Le système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne comme en externe. Dans tous les cas, il sera nécessaire de réaliser la gestion électronique des documents (GED) qui vise à traiter la masse documentaire de l’entreprise de manière que la création, l’organisation, le partage et le stockage des informations se fassent efficacement. Pour cela, plusieurs actions doivent être posées.
Pourquoi la mise en place d’un SAE nécessite-t-elle une équipe projet ?
La complexité d’un projet d’archivage numérique tient à la diversité des documents, des services et des contraintes légales à prendre en compte. Aucun individu seul ne peut maîtriser l’ensemble de ces dimensions. Le système d’archivage électronique (SAE) améliore l’accès à l’information, réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges tout en offrant un niveau élevé de protection des données sensibles. Sa mise en place suit une méthode structurée en six étapes, de la constitution de l’équipe projet à l’élaboration d’un plan de classement et au respect des normes en vigueur.
Un SAE n’est pas un projet informatique : c’est un projet d’organisation qui touche à la fois les processus, les données et les personnes.
Constituer l’équipe projet
L’équipe projet doit représenter l’ensemble des métiers de l’organisation. Chaque membre joue le rôle de médiateur entre le projet et son département : il identifie les documents à archiver, signale ceux à éliminer et documente la façon dont son service traite les informations. Une équipe type comprend :
- un chef de projet chargé de la conduite et de la coordination ;
- un archiviste ou records manager pour la dimension documentaire et légale ;
- un référent informatique pour l’infrastructure technique ;
- un référent juridique pour les obligations de conservation ;
- des représentants métier de chaque direction concernée (finance, RH, production, commercial).
Impliquer les équipes métier dès le départ, c’est éviter les résistances au changement et garantir l’adoption du système après sa mise en production.
Définir le périmètre du projet
Avant de lancer les travaux, il est recommandé de choisir un ou deux départements comme projets pilotes. Cette approche permet de développer une méthode reproductible et d’identifier les spécificités de chaque service dans la façon de recevoir, traiter et stocker ses documents. La documentation de chaque étape du processus, dans un tableau partagé accessible à tous les membres, est essentielle pour maintenir la cohérence du projet.
Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
Le plan de classement est l’architecture numérique qui structure l’ensemble de la production documentaire de l’entreprise. Il conditionne la facilité de recherche, la cohérence des accès et la pérennité du système.
Un bon plan de classement, c’est une arborescence que n’importe quel collaborateur peut comprendre et utiliser sans formation spécifique.
Les principes d’une arborescence efficace
L’arborescence numérique doit respecter plusieurs règles fondamentales :
- hiérarchisation du général au particulier : les répertoires de premier niveau correspondent aux grandes fonctions de l’entreprise (Direction, Finance, RH, Production…) ;
- organisation thématique puis chronologique : au sein de chaque thème, les documents sont classés par année, puis par nature ;
- intitulés intelligibles par tous : éviter les abréviations, les codes internes incompréhensibles ou les noms de personnes ;
- profondeur limitée : une arborescence trop profonde (plus de 4 niveaux) décourage l’utilisation et favorise le stockage anarchique sur les postes individuels.
Le groupe de travail et la validation du plan
La conception du plan de classement doit être confiée à un groupe de travail pluridisciplinaire comprenant, au minimum, un archiviste, un responsable de service, un référent informatique et un référent juridique. Ce groupe réalise un état des lieux de la production documentaire, propose un plan conforme aux règles en vigueur, puis soumet ce plan aux services des archives pour expertise et validation.
La question des droits d’accès doit être tranchée dès la conception : qui peut consulter quoi, qui peut modifier l’arborescence, quels groupes d’utilisateurs ont accès à quels répertoires ? Il est recommandé de définir des profils par groupe (et non par individu) pour faciliter la gestion à long terme.
Un serveur dédié au stockage des archives
Le serveur d’archivage doit être l’unique lieu de stockage et de partage des documents du service. Les disques durs personnels non sauvegardés et les sessions individuelles non partagées ne constituent pas un espace d’archivage fiable. Dans ce serveur, le stockage de documents privés est à proscrire. Une fois validé, le plan de classement doit être figé dans un document accessible à tous les collaborateurs, y compris les nouveaux arrivants, et faire l’objet d’une veille et d’une mise à jour régulières.
Quelles sont les étapes concrètes du déploiement d’un SAE ?
Une fois l’équipe constituée et le plan de classement défini, le déploiement du SAE suit un processus en plusieurs étapes complémentaires.
Étape 1 : réaliser l’inventaire documentaire
L’inventaire consiste à recenser l’ensemble des documents produits ou reçus par chaque service, à les catégoriser (documents personnels, documents de référence, informations clients, formulaires, contrats…) et à déterminer pour chacun sa durée légale de conservation. Cet exercice révèle souvent que l’entreprise dispose de ressources insuffisantes pour documenter, organiser et stocker ses archives dans de bonnes conditions — ce qui conduit à réévaluer la stratégie initiale.
