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La tendance à la dématérialisation des archives comptables

L’archivage des documents comptables est aussi touché par la tendance de la dématérialisation. Il est ainsi question de passer du papier au numérique dans la gestion des archives comptable. Si vous souhaitez suivre cette tendance, vous devez absolument suivre les recommandations légales qui en sont liées afin de faire les choses dans les normes.


DEVIS ARCHIVAGE

Dématérialisation comptable : est-ce une obligation ?

L’État encourage et oblige les entreprises à dématérialiser leurs documents en général, particulièrement ceux en rapport avec leur comptabilité. D’ailleurs, il a pris des dispositions dans ce sens. C’est le cas de cette décision prise le 1er janvier 2020 qui indique que toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients. Dans le secteur privé, il n’y a pas d’obligation à dématérialiser. Toutefois, les acteurs sont encouragés à adopter cette tendance. Dans tous les cas, depuis 2015, les entreprises françaises sont contraintes par diverses mesures de remettre à leurs clients des factures dématérialisées. Et il est dit que d’ici 2023-2025, la facture électronique pourrait remplacer complètement la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre les entreprises.

Mais il est bon de noter que vous ne devez pas vous contenter de numériser vos documents comptables pour leur donner une valeur juridique. Il est indispensable de respecter certaines règles afin que leur authenticité soit garantie. À ce propos, en numérisant vos factures et autres, vous devez utiliser une signature électronique et l’horodatage. En outre, il est nécessaire que vous preniez des dispositions pour préserver leur intégrité ainsi que leur lisibilité.

La dématérialisation pour mieux organiser sa comptabilité

papier numerique

Si vous travaillez dans le sens de la dématérialisation, vous pourrez mieux organiser votre comptabilité. En effet, dématérialiser est une démarche qui a l’avantage de permettre une bonne gestion des données financières et comptables des entreprises. Se lancer dans la dématérialisation, c’est poser les bases de la fluidification du traitement de ses données et garantir le bon fonctionnement de son entreprise. Votre comptabilité sera forcément bien organisée puisque votre processus de facturation sera automatisé. En outre, vous parviendrez à réduire significativement le coût de traitement de vos factures. C’est également une solution pour accélérer le processus de validation interne des factures, et gérer au mieux les délais de paiement. Pensez aussi à dématérialiser vos processus pour améliorer la traçabilité et le suivi comptable.

Mise en place de votre dématérialisation comptable

Plusieurs actions doivent être entreprises pour procéder à la dématérialisation de vos documents comptables.

1/ L’une de plus importantes est la sélection des documents à numériser. À ce propos, il est bon de noter que tous les documents de votre comptabilité sont concernés. Vous devez tout de même faire un tri pour savoir par quoi commencer. Les documents les plus consultés méritent d’être traités en priorité.

Dans le cadre d’un processus de dématérialisation comptable, diverses solutions peuvent être exploitées. Le but de chacune est de numériser des documents qui ne sont pas encore sous le format numérique. Une bonne option est la numérisation à partir d’un scanner classique. Une autre est d’utiliser un scanner qui sera complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD).

2/ Ensuite, pour réussir la dématérialisation de vos documents comptables, vous devez mettre en place un système de sécurisation et de certification de vos documents. L’horodatage ainsi qu’une solution de signature électronique doivent ainsi être intégrés. Pensez aussi à trouver un bon système pour un archivage parfait de tous les éléments comptables que vous avez dématérialisés.

L’archivage physique : une option sûre pour archiver vos documents comptables


Si vous ne parvenez pas à dématérialiser tous vos documents comptables, pas de panique ! Vous pouvez les laisser tels qu’ils ont afin de les soumettre à un archivage physique. Cette prestation est assurée par nos soins. Spécialiste de l’archivage physique, nous assurons le stockage des documents dans des endroits appropriés, bien sécurisés : nos propres entrepôts. Les prestations de cette société permettent de comprendre que l’archivage physique demeure une option sûre.


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