La nécessité de l’archivage des documents en entreprise ne devrait plus susciter de doutes. Pourquoi alors s’encombrer de la conservation d’archives administratives que personne ne semble consulter ? La réponse est simple : la loi. L’archivage des documents est strictement encadré par de nombreuses réglementations. Une durée légale de conservation des documents est imposée, garantissant ainsi une gestion efficace, rationnelle et rigoureuse de ces précieux dossiers. Chaque entreprise a l’obligation de se conformer à ces exigences légales.
Quelques problèmes récurrents de la désorganisation de l’archivage
Pour commencer, voici quelques exemples courants que nous connaissons tous et qui expriment les raisons fondamentales d’une bonne organisation des archives en entreprise.
Des étagères débordantes et des litiges possibles
Il n’est pas rare de voir les étagères des dossiers administratifs déborder, menaçant de s’effondrer sur un employé malhabile à maintenir l’équilibre face à ces montagnes de dossiers. De plus, par le passé, lorsqu’un litige ou un contentieux surgissait, la recherche des éléments nécessaires à la gestion du dossier devenait un casse-tête. Certains documents étaient impossibles à retrouver, d’autres étaient en mauvais état de conservation. En outre, d’un service à l’autre, personne ne semblait vraiment savoir où ranger tel type de documents, ce qui entraînait une perte de temps considérable dans des recherches fastidieuses.
Il est donc impératif de considérer sérieusement l’archivage ou l’instauration d’une nouvelle politique d’archivage au sein de votre entreprise.
Pourquoi archiver ses mails ? Un exemple courant
Avec l’essor des échanges électroniques, de plus en plus de documents sont envoyés sous forme électronique, principalement via la boîte mail en entreprise. L’archivage des mails présente de multiples enjeux. Il permet notamment de préserver la valeur des informations échangées, garantissant ainsi la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des échanges au sein de l’entreprise. Bien que la décision de supprimer ou d’archiver les mails professionnels puisse varier d’une entreprise à l’autre, et même d’un employé à l’autre, il est indéniable que le traitement rigoureux des mails et leur archivage constituent un moyen efficace de suivre la documentation et les échanges électroniques.
Surcharge des serveurs et pertes de données
De nombreux défis se posent au quotidien en matière d’archivage des mails en entreprise. Tout d’abord, les serveurs de messagerie de l’entreprise sont souvent surchargés, ce qui peut entraîner des problèmes de performance et de stockage. Les processus de sauvegarde et de restauration deviennent alors trop complexes, augmentant ainsi le risque de perte de données importantes.
En outre, la perte de données cruciales survient fréquemment en raison de problèmes techniques ou de suppressions accidentelles de mails. Ces pertes peuvent avoir un impact considérable sur la productivité et la continuité des opérations de l’entreprise.
Difficulté d’accès aux mails importants
Enfin, la difficulté d’accéder rapidement aux mails importants reçus ou envoyés par le passé est une réalité que de nombreuses entreprises rencontrent. Les employés perdent un temps précieux à rechercher des informations vitales dans leur boîte de réception encombrée, ce qui peut entraver leur efficacité et leur capacité à prendre des décisions éclairées.
Il est donc grand temps de considérer la mise en place de pratiques d’archivage des mails au sein de votre entreprise pour résoudre ces problèmes persistants.
Les raisons essentielles de l’organisation de l’archivage en entreprise
Dans le monde des affaires, la gestion de documents est une tâche cruciale et parfois colossale. La notion d’archivage désigne l’ensemble des moyens mis en œuvre pour recueillir, exploiter, classer et conserver des documents jusqu’à leur destruction éventuelle. En effet, en entreprise, le nombre de documents à gérer est colossal.
Pourquoi archiver les documents dans une entreprise ?
L’une des principales raisons pour archiver des documents dans une entreprise est une obligation légale. En effet, certains documents doivent obligatoirement être conservés par l’entreprise, afin qu’ils puissent être présentés en cas de contrôle ou de litige. Pour que ces documents aient une valeur juridique, ils doivent respecter certaines conditions d’authenticité et d’intégrité, et ce jusqu’aux archives.
Les enjeux juridiques
En France, la loi contraint les entreprises à conserver certains documents pendant plusieurs années. Cette obligation légale vise à assurer la transparence et l’intégrité des opérations commerciales. Les entreprises doivent conserver les pièces constitutives de la société, les statuts, les pièces modificatives des statuts, le registre de titres, les rapports du gérant et du conseil d’administration aux assemblées, ainsi que les rapports aux commissaires aux comptes, pendant des périodes allant de 3 à 30 ans.
La sécurité des documents
Outre les obligations légales, archiver les documents permet de les sécuriser. De nombreux documents stratégiques pour l’entreprise doivent être conservés pendant plusieurs années. Il est donc impératif que les conditions d’archivage soient optimales pour garantir la qualité du document. L’archivage numérique est de plus en plus courant, offrant une protection accrue contre les sinistres potentiels tels qu’un incendie ou un dégât des eaux.
L’optimisation de la productivité
Optimiser la gestion des archives permet de gagner un temps précieux dans la recherche de documents. Une meilleure gestion des archives se traduit par une amélioration de la productivité des collaborateurs. L’archivage des documents devient donc un enjeu financier majeur pour l’entreprise, qui a tout à gagner à archiver correctement ses documents.
