classer ses documents administratifs

Comment classer ses documents administratifs ?

La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Et cela peut se faire de diverses manières.


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Réaliser un classement par ordre alphabétique


Vous pouvez décider de classer vos documents administratifs par ordre alphabétique. Il suffit pour cela de vous référer à la suite logique des lettres de l’alphabet afin de créer différentes rubriques. Si vous êtes en face de documents importants qui concernent des noms de personnes, répertoriez les documents en question en considérant le patronyme. Quant aux prénoms, vous devez les inscrire entre parenthèses, juste après les noms de famille. Il est important de faire un travail d’indexation avant le rangement.

Effectuer un classement par ordre numérique

Une autre bonne idée est d’effectuer le classement de vos documents administratifs par ordre numérique. Ce qu’il faut simplement faire est d’attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l’ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d’ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.

Faire un classement par thème

Il est possible aussi de faire un classement de vos dossiers par thème. Pour cette méthode, il faut classer vos papiers administratifs en tenant compte de leurs centres d’intérêt. Vous devez donc considérer le sujet ou le thème de chaque dossier. C’est un procédé très pratique puisqu’il permet de retrouver rapidement un document en cas d’urgence. Vous pourrez par exemple ranger ensemble les chèques, avis de versement et relevés de compte qui sont des documents bancaires. Les avis d’imposition, les fiches de paie et les preuves de paiement se retrouveront en revanche dans la rubrique des documents comptables. En fonction donc du papier que vous recherchez, vous n’aurez qu’à vous rendre dans le compartiment auquel il appartient pour le retrouver facilement.

Classement de ses documents par catégorie

 

Une autre possibilité est de réaliser un classement de vos documents administratifs par catégorie. Vous ferez donc une répartition en fonction de la nature du type de document. Par exemple, la conservation des papiers d’identité et tout ce qui est document personnel se fera dans les dossiers personnels. Et vous rangerez tous les papiers découlant du fonctionnement de votre entreprise dans la catégorie des documents d’entreprise. Un tel classement vous évitera de consacrer du temps à faire d’interminables fouilles. Vous pouvez aussi rester dans cette logique et classer vos documents en fonction de la région. Cette façon de faire vous sera d’une grande utilité si vous gérez la paperasse d’une administration publique. Il sera plus simple d’organiser les informations de plusieurs personnes provenant de divers horizons.

Éléments utilisables pour ranger ses documents administratifs


Pour optimiser le classement de vos documents administratifs, il y a un certain nombre d’éléments que vous avez la possibilité d’utiliser. C’est le cas des étagères qui peuvent permettre de classer idéalement les documents courants. Avec un tel accessoire, le rangement est plus facile et l’accès aux documents n’est pas compliqué. Il est toutefois important de doter les dossiers d’un porte-étiquette afin d’identifier rapidement leur contenu.

Vous aurez besoin de pochettes pour séparer les différents thèmes du document. Pensez notamment à recourir à des pochettes de diverses couleurs afin qu’une différenciation des sujets soit faite. Il existe des chemises à soufflet ainsi que des boites avec intercalaires qui peuvent servir au classement des dossiers volumineux. Le rangement de plusieurs papiers sera ainsi possible.

Pour une consultation rapide et facile de vos documents, choisissez des classeurs à anneaux. Vous pourrez installer à leur intérieur de nombreux intercalaires pour le classement de vos papiers. Le choix d’un classeur est possible par grand thème. Il peut, par exemple, en avoir un qui regroupe les factures et un autre destiné à recevoir les relevés de compte.

Un meuble de classement est un choix intéressant si vous devez conserver de nombreuses affaires ou gérer plusieurs papiers de toute votre famille. Il est généralement doté de tiroirs et possède des dossiers suspendus permettant de répartir chaque thème.

Conserver l’essentiel

 

Il ne sert à rien de conserver des documents inutiles. Contentez-vous de garder l’essentiel. Par exemple, après avoir reçu et lu un courrier, demandez-vous s’il est nécessaire de le garder. Si ce n’est pas le cas, il est mieux de vous en débarrasser. Ne laissez pas les documents sans importance vous envahir, car ils vous compliqueront la tâche quand il s’agira de faire le classement de vos dossiers. Cette précaution doit également être prise dans le cadre de la conservation des fichiers électroniques.


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