Conservation des archives

Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas : comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités.

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DEVIS ARCHIVAGE

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Quelle différence entre stockage et l’archivage ?

Stocker des archives revient à les entreposer dans un espace, au sein ou en dehors des bureaux de l’entreprise, dans un autre local suffisamment grand pour :

• Recevoir de nouveaux documents versés périodiquement
• Les rendre suffisamment accessibles
• Les protéger des dégâts environnementaux

NB : Il arrive que les documents sensibles soient conservés dans des coffres-forts ou chambres fortes afin d’être conservés en l’état et éviter tout risque de vol, de perte ou de détérioration.

Quant à l’archivage, il ne consiste pas seulement à stocker les documents. Il permet de les classer et les ranger de manière à ce que chaque document soit répertorié, et donc facilement retrouvé, en cas de :

• Consultation régulière ou non
• Contrôle par l’administration
• Litige devant les tribunaux

Il s’avère donc capital pour une organisation de disposer, d’une manière ou d’une autre, en interne ou en externe, d’un local dédié.

 1^ère solution : aménager un local en interne ?

Autant le dire tout net, pour la plupart des entreprises, aménager un véritable local d’archivage en interne peut s’avérer une tâche difficile, voire insurmontable. Pour conserver durablement les archives, il convient de s’équiper de mobilier adapté, mais aussi de mesures de sécurité et de qualité de l’espace si l’on veut éviter que les documents papier ne se dégradent. Les locaux où sont entreposés les documents doivent remplir des conditions de conservation des plus optimales : une température d’environ 18°, à l’abri de la lumière et de l’humidité. Le choix des étagères, armoires de rangement, conteneurs de stockage et toutes l’installation du local doit être fait dans ce sens et afin de pouvoir stocker l’ensemble des documents, quelle que soit leur nature : classeurs, dossiers, cartons, caisses, films, négatifs…

Quelles sont les contraintes d’un local d’archives digne de ce nom ?

Voici quelques conseils pratiques pour stocker dans de bonnes conditions. Selon les recommandations des archives de France, il convient tout d’abord d’entreposer les documents dans un endroit proposant un résistant (charge de 900 kg/m²). Dans le cas d’un rayonnage mobile, la dalle doit pouvoir supporter des charges plus importantes, de l’ordre de 1300 kg par m². Pour le choix du rayonnage, il est préférable d’opter pour des étagères métalliques, le bois étant fortement déconseillé, car sujet aux risques d’incendie ou de détérioration. Le métal en revanche doit résister à la corrosion.

Exemple de local à proscrire
(photo du Cdg01 qui a préparé un dossier très clair sur le sujet)

Photo du Cdg01

Un autre exemple de local d’archivage que l’on ne devrait plus jamais voir !
Lorsqu’une entreprise n’accorde pas le soin et la place que méritent ses documents, voilà ce que ce cela donne.

La ventilation est aussi à prendre en compte. En effet pour garantir une bonne ventilation dans le local de stockage, le rayonnage ne doit aller jusqu’au plafond.

L’isolation est aussi à prévoir, afin d’éviter de trop grandes variations de température. Pour les archives physiques, la température conseillée et de 18° C. En hiver, le stockage doit donc être ventilé et chauffé.

Enfin, le local d’archive doit être aménagé de manière à prévenir tout type de risque. Il doit protéger les archives du feu à l’aide d’une protection incendie adéquate. Pour éviter toute propagation de feu, il doit être équipé des murs et portes coupe-feu. Pour les risques d’inondation, aucune canalisation ne doit passer dans le local de stockage. Il est également préférable de ne pas stocker les archives dans un cave ou autre endroit trop exposé à l’humidité.

Photo du Cdg01

Voici différents points à prendre en compte parmi de nombreux autres pour concevoir un local ou un espace d’archivage digne de ce nom et qui garantisse une conservation dans des conditions correctes.

Comme on l’a vu, il ya de grandes difficultés et de fortes contraintes à concevoir un local qui réponde aux exigences en termes d’archivage. Ceci explique l’intérêt pour les entreprises en manque de surface ou ne disposant pas de suffisamment de ressources pour garantir ces installations, de se tourner vers des sociétés spécialisées en location de box pour un usage professionnel.

 2^ème solution : la location d’un box ?