Étape 2 : supprimer les documents inutiles
Tous les documents produits ou reçus ne méritent pas d’être archivés. La présence de fichiers inutiles alourdit le système, augmente les coûts de stockage et complique la recherche. L’inventaire permet d’identifier ces documents à éliminer. Un SAE peut automatiser ce tri grâce à des règles de purge automatique appliquées aux documents dont la durée d’utilité administrative est échue.
Étape 3 : choisir la procédure de stockage
L’équipe projet doit trancher entre une centralisation et une décentralisation du stockage documentaire. Plusieurs options s’offrent à elle :
- système de fichiers physiques (armoires, boîtes, mobilier spécifique) ;
- système électronique (serveur local, solution cloud, SAE dédié) ;
- approche hybride combinant papier et numérique pour les documents à double original.
Le système de gestion électronique doit disposer de capacités de flux de travail suffisantes pour les besoins actuels et futurs de l’entreprise. L’accès doit être strictement limité aux personnes autorisées, avec une gestion fine des droits selon les profils utilisateurs.
Étape 4 : mettre en place la stratégie documentaire dans le respect des normes
La stratégie documentaire aboutissant à la mise en place du SAE doit intégrer le respect des normes françaises et européennes. La norme NF Z42-013 définit les exigences relatives à la conception et à l’exploitation des systèmes d’archivage électronique : traçabilité des opérations, sécurité des accès, pérennité des formats, procédures de sauvegarde et de duplication. La direction financière, la direction informatique et la direction juridique doivent être impliquées dans la validation de ces choix.
Étape 5 : former les équipes et déployer
La formation des utilisateurs est une condition sine qua non de l’adoption du SAE. Elle doit couvrir l’utilisation de l’arborescence, les procédures de nommage des fichiers, les règles d’accès et de modification, ainsi que les procédures d’urgence en cas de panne ou d’incident. Un guide utilisateur simple et accessible — de préférence intégré directement dans l’outil — facilite l’autonomie des équipes.
Étape 6 : assurer le suivi et la maintenance du système
Un SAE n’est pas un projet à finalité unique : il doit être maintenu, mis à jour et audité régulièrement. Les procédures de suivi des incidents, de duplication des documents archivés et de mise à jour du plan de classement garantissent la continuité de service et la sécurité des données sur le long terme. Pour approfondir les bonnes pratiques d’organisation et de gestion des données archivées, consultez notre guide complet de l’archivage électronique.
Ce qu’il faut retenir de la mise en place d’un SAE
Mettre en place un système d’archivage électronique est un projet d’organisation avant d’être un projet informatique. Il suppose une équipe projet pluridisciplinaire, un inventaire documentaire rigoureux, un plan de classement structuré et une stratégie conforme aux normes NF Z42-013 et RGPD. L’implication de toutes les directions concernées et la formation des utilisateurs sont les facteurs déterminants du succès. Pour savoir si votre organisation est prête et quels types de solutions correspondent à vos besoins, découvrez les 8 types d’archivage électronique et leurs cas d’usage.
FAQ — questions fréquentes sur la mise en place d’un SAE
Combien de temps faut-il pour mettre en place un SAE en entreprise ?
La durée dépend de la taille de l’organisation et du volume documentaire à traiter. Pour une PME, le déploiement d’un SAE prend généralement entre 3 et 12 mois, en comptant la phase d’inventaire, l’élaboration du plan de classement, la migration des données et la formation des équipes. Un grand groupe peut nécessiter 2 à 3 ans pour un déploiement complet sur l’ensemble de ses sites.
Faut-il obligatoirement un archiviste professionnel pour mettre en place un SAE ?
Non, mais l’intervention d’un archiviste ou d’un records manager est fortement recommandée pour l’élaboration du plan de classement, la définition des durées de conservation et la conformité aux normes. Sans expertise archivistique, les entreprises risquent de créer un système difficile à maintenir ou non conforme aux obligations légales.
Peut-on mettre en place un SAE sans changer son logiciel de gestion documentaire existant ?
Oui, dans certains cas. Un SAE peut être une couche complémentaire au-dessus d’une GED existante, prenant en charge uniquement les documents arrivés à leur durée d’utilité administrative. Il est cependant important de vérifier que la GED en place est compatible avec les exigences de la norme NF Z42-013 avant de construire cette architecture.
Comment gérer les documents physiques lors de la mise en place d’un SAE ?
Les documents papier existants peuvent être numérisés et intégrés au SAE, à condition que le processus de numérisation respecte les exigences de fidélité (norme NF Z42-026). Les originaux papier peuvent ensuite être conservés ou détruits selon leur valeur légale. Pour certains documents (actes notariés, originaux contractuels spécifiques), l’original papier reste obligatoire même si une copie numérique est archivée.
Qu’est-ce qu’un plan de classement thématique et comment le concevoir ?
Un plan de classement thématique organise les documents selon les grandes fonctions ou activités de l’organisation (ressources humaines, comptabilité, production, commercial…), puis les sous-classe par nature et par chronologie. Sa conception repose sur un état des lieux de la production documentaire et doit être validée par les services concernés avant déploiement. Il doit être mis à jour régulièrement pour refléter les évolutions de l’organisation.