Trouver facilement et rapidement un document archivé constitue la problématique centrale de toute entreprise. Pour l’aider dans cette démarche, des entreprises comme Arcalys proposent d’optimiser la gestion documentaire des archives. Avec à la clé une solution efficace qui présente bien des avantages.
Améliorer la gestion des archives de l’entreprise, les étapes clés
Voici les étapes pratiques primordiales à suivre :
Centraliser la gestion des archives
Établissez un emplacement centralisé pour toutes les archives physiques et électroniques de l’entreprise. Cela peut être un local spécifique pour les archives papier et un système de stockage sécurisé pour les données électroniques.
Définir une politique de gestion documentaire
Élaborez des règles claires sur ce qui doit être archivé, pendant combien de temps et comment. Assurez-vous que tous les employés comprennent et respectent ces règles.
Utiliser des outils de gestion documentaire
Investissez dans des logiciels de gestion documentaire qui permettent de cataloguer, de rechercher et de suivre les documents plus efficacement. Ces systèmes facilitent la gestion des versions et garantissent la sécurité des données.
Numériser les documents
Pour réduire la quantité de papier et améliorer l’accessibilité, numérisez les documents importants et stockez-les de manière sécurisée. Assurez-vous de respecter les exigences légales en matière de numérisation.
Établir une structure de classement efficace
Organisez les archives physiques et numériques en utilisant une structure de classement logique. Utilisez des étiquettes, des métadonnées et des mots-clés pour faciliter la recherche.
Former le personnel
Assurez-vous que les employés sont formés à la politique de gestion documentaire de l’entreprise. Ils doivent savoir comment classer correctement les documents et utiliser les outils de gestion documentaire.
Mettre en place des procédures de sécurité
Protégez les archives physiques et numériques contre la perte, le vol et les accès non autorisés. Utilisez des systèmes de sauvegarde et de sécurité robustes.
Suivre les délais de conservation
Respectez les exigences légales en matière de conservation des documents. Identifiez les documents dont la période de conservation est expirée et détruisez-les de manière sécurisée.
Évaluer régulièrement le système
Faites des audits périodiques pour vous assurer que le système de gestion documentaire fonctionne efficacement. Ajustez-le en fonction des besoins changeants de l’entreprise.
Encourager l’utilisation responsable des documents
Sensibilisez les employés à l’importance de la gestion documentaire et à la nécessité de préserver la confidentialité des informations.
Collaborer avec des spécialistes
Envisagez de faire appel à des entreprises spécialisées dans la gestion documentaire comme Arcalys pour vous aider à mettre en place et à maintenir un système efficace.
Les 9 garanties de l’optimisation des archives de l’entreprise
Améliorer l’archivage de votre entreprise vous apporte des garanties, en voici 9 :
1. Une garantie de conformité avec la loi
La conservation des archives n’est pas un jeu d’enfants ! Opter pour une gestion réfléchie et efficiente permet aux entreprises et aux institutions de se trouver en conformité avec la loi. D’autant plus que la conservation représente pour certaines un véritable casse-tête, car la durée légale varie en fonction du type de documents (entre un an pour la comptabilisation des horaires des salariés à 30 ans pour un contrat d’acquisition d’un bien immobilier). Grâce à une meilleure maîtrise de l’information et des processus documentaires, les sociétés améliorent la qualité de leur gestion documentaire et réduisent le nombre de cas de non-conformité. Améliorer son archivage doit constituer une des priorités des dirigeants car cela permet notamment d’être en mesure de défendre ses droits avec les documents adéquats en cas de conflit ou de nécessité.
2. Une garantie de sécurité et une aide au PCA
Une bonne gestion documentaire renforce la protection des documents et la sécurité des données en cas de problème. Moins de risque de fuite ou de vol de données. Une aubaine pour les entreprises qui ont dû renforcer leur sécurité depuis la mise en place du RGPD. Une gestion documentaire adaptée permet une conservation organisée et sécurisée des données. Les systèmes d’archivage proposés par les sociétés spécialisées permettent l’instauration d’un suivi complet du document, du moment où il sort jusqu’à ce qu’il rentre, en passant par l’identité de la personne qui le consulte. Maîtriser le cycle de vie de tous les documents rend de nombreux services au quotidien et permet aux sociétés d’avoir un vrai suivi et d’être en adéquation avec les demandes législatives.
