Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
Pourquoi externaliser les archives
À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?
Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.
Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !
Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.
Stockage d’archives physiques : vous cherchez un local pour stocker vos archives ?
Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas : comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités.
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Externalisation des archives, tendance ou évolution irréversible ?
Les entreprises font de plus en plus appel à tiers-archiveur pour gérer l’ensemble ou une partie de leurs archives. L’externalisation leur permet de gagner de la place, du temps et de l’argent.
Pourquoi certaines entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?
L’externalisation des archives est aujourd’hui une tendance qui se développe nettement au sein des entreprises tant privées que publiques.
Faire des économies en confiant vos archives !
Confier la gestion de ses archives à un prestataire extérieur est-il réellement intéressant du point de vue financier ? Voici quelques éléments de réponse.
Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?
Externaliser ses archives est une décision difficile car cette démarche est apparentée à un risque pour la majorité des décideurs. Il n’en est rien.
Les 5 questions à se poser pour externaliser ses archives
L’externalisation des archives est en plein essor en France. Cela s’explique par différents facteurs comme la volonté de rationaliser les coûts (et de se recentrer sur son cœur de métier), de gagner de l’espace ou de s’assurer d’être en conformité avec la législation en vigueur.