Tout document comptable que l’entreprise émet ou reçoit dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant un certain temps. Il s’agit d’une obligation légale. La présentation de ces documents est possible dans le futur à titre de preuve.
Lorsqu’on parle de documents comptables, on fait référence aussi bien aux pièces typiquement comptables qu’à toute la documentation administrative à considérer pour la tenue correcte de sa comptabilité. Une pièce comptable mentionne une transaction commerciale ou financière. Sa conservation permet à l’entreprise de laisser une trace écrite de ses opérations et favorise un bon suivi de sa comptabilité.
Le non-respect de la durée légale de conservation de ses documents comptables expose à de lourdes sanctions. Mais cette durée n’est pas fixe. Il en existe plusieurs, plus ou moins longues, qui dépendent de la nature des documents.
Tableau récapitulatif de la durée de conservation des principaux documents comptables en France
| Document | Durée de Conservation |
|---|---|
| Grand Livre, Journal, Inventaire, etc. | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Factures d’achat et de vente | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice |
| Contrats | 10 ans après la fin du contrat |
| Bulletins de paie et documents sociaux | 5 ans après la rupture du contrat de travail |
| Liasses fiscales | 6 ans après la clôture de l’exercice |
| Déclarations TVA | 6 ans à partir de la date limite de paiement |
| Correspondance avec l’administration fiscale | 5 ans à compter de la clôture de l’exercice |
Ces durées sont des indications générales, et il est recommandé de consulter la législation fiscale en vigueur ou de demander conseil à un professionnel de la comptabilité pour s’assurer de la conformité aux règlements spécifiques à chaque entreprise.
Une durée de conservation de 10 ans pour divers types de documents comptables
Vous devez respecter une durée de conservation de 10 ans pour divers types de documents comptables. Notez qu’aux yeux de la loi, pour ces documents, le décompte du temps d’archivage commence à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Les bons de commande et le bon de livraison émis ou reçus par l’entreprise et les factures des clients ou des fournisseurs font partie de ces documents comptables à conserver pendant 10 ans. Les pièces bancaires, comme les relevés, remises de chèques et talons de chèque, sont également concernées. Le respect de ce délai s’impose aussi pour la conservation des livres comptables, des documents comptables d’enregistrement des opérations, des documents de gestion des stocks, des éléments de suivi comptable et des documents de comptes annuels.
Autres durées de conservation des documents comptables
La durée de conservation de certains documents comptables n’est pas longue. C’est le cas des polices d’assurance qu’il est nécessaire d’archiver pendant une période de 2 ans. Et le temps est compté à partir de la date de résiliation du contrat. Cette durée de 2 ans doit aussi être respectée pour la conservation des documents relatifs à la garantie pour les biens ou services d’assurance fournis au consommateur.
La loi impose de conserver certains documents de l’entreprise liés à la comptabilité pendant 3 ans minimum. C’est le cas des documents relatifs aux charges sociales, à la taxe sur les salaires et à la comptabilisation des jours de travail des salariés. Aussi, les rapports du conseil d’administration ou du gérant de l’entreprise, ainsi que le rapport des commissaires aux comptes (pour les 3 derniers exercices) doivent être archivés pendant une période de 3 ans. Ce délai s’applique aussi à la conservation des déclarations en douane.
Les documents commerciaux sont également rangés dans le lot des documents comptables de l’entreprise. Leur conservation se fait en général pendant une durée de 5 ans minimum. Sont notamment concernés par cette disposition légale tous les contrats commerciaux que l’entreprise a conclus avec un commerçant ou un particulier.
Pour bien gérer la comptabilité de l’entreprise, il est important de traiter les documents juridiques avec soin et ensuite les conserver en parfaite connaissance de leur durée légale d’archivage. En général, ce type de document se conserve pendant 6 ans, à compter de la date de rédaction. Cela s’applique notamment au registre spécial des procès-verbaux, aux rapports des commissaires aux comptes et aux rapports de gestion élaborés par le représentant légal. Concernant particulièrement les statuts, leur conservation se fait durant au moins 5 ans suivant la radiation de la société au RCS (Registre du Commerce des Sociétés).
La durée de conservation peut être très longue pour d’autres documents liés à la comptabilité de l’entreprise. C’est le cas des contrats immobiliers que la loi demande de garder pendant 30 ans minimum.
Quelques textes de loi concernant la conservation des documents comptables
En France, plusieurs lois et décrets imposent la conservation des documents comptables. Les principales lois sont les suivantes :
- Le Code de commerce:
- Article L123-22: Cet article impose aux entreprises de conserver les documents comptables pendant une durée de 10 ans.
- Article L123-23: Cet article précise que les documents comptables doivent être conservés dans un local en France.
- Le Code de la sécurité sociale:
- Article L133-3: Cet article impose aux entreprises de conserver les documents comptables pendant une durée de 5 ans.
- Le Code des impôts:
- Article L102 B du livre des procédures fiscales: Cet article impose aux entreprises de conserver les documents comptables pendant une durée de 6 ans.
Voyons maintenant en détail différents cas de différents professionnels afin de comprendre le délai de conservation des documents comptables pour chacun.
Délai de conservation des documents comptables pour une entreprise
Pour une entreprise, plusieurs types de documents comptables doivent être conservés sur différentes durées :
- les factures émises et reçues par l’entreprise doivent être conservées pendant 10 ans.