Les durées légales d’archivage des documents
La durée d’archivage des documents varie en fonction du type de document en question. Voici en détail la durée d’archivage obligatoire de certains documents :
1. Pièces constitutives de la société (Statuts, etc.) – 30 ans
Les documents fondamentaux de la société, tels que les statuts de l’entreprise, doivent être conservés pendant une période de 30 ans. Ils constituent la base juridique de l’entreprise.
2. Rapports du gérant et du conseil d’administration aux assemblées – 3 ans
Les rapports du gérant et du conseil d’administration aux assemblées doivent être archivés pendant une période de 3 ans. Ils reflètent la gouvernance de l’entreprise.
3. Correspondance commerciale – 10 ans
La correspondance commerciale, qui peut contenir des informations importantes sur les transactions, doit être conservée pendant 10 ans.
4. Dossiers clients – 10 ans
Les dossiers clients, essentiels pour la relation client, doivent être archivés pendant 10 ans.
5. Contrats commerciaux – 10 ans
Les contrats commerciaux, qui définissent les accords entre l’entreprise et ses partenaires, doivent également être conservés pendant 10 ans.
6. Commandes clients et fournisseurs – 10 ans
Les commandes passées par les clients et les fournisseurs doivent être archivées pendant 10 ans.
Les sanctions en cas de non-conformité des archives
Il est crucial de respecter ces délais d’archivage, car toute entreprise qui ne conserve pas les documents nécessaires ou qui n’est pas en mesure de les présenter lors d’un contrôle s’expose à des sanctions financières plus ou moins lourdes. Les amendes peuvent aller de 1500 euros à 250 000 euros, ce qui peut avoir un impact significatif sur les finances de l’entreprise.
Les archives physiques et le Records Management
Le classement des archives physiques est une étape cruciale dans la gestion documentaire d’une entreprise. Trop souvent négligée, cette pratique revêt une importance capitale pour garantir l’efficacité, la durabilité et la conformité aux réglementations en vigueur. Dans cette seconde partie, nous exposons les bénéfices du Records Management, une approche systématique de classement des documents, et nous explorerons en détail ses aspects essentiels pour aider les entreprises à gérer leurs archives physiques de manière optimale.
Les fondamentaux du classement des archives
Le classement des documents d’une entreprise est bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un processus fondamental qui permet d’organiser, de gérer et de préserver l’ensemble des documents nécessaires à la continuité des opérations. Trop souvent, les entreprises sous-estiment l’importance du classement, laissant les documents s’accumuler sans ordre ni logique, ce qui peut engendrer de graves problèmes à long terme.
Records Management : la solution
Le Records Management, ou la gestion des archives, est la solution à cette problématique. Cette approche préconise le traitement des documents dès leur création, afin de garantir une gestion efficace à tous les niveaux. Voici les principales fonctions du Records Management :
- Organisation globale : Il vise à organiser l’ensemble des documents nécessaires à l’entreprise de manière cohérente et systématique.
- Accessibilité : Il a pour but de permettre à l’entreprise d’accéder à ses fichiers à tout moment, améliorant ainsi la productivité et la réactivité.
- Archivage des documents courants et intermédiaires : Le Records Management se concentre sur les archives courantes et intermédiaires tout en prenant en compte les durées légales de conservation.
- Traçabilité et classement : Il assure une traçabilité complète des documents, tout en les classant de manière à ce qu’ils soient facilement retrouvés.
- Conservation et communication des documents : Il inclut des procédures pour la conservation et la communication des documents archivés, notamment dans le respect des normes légales.
- Efficacité des procédures : Le Records Management garantit une conduite efficace des systèmes et procédures d’archivage.
Normes et réglementations
Du point de vue des normes et de la réglementation, le Records Management est strictement encadré. En 2001, une norme internationale ISO 15489 a été établie, fournissant des directives globales pour cette discipline. En 2002, l’Association Française de Normalisation (AFNOR) a repris cette norme sous le titre NF ISO 15489. Cela signifie que les entreprises françaises sont tenues de respecter ces normes lorsqu’elles gèrent leurs archives physiques.
Le plan de classement
Au cœur du Records Management se trouve le plan de classement, également connu sous le nom de plan de classification. C’est un élément essentiel qui permet d’assurer une organisation et une gestion optimales des documents.
Système de nommage et d’identification
Un bon plan de classement commence par un système de nommage et d’identification efficace. Chaque document doit avoir un nom clair et distinctif, facilitant ainsi son repérage au sein des archives.
Système de gestion
Un système de gestion bien conçu permet de structurer et d’organiser les documents. Il s’agit de trier et de classer les documents selon des critères pertinents, facilitant ainsi leur accès et leur utilisation.
Le classement des archives physiques est une étape incontournable dans la gestion documentaire d’une entreprise. Le Records Management offre une approche systématique et rigoureuse pour organiser, gérer et préserver les documents de manière efficace et conforme aux normes. Grâce à un plan de classement bien élaboré, les entreprises peuvent optimiser leur productivité tout en assurant leur conformité légale. Ne sous-estimez pas l’importance du classement des archives physiques – c’est un investissement qui rapporte à long terme. Suivez les normes et réglementations en vigueur, adoptez le Records Management, et assurez-vous que vos archives physiques restent organisées et accessibles, peu importe la taille de votre entreprise.
Voir aussi :
- Définition classement
- Plan de classement des archives
- Comment réaliser un plan de classement ?
- Comment réaliser un plan de classement efficace ?
- Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
- Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
- 10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise