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Durée de conservation des documents comptables

Tout document comptable que l’entreprise émet ou reçoit dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant un certain temps. Il s’agit d’une obligation légale. La présentation de ces documents est possible dans le futur à titre de preuve.


DEVIS ARCHIVAGE

Lorsqu’on parle de documents comptables, on fait référence aussi bien aux pièces typiquement comptables qu’à toute la documentation administrative à considérer pour la tenue correcte de sa comptabilité. Une pièce comptable mentionne une transaction commerciale ou financière. Sa conservation permet à l’entreprise de laisser une trace écrite de ses opérations et favorise un bon suivi de sa comptabilité.

Le non-respect de la durée légale de conservation de ses documents comptables expose à de lourdes sanctions. Mais cette durée n’est pas fixe. Il en existe plusieurs, plus ou moins longues, qui dépendent de la nature des documents.

 Une durée de conservation de 10 ans pour divers types de documents comptables

Vous devez respecter une durée de conservation de 10 ans pour divers types de documents comptables. Notez qu’aux yeux de la loi, pour ces documents, le décompte du temps d’archivage commence à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Les bons de commande et le bon de livraison émis ou reçus par l’entreprise et les factures des clients ou des fournisseurs font partie de ces documents comptables à conserver pendant 10 ans. Les pièces bancaires, comme les relevés, remises de chèques et talons de chèque, sont également concernées. Le respect de ce délai s’impose aussi pour la conservation des livres comptables, des documents comptables d’enregistrement des opérations, des documents de gestion des stocks, des éléments de suivi comptable et des documents de comptes annuels.

Autres durées de conservation des documents comptables

La durée de conservation de certains documents comptables n’est pas longue. C’est le cas des polices d’assurance qu’il est nécessaire d’archiver pendant une période de 2 ans. Et le temps est compté à partir de la date de résiliation du contrat. Cette durée de 2 ans doit aussi être respectée pour la conservation des documents relatifs à la garantie pour les biens ou services d’assurance fournis au consommateur.

La loi impose de conserver certains documents de l’entreprise liés à la comptabilité pendant 3 ans minimum. C’est le cas des documents relatifs aux charges sociales, à la taxe sur les salaires et à la comptabilisation des jours de travail des salariés. Aussi, les rapports du conseil d’administration ou du gérant de l’entreprise, ainsi que le rapport des commissaires aux comptes (pour les 3 derniers exercices) doivent être archivés pendant une période de 3 ans. Ce délai s’applique aussi à la conservation des déclarations en douane.

Les documents commerciaux sont également rangés dans le lot des documents comptables de l’entreprise. Leur conservation se fait en général pendant une durée de 5 ans minimum. Sont notamment concernés par cette disposition légale tous les contrats commerciaux que l’entreprise a conclus avec un commerçant ou un particulier.

Pour bien gérer la comptabilité de l’entreprise, il est important de traiter les documents juridiques avec soin et ensuite les conserver en parfaite connaissance de leur durée légale d’archivage. En général, ce type de document se conserve pendant 6 ans, à compter de la date de rédaction. Cela s’applique notamment au registre spécial des procès-verbaux, aux rapports des commissaires aux comptes et aux rapports de gestion élaborés par le représentant légal. Concernant particulièrement les statuts, leur conservation se fait durant au moins 5 ans suivant la radiation de la société au RCS (Registre du Commerce des Sociétés).

La durée de conservation peut être très longue pour d’autres documents liés à la comptabilité de l’entreprise. C’est le cas des contrats immobiliers que la loi demande de garder pendant 30 ans minimum.

Sanctions encourues en cas de non-respect des durées de conservation des documents comptables

Si vous ne respectez pas les durées légales de conservation de vos documents comptables, vous pouvez être lourdement sanctionné. Dans le Code général des impôts, il est marqué à cet effet par l’article 1734 qu’une amende de 5000 € soit applicable suite au constat de la non-tenue des documents ou en cas de destruction avant les délais prescrits. La sanction est plus sévère lorsqu’il est constaté un fait de faux et usage de faux ou si une fraude fiscale est avérée. Un tel agissement peut aboutir à un emprisonnement de 3 ans et au paiement d’une amende de 45 000 €, ou un emprisonnement de 5 ans accompagné d’une amende de 37 500 €.

Notez qu’une chose est de conserver ses documents comptables et une autre est de le faire dans les règles de l’art. Vous devez veiller à ce qu’on les retrouve, en cas de besoin, dans leur état d’origine. Car vous pouvez vous faire sanctionner si en cas de contrôle, les documents comptables que vous présentez sont illisibles simplement parce que vous ne les avez pas bien conservés. Vous gagnez donc à faire le nécessaire pour réaliser un archivage correct de vos documents en entreprise.


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