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Pourquoi dématérialiser les documents ?

Le transfert des données stockées sur des supports analogiques (papier en général) vers des supports numériques est le but principal de la dématérialisation. Cette démarche touche aussi bien les documents que les échanges, les activités et les processus. Lorsque les informations, les processus et les échanges sont créés directement sur support numérique, on parle de dématérialisation native. Quel que soit votre secteur d’activités, vous gagnez à dématérialiser vos documents. De multiples raisons justifient cette tendance, mais parfois, ce n’est pas possible ou pas souhaitable. Dans ce cas, des solutions alternatives existent comme l’archivage physique des documents, notre domaine d’expertise.


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Types de documents concernés par la dématérialisation

Dématérialiser c’est procéder à une véritable transformation numérique de son organisation. L’objectif véritable est d’arriver à un environnement de travail où le papier est complètement laissé de côté. C’est pourquoi la dématérialisation concerne tous les documents que l’entreprise produit au jour le jour. Tout le flux documentaire issu des activités courantes ainsi que des échanges avec les fournisseurs et les clients doivent être numérisés dans le cadre du processus de dématérialisation. Les contrats, les bons de commande et les bons d’intervention sont des exemples de documents qui n’échappent pas à la tendance. Concernant les échanges avec l’EDI (Echange de Données Informatisées), les documents commerciaux provenant du secteur logistique méritent une attention particulière. Au niveau du département comptable, le processus est plus actif et se déroule avec plus de minutie car le flux documentaire à traiter contient des informations sensibles, qui s’intéressent notamment à la facturation ou à la fiscalité. Il en est de même pour les documents des ressources humaines, tels que les bulletins de paie, dont la numérisation doit être faite avec précaution.

Dématérialiser pour optimiser ses processus et ses coûts

L’une des raisons pour lesquelles la dématérialisation s’impose est l’optimisation de ses processus et ses coûts. En effet, cette démarche assure l’automatisation de certaines tâches récurrentes réalisées par les salariés, ce qui leur permet d’être plus efficaces. L’entreprise en tire le gros avantage de faire des économies, certaines tâches étant supprimées. Le gain de temps qui en découle donne la possibilité aux employés de se consacrer à d’autres travaux à plus forte valeur ajoutée. Cela peut être un élément essentiel pour leur donner de la motivation. Grâce à la dématérialisation, en un clic, vous pourrez diffuser de façon instantanée les bulletins de paie électroniques à l’ensemble de vos salariés. Aussi, il sera plus aisé d’envoyer vos factures à vos clients et fournisseurs tout en ayant la possibilité de suivre leur bonne réception et ouverture. La dématérialisation génère un ROI intéressant quand elle est bien élaborée.

Dématérialiser pour faciliter l’exploitation de vos documents

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Dans les entreprises, les salariés mettent parfois un temps fou à chercher un document dont ils ont besoin dans l’urgence. Ce problème n’est pratiquement plus d’actualité avec la dématérialisation. En effet, en la mettant en œuvre, l’ensemble de ses documents, numériques et physiques, sont logés dans une base de données unique. En outre, ils sont identifiés selon des règles standardisées que tout le monde connaît. Les membres de la société ont la tâche simplifiée car l’accès aux documents dont ils ont besoin dans l’immédiat se fait facilement et rapidement. Aussi, il est possible de les annoter et de les transférer instantanément à un collaborateur en interne ou un prestataire externe.

La dématérialisation rend l’information plus accessible en ligne

Tous les acteurs qui ont l’autorisation de l’exploiter peuvent la trouver selon les droits qui leur sont accordés. Cela favorise ainsi le travail collaboratif et la mobilité. A chaque fois que vous en sentirez le besoin, vous pourrez avoir accès à vos documents et effectuer éventuellement des modifications à distance. Conséquence : il y a un gain en temps et en fluidité, en plus d’être plus efficace.  

La dématérialisation est une solution qui permet aussi un gain de place. Elle évite d’avoir à aménager de nombreux mètres carrés pour le stockage massif de ses documents. Quelle que soit la quantité de factures et de contrats que vous produisez dans le cadre de votre activité, ces données peuvent se retrouver en sécurité sur des supports informatiques.

Par ailleurs, le fait de dématérialiser les documents et données de son entreprise permet de réduire considérablement son empreinte écologique. Car l’économie des ressources en papier est importante. Aussi, qui dit moins de papier, dit moins de consommation d’encre, une réalité qui a l’avantage de favoriser une meilleure protection de l’environnement.

L’archivage papier, une pratique alternative très économique !

Même si de nombreux avantages sont issus de la dématérialisation, il est à ce jour extrêmement difficile pour une entreprise de supprimer totalement le papier. Quel que soit ce qui est fait, l’utilisation du papier s’impose. Il faut donc mener une réflexion pour bien conserver les documents physiques qu’on exploite au quotidien, en respectant surtout les délais légaux fixés. Face à la difficulté de faire un bon archivage papier, les professionnels gagnent à faire appel à des spécialistes en archivage physique.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous et à demander un devis. Vous serez surpris de nos offres et de l’avantage à confier vos archives physiques si vous n’êtes pas déjà engagé dans un process de dématérialisation de vos archives.

 


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