Lorsqu’une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s’agit donc d’un document d’archive électronique créé sur un support informatique. Passer d’une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation. Les archives électroniques ont leurs spécificités et respectent les mêmes règles de gestion des archives physiques.
Qu’est-ce que la dématérialisation native ?
La dématérialisation native consiste à produire des données directement au format numérique à partir d’un système d’information. Une facture au format PDF générée automatiquement par un ERP, un contrat client obtenu par un applicatif métier, un bulletin de paye délivré par un SIRH (système d’information ressources humaines) sont autant d’exemples de données dématérialisées. Cette démarche vise dans le fond à numériser les processus. C’est pourquoi, il paraît plus réaliste de parler de dématérialisation des processus que de dire « dématérialisation des documents ». Car dématérialiser c’est effectuer une réorganisation profonde du processus visant à traiter un flux de documents, comme les tâches à réaliser, les procédures, les outils à utiliser et les intervenants. Ce procédé est une partie de l’ensemble de gestion et de conservation des documents
La numérisation des documents
Après la numérisation des documents, il est indispensable de réfléchir pour savoir exactement qui aura accès aux documents, comment cela se fera et pour quel but. Il est surtout extrêmement important d’être situé sur le temps de conservation de ces documents et comment cela aura lieu. Quand on réalise de la dématérialisation, il faut aussi se pencher sur la Gestion Electronique des Documents (GED) et aborder la question de l’archivage.
Le processus de traitement des factures fournisseurs peut être évoqué pour montrer que plusieurs aspects sont à prendre en compte dans la dématérialisation. On sait qu’une entreprise peut recevoir ses factures à partir de plusieurs canaux, comme les courriels, les courriers et l’EDI (Echange de Données Informatisées). Cela étant, elles sont vérifiées puis transmises au bon endroit pour validation. Le paiement suit avant que toutes les données comptables de l’entreprise soient intégrées dans un ERP. L’archivage intervient ensuite selon la durée légale de conservation. En considérant toutes ces étapes, on peut dire que la dématérialisation des factures de l’entreprise passe par la mise en place d’un outil de gestion pour une automatisation des principaux traitements à effectuer. Il en est de même pour tous les autres types de documents que l’entreprise reçoit ou envoie dans le pilotage de son activité.
Dématérialisation et numérisation : existe-t-il une différence ?
Lorsqu’on fait de la dématérialisation, on cherche à s’affranchir dans la mesure du possible du papier. On doit par exemple être à même de répondre au besoin d’un client dont le désir est de recevoir une facture numérique. Le constat fait est que la dématérialisation est très souvent employée dans le sens de numérisation.
Quand on numérise des documents, on crée un fichier numérique à partir d’un document original au format papier. Pour cela, on passe le document au format papier dans un scanner et on se sert aussi d’un logiciel de reconnaissance des caractères. La numérisation consiste à créer une version numérique d’un document ou une copie, qui dans certaines conditions pourra être considérée comme une copie fiable. Celle-ci aura la même vocation probatoire que le document original. Mais pour qu’il en soit ainsi, il faut que la numérisation soit effectuée via un processus bien précis spécifique.
Ce qui est juste à dire est que dématérialiser les flux de documents et numériser les documents papier sont des démarches complémentaires. Dans les deux cas, tous les flux de documents gérés par l’entreprise sont pris en charge, qu’ils soient entrants ou sortants.
Si vous vous lancez dans une démarche visant à dématérialiser vos processus, et donc à vous concentrer sur vos nouveaux flux documentaires, vous pouvez également intégrer tout ou partie de votre historique de dossiers papier dans l’opération. Ainsi, vous vous constituerez une base de documents qui sera facile à consulter et à exploiter. Sachez tout de même dans quoi vous vous engagez car la dématérialisation engendre de grands changements aussi bien au niveau des méthodes de travail des équipes que dans les tâches quotidiennes.
Production des documents numériques
Un point important de la dématérialisation est la production de documents numériques. Concernant cette production, sachez qu’elle est faite dans un environnement technologique qui évolue rapidement.
Il n’est ainsi pas possible de garantir que les supports et formats utilisés actuellement seront les mêmes après 10 ans !
Il existe des documents natifs numériques qui ne sont que sous la forme numériques et ceux qui ont été dématérialisés, c’est-à-dire des documents papier numérisés. Ayez en tête que la numérisation n’implique pas une élimination systématique des documents papier. Il faut à ce niveau se fier aux règles en vigueur relatives à la durée de conservation des documents physiques et la façon de les détruire quand le temps de le faire est arrivé.
La production numérique augmente en permanence et sa gestion n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. Il importe de bien la maîtriser pour éviter d’avoir à faire face à des coûts importants ainsi qu’à des pertes d’informations.
Les bonnes pratiques en matière de dématérialisation
Pour réussir la dématérialisation du processus de gestion de vos flux documentaires, vous devez considérer les bonnes pratiques relatives à une telle démarche. L’une de celles-ci est de déterminer parfaitement le volume des archives que vous allez dématérialiser, de même que leurs natures et les métiers concernés. Pour cela, posez-vous des questions du genre « quel volume de documents traiter ? » et « quel flux dématérialiser ? ».
Une autre bonne pratique est de réfléchir à l’organisation du personnel et des collaborateurs qui s’occuperont du processus de dématérialisation. Il est primordial que chaque intervenant soit informé d’avance et sensibilisé sur les éventuelles contraintes à faire face. A ce niveau aussi, il est nécessaire de se poser diverses questions. Celles-ci concerneront entre autres, la façon idéale d’accompagner ses collaborateurs dans la conduite du changement induit par la dématérialisation, ce qu’il faut faire pour qu’ils soient des acteurs de cette dématérialisation et les actes à poser pour l’adhésion de ses partenaires, fournisseurs et clients à ce changement.
Dématérialisation des archives : quel partenaire ?
Il est aussi bon de choisir le partenaire que vous considérerez dans toute la démarche de dématérialisation de vos archives. Celui-ci doit être un partenaire de confiance et surtout un gage de sécurité. Il doit vous proposer une bonne solution de dématérialisation qui sécurisera les flux dématérialisés en respectant la réglementation.
Enfin, il est très important de se concentrer sur la phase test du processus de dématérialisation. En plus de permettre d’évaluer le process à mettre en œuvre, elle garantit le retour sur investissement (ROI) espéré. Pour une pleine satisfaction, pensez à vous fier à des indicateurs relatifs à des exemples de process à succès.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation est une démarche qui requiert de la rigueur et impose la mise en application d’une certaine forme d’intelligence. La mettre en application permet aux entreprises de répondre à plusieurs enjeux liés à leurs activités.
Archivage physique : une option intéressante toujours d’actualité
Vous aurez beau dématérialiser, vous aurez toujours besoin d’utiliser du papier dans votre organisation. Vous êtes ainsi obligé de faire de l’archivage physique, une démarche qui est loin d’être facile. Le mieux est de solliciter les services d’un pro de l’archivage physique pour vous aider. Une des références dans ce domaine est la société Arcalys qui saura archiver vos documents dans les règles de l’art. L’archivage physique est une option intéressante moins chère et très efficace.
Alors, n’hésitez pas à nous demander un devis pour l’archivage physique de vos documents. Vous serez surpris de nos offres !
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