- les registres et journaux comptables, qui compilent toutes les opérations financières de l’entreprise, doivent également être conservés pendant 10 ans.
- les pièces justificatives rassemblant les documents à valeur probante (bons de commande, bons de livraison, contrats, etc.) ont un délai de conservation de 5 ans.
- les rapports annuels, les comptes annuels et les documents annexes au bilan et compte de résultat de même que les procès-verbaux d’assemblée générale, doivent être conservés pendant 10 ans.
- les documents fiscaux, sociaux et administratifs relatifs aux employés de l’entreprise, ainsi que les dossiers du personnel, doivent être conservés pendant 5 ans.
Durée de conservation des archives bancaires pour une entreprise
Les relevés de comptes bancaires doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la clôture de chaque exercice. De même, pour les autres types d’archivages bancaires, tels que les bordereaux de chèques remis en banque ou les justificatifs de prélèvements, sont également à garder pendant une période de 5 ans.
Le délai de conservation des documents comptables pour une profession libérale
Pour les professions libérales, le délai de conservation est différent des entreprises classiques :
- les pièces justificatives associées aux recettes et aux dépenses professionnelles (factures, notes de frais, etc.) doivent être stockées pendant 6 ans par les professions libérales.
- la comptabilité générale des professionnels libéraux, y compris les livres et registres comportant les opérations financières, doivent être conservés pendant 10 ans.
- les déclarations sociales et fiscales (TVA, Impôt sur le Revenu, etc.), ainsi que leurs annexes, doivent être stockées pendant 6 ans.
- les dossiers clients et carnets de rendez-vous, qui contiennent les informations nécessaires pour prouver les recettes perçues, doivent être archivés pendant 6 ans.
Période de conservation des archives bancaires des professions libérales
Tout comme pour les entreprises, les relevés de compte bancaire et autres documents relatifs aux opérations financières (bordereaux de chèques, avis de prélèvements, etc.) sont à conserver pendant une période de 5 ans.
Le délai de conservation des documents comptables pour un artisan
Le régime comptable simplifié des artisans, communément appelé « Micro-BIC » ou « Micro-BNC », impose des obligations spécifiques en matière de durée de conservation des documents :
- Les pièces justificatives liées au chiffre d’affaires (factures émises, bons de commande, bons de livraison, etc.), ainsi que celles concernant leurs charges (factures achats, notes de frais) doivent être conservées pendant 5 ans.
- les registres et les journaux de recettes et dépenses associées à l’activité professionnelle de l’artisan, ainsi que le livre d’inventaire, doivent être conservés pendant 10 ans.
- les déclarations sociales et fiscales (TVA, impôt sur le revenu, cotisations sociales) doivent être conservées pendant 6 ans
Durée de conservation des archives bancaires pour les artisans
Il est recommandé aux artisans de conserver leurs relevés bancaires et autres documents liés à leurs transactions financières (bordereaux de chèques, justificatifs de prélèvements) pendant 5 ans.
Quelques conseils pour bien gérer la conservation des documents comptables
Afin de faciliter le suivi et la gestion de vos archives comptables, plusieurs astuces peuvent être mises en place :
- Optez pour la numérisation de vos documents comptables : cela permettra de réduire l’encombrement physique de votre stockage tout en facilitant l’organisation et la recherche de vos documents.
- Classez vos documents en fonction de leur type et de leur délai de conservation : cela vous permettra de mieux organiser votre archivage et d’éviter de conserver inutilement des documents périmés.
- Mettez en place un système de sauvegarde sécurisé : pour garantir la bonne conservation de vos documents électroniques, il est crucial de prévoir un système de sauvegarde performant et régulier.
En définitive, chacun des professionnels concernés doit veiller à respecter les délais de conservation imposés par la législation. Ces périodes de stockage variations en fonction du statut juridique et du type de document considéré. Une bonne gestion de ces documents est essentielle pour assurer la pérennité de votre activité et prévenir d’éventuelles complications administratives ou financières.
Sanctions encourues en cas de non-respect des durées de conservation des documents comptables
Si vous ne respectez pas les durées légales de conservation de vos documents comptables, vous pouvez être lourdement sanctionné. Dans le Code général des impôts, il est marqué à cet effet par l’article 1734 qu’une amende de 5000 € soit applicable suite au constat de la non-tenue des documents ou en cas de destruction avant les délais prescrits. La sanction est plus sévère lorsqu’il est constaté un fait de faux et usage de faux ou si une fraude fiscale est avérée. Un tel agissement peut aboutir à un emprisonnement de 3 ans et au paiement d’une amende de 45 000 €, ou un emprisonnement de 5 ans accompagné d’une amende de 37 500 €.
Notez qu’une chose est de conserver ses documents comptables et une autre est de le faire dans les règles de l’art. Vous devez veiller à ce qu’on les retrouve, en cas de besoin, dans leur état d’origine. Car vous pouvez vous faire sanctionner si en cas de contrôle, les documents comptables que vous présentez sont illisibles simplement parce que vous ne les avez pas bien conservés. Vous gagnez donc à faire le nécessaire pour réaliser un archivage correct de vos documents en entreprise.
En définitive, chacun des professionnels concernés doit veiller à respecter les délais de conservation imposés par la législation. Une bonne gestion de ces documents est essentielle pour assurer la pérennité de votre activité et prévenir d’éventuelles complications administratives ou financières.
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