est identifié dans notre système de gestion. Vous formulez une demande, nous localisons le document et organisons sa restitution ou sa transmission numérique selon vos besoins.

Combien de temps faut-il conserver ses archives comptables ?

Le Code du commerce impose une durée de 10 ans pour les livres comptables et les pièces justificatives. Certains documents fiscaux peuvent être conservés jusqu’à 6 ans selon les cas. Arcalys applique les DUA adaptées à chaque type de document selon la réglementation en vigueur.

Arcalys intervient-il pour les petites entreprises ?

Oui. Nous accompagnons des TPE de moins de 10 salariés comme des groupes de plusieurs centaines de personnes. Notre offre est modulaire et s’adapte à votre volume d’archives et à votre budget. Un devis est établi après l’audit initial.

Qu’est-ce qu’un plan de classement d’archivage ?

Un plan de classement est un référentiel documentaire qui organise vos archives par catégorie, sous-catégorie et durée de conservation. Il permet de retrouver un document en quelques secondes et de piloter automatiquement les destructions en fin de DUA. Arcalys le construit pour vous lors de la phase d’audit.

Pourquoi faire appel à un archiviste plutôt que de gérer ses archives en interne ?

Un archiviste professionnel maîtrise les durées légales de conservation, les normes de conditionnement et les procédures de destruction certifiée. Confier cette tâche à un collaborateur non formé expose l’entreprise à des risques réels. Erreurs de classement, destructions prématurées, documents introuvables en cas de litige : les conséquences sont concrètes. Découvrez notre page dédiée sur les raisons de faire appel à un archiviste.

Comment choisir sa société d’archivage ?

Plusieurs critères sont déterminants : l’expérience du prestataire, la traçabilité documentaire, la sécurité physique du stockage et la clarté du contrat. La proximité géographique compte aussi pour les interventions sur site. Retrouvez notre guide complet pour choisir son prestataire d’archivage.

Michel Robert Président d’Arcalys, société d’archivage à taille humaine depuis +30 ans. J’aide les entreprises d’Île-de-France et du Grand Est à sécuriser, gérer et valoriser leurs archives. → Profil LinkedIn

Vous avez un projet d’archivage ?

Nos archivistes peuvent vous aider à anticiper vos besoins en matière d’archivage physique et à optimiser la gestion de vos archives.

Abordez les questions de conservation et des éventuels transferts vers des solutions d’archivage électronique et numérique si cela est envisagé à terme. 

Discutez des options d’archivage à long terme avec Arcalys.