De plus en plus de sociétés spécialisées dans la location de box, proposent des solutions logistiques adaptées aux divers besoins des entreprises. Bien que disposant le plus souvent d’offres dédiées à des particuliers avec des box pour y entreposer des meubles et autres objets encombrants, ces sociétés ont développé des offres aux professionnels en recherche de place. Il était en effet naturel qu’elles élargissent leurs offres, et donc leur marché, en proposant d’y entreposer les documents de l’entreprise.

Allez-vous stocker les archives de votre entreprise en louant un box ?

Par Spart sur Wikipedia français — Transféré de fr.wikipedia à Commons par Bloody-libu utilisant CommonsHelper., Domaine public, Lien

Afin de garantir un stockage adapté aux besoins et surtout aux coûts de stockage, il existe une procédure type pour bénéficier aux meilleurs prix des solutions de self-stockage. Voici les 4 étapes principales à suivre :

• Déterminer la taille ou le volume de stockage
• Effectuer les réservations de l’espace de stockage en ligne
• Emballer les affaires et produits à stocker
• Stocker

Des prestations personnalisées sont proposées comme :

• Faciliter l’accès
• Fournir des box de stockage adaptés aux types de documents et à leurs volumes de stockage
• Surveillance des gardes meubles 24 heures/24 ; 7 jours/7
• Garantir une réception et un entreposage de qualité

Bon à savoir : Le prix d’un garde-meuble en location varie selon l’endroit où réside le centre de stockage, le procédé d’entreposage choisi, le volume à stocker. Voici des tarifs donnés à titres indicatifs (prix selon le volume et pour un mois)

Surface (m2) du box ou conteneur	Volume (m3)* du box ou conteneur	Prix (€)
		Paris	Province
1 – 2	2,5 – 4,5	70 à 150	50
3 – 4	7,5 – 10	150 à 200	100
5 – 6	12,5 – 15	200 à 300	150
7 – 8	17,5 – 20	300 à 350	170
9 – 10	22,5 – 25	400 à 450	150-200
11 – 12	27,5 – 30	400 à 550	300
18	45	850	–
20	50	940	–
30	75	1400	–
40	100	1900	–

Quelles sont les différences entre le self-stockage et le garde-meuble ?

Le garde-meuble permet de garder les documents généralement sous forme de cartons dans un container scellé et sécurisé contre les intrusions et autres risques de perte ou de dégradation. Toutefois, l’accès aux documents n’est pas aisé et demande au préalable une prise de rendez-vous qui peut être facturé en plus. Le garde-meubles est une solution pour un stockage sur une longue durée et si vous êtes certain de ne pas avoir à consulter les documents.

Le self-stockage, comme son nom l’indique, permet davantage de flexibilité, de facilité et de rentabilité quant au contrôle et à la gestion des dossiers ainsi conservées. Chaque client peut aménager ses rangements comme il le souhaite. Il bénéficie également d’un libre accès à ses unités de stockage, selon les heures d’ouverture du centre de stockage. Enfin la durée de location reste modulable.

Spécificités du garde-meubles	Spécificités du Self-stockage
Vos cartons sont conditionnés dans un container scellé et placé dans un entrepôt sécurisé.	C’est vous qui effectuez les opérations de dépôt, avec vos propres moyens et devez organiser l’espace comme vous le souhaitez.
Lorsque vous devez consulter un dossier précis, il vous faut en faire la demande pour le récupérer et cela représente parfois un coût.	Vous disposez d’un libre accès à l’unité de stockage (souvent 7 jours sur 7, selon les horaires du site).
Vous avez souscrit à un contrat pour une durée fixée à l’avance.	Vous pouvez réserver et modifier la surface transférant le contenu d’un box vers un autre et la durée de location selon le contrat.

La location de box : solution réaliste pour vos documents d’entreprise ?

Les sociétés proposant la location de box sous forme de garde-meuble ou self-stockage s’efforcent de répondre pleinement aux contraintes de coût et de surface utilisable. Ce sont d’excellents services pour stocker meubles et autres objets, pour les particuliers, mais aussi pour les professionnels. Certaines d’entre elles ajustent même leurs prestations en demandant à leurs clients de ne payer que le volume réellement occupé. Ainsi, ils peuvent choisir l’espace dont ils ont réellement besoin ou encore la durée de location. La souplesse des espaces de stockage est un vrai plus. Pour une satisfaction maximale, des services supplémentaires sont parfois proposés, tels que la fourniture d’accessoires d’emballage par exemple.

Si le garde-meuble ou le self-stockage sont des solutions pratiques, encore faut-il faire le bon choix du prestataire spécialisé dans ce domaine. Cela va dépendre des raisons qui poussent l’entreprise à vouloir entreposer à l’extérieur : un déménagement, un local et des bureaux trop petits, une inquiétude sur la sécurité des documents en interne etc., il y a bien des raisons de vouloir stocker hors de ses propres locaux d’entreprise. Dans tous les cas, ce choix est motivé par un manque de place pour aménager un espace stockage dans les locaux de l’entreprise.

Que penser des solutions de self-stockage ou de garde-meuble ?

Certains dirigeants souhaitant disposer d’un espace privatisé en dehors de leurs locaux, envisagent parfois de louer un box auprès de services de self-stockage ou garde-meuble de manière temporaire ou permanente. Cette solution apparait sur le papier comme un moyen pratique et économique. En réalité, même si dans certains cas (déménagement d’entreprise par exemple, et encore…), il est possible de tirer avantage de cette solution souple et économique, il faut y regarder à deux fois pour être certain que ce soit la meilleure solution pour votre entreprise.

Stocker ses archives dans un box loué, est-ce la solution ultime pour ses documents d’entreprise ?

Rien n’est moins sûr. Loin de nous l’idée de décrier les services, souvent sérieux, de ces spécialistes (self-stockage et garde-meuble), qui ont de nombreux avantages pour les meubles et autres encombrants. Force est de constater qu’ils ne sont souvent pas du tout adaptés aux besoins d’archivage. Pourquoi ? Tout simplement parce que la gestion des archives est un métier, et que ce n’est pas le leur. Il n’y a d’ailleurs pas de confusion possible, les offres ne proposent rien d’autres que de « stocker les archives ».
Si vous souhaitez tout de même utiliser ces services, attention à sélectionner soigneusement les offres et bien analyser les garanties proposées (en particulier les conditions de sécurité).

En tant qu’archivistes professionnels, nous nous devons de mettre en garde les entreprises qui seraient tentées par ces solutions de la nécessité impérative de « gérer leurs archives », et pas seulement de les entreposer. On ne le répétera jamais assez : stocker n’est pas archiver !

Conclusion : et si vous externalisiez vos archives auprès d’un spécialiste ?

Archivage de documents dans les entrepôts Arcalys

Après avoir renoncé à construire un espace en interne, certaines entreprises font appel à des services tels que le self-stockage. C’est d’autant plus compréhensible dans les grandes agglomérations ou les zones où le prix du mètre carré est élevé (Paris et région parisienne en tête). Le self-stockage apparaît alors comme une solution simple et économique. Toutefois, comme on l’a montré, ce procédé ne permet pas une gestion complète des archives.

Souvent, certains décideurs on écarté cette dernière solution qui consiste à faire appel à des tiers-archiveurs. Il s’agit pourtant de la meilleure réponse à leurs besoins, apportant les meilleures garanties sur tous les plans. Pourquoi ne pas avoir consulté les professionnels du secteur de l’archivage physique ?  Uniquement en raison de l’idée qu’ils se faisaient du coût de tels services ! Nombreux sont ceux qui ont estimé que leur entreprise ne pouvait se permettre de tels investissements. D’autres, on raisonné autrement, se convaincant que le peu de volume de documents ne justifiait pas de recourir à ces professionnels. Ces idées reçues sont préjudiciables car elles empêchent ces organisations d’accéder aux services dont elles ont pourtant besoin. Cela ne coûte rien de lancer quelques devis pour se faire une idée des prestations et de leurs coûts.

Et si l’archivage de vos documents ne vous coutait pas plus cher que leur stockage dans des conditions hasardeuses ?

Les entreprises ont tout à gagner à faire appel à ce type de service. Surtout si le fait de confier leurs archives n’est pas plus coûteux au final lorsqu’on a déduit le temps passé à gérer soi-même son archivage et tous les aléas associés à cela. En plus d’être stockées en sécurité, leurs archives seront conservées et gérées selon leur cycle de vie et dans le respect de la réglementation.

Des offres complètes et à des prix raisonnables sont ainsi proposées :

• Audit des volumes d’archives
• Création et mise en œuvre d’un plan de classement
• Transfert des archives
• Restitution des archives à la demande
• Prise en charge de la destruction des archives
• Etc

Alors, qu’attendez-vous pour demander une estimation, et comparer ?

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DEVIS ARCHIVAGE

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