Confier vos archives à des tiers-archivistes, autrement dit à des spécialistes de la gestion documentaire, constitue aussi un bon moyen de garantir l’intégrité de vos documents et de vous assurer, en cas de sinistre, de pouvoir redémarrer votre activité rapidement et dans les meilleures conditions. Bref, un vrai allié pour un bon Plan de Continuité de l’Activité !
3. La garantie d’une meilleure organisation et d’un accès optimisé
Fiches de salaire, fichiers de paye, contrats, assurance… Le volume de documents présents dans une entreprise ne cesse de croître avec les mois. Il peut rapidement devenir un frein à l’efficacité des équipes dans leurs tâches au quotidien. En confiant la gestion documentaire à des sociétés spécialisées, elles saisissent l’opportunité de revoir en profondeur la méthode de classement des documents, leurs identifications et leurs traitements. L’entreprise gagne alors en efficacité et apprend à trier judicieusement ses documents. Cette phase d’audit de l’information existante et disponible au sein de l’entreprise est une aide précieuse au pilotage des activités. C’est un moment clé permettant aux dirigeants de faire des choix structurants qui révèlent une stratégie d’accès à l’information.
4. La garantie de gagner du temps
Le temps, c’est de l’argent. Pour une entreprise, pas question de perdre une minute. En optimisant l’organisation de la gestion documentaire et du traitement de l’information, l’entreprise bénéficie de la mise en place de procédures efficaces pour l’archivage de ses données. Elle peut alors retrouver plus rapidement un document, le classer au bon endroit au bon moment, et le consulter facilement.
5. La garantie de gagner de la place
On ne peut pas toujours pousser les murs d’une entreprise. Et pas question de laisser le papier les envahir. La place étant de plus en plus limitée face à l’augmentation des documents à conserver et le coût des mètres carrés, l’entreprise a tout intérêt à opter pour un système de gestion documentaire efficace. Dégager de l’espace avec les archives permet aux entreprises de récupérer de la place pour améliorer les conditions de travail des salariés. Une priorité aujourd’hui pour de nombreuses sociétés. Les spécialistes de la gestion documentaire et de l’archivage proposent des solutions organisationnelles qui déchargent les entreprises.
6. La garantie d’une gestion optimisée
La technologie progresse et permet aux entreprises spécialisées dans la gestion documentaire de proposer des solutions électroniques pour la conservation de certains documents. Une opportunité pour limiter à la fois les frais logistiques liés au traitement papier de l’information et pour gagner en surface, tout en bénéficiant d’une protection efficiente des documents. Les entreprises peuvent opter pour un mix entre de l’archivage physique et de l’archivage numérique. Savoir gérer la quantité tout en ne conservant que l’essentiel, voilà une souplesse recherchée par la plupart des dirigeants.
7. La garantie de gagner en productivité
Qui dit meilleure organisation, gain de temps et gain de place, dit forcément gain de productivité. Bénéficier d’un meilleur système de classement des documents et s’adapter aux procédures les plus efficaces permet aux entreprises de gagner en fluidité dans l’ensemble de la chaîne de travail. Les échanges entre l’entreprise et les salariés sont plus fluides et le travail collaboratif est facilité. Le partage de l’information est plus dynamique au sein des équipes ou avec des intervenants externes.
8. La garantie d’une amélioration du service client
Lorsqu’une entreprise retrouve plus rapidement un document qui concerne l’un de ses clients, il est forcément content du service rendu. Et le fait savoir. Une bonne gestion documentaire permet à l’entreprise de fidéliser ses clients et d’en gagner de nouveaux. L’information circule mieux entre l’entreprise et les clients, les réponses sont plus rapides et les décisions plus éclairées.
9. La garantie d’optimiser les coûts
Si l’optimisation de la gestion documentaire a un coût, elle permet néanmoins de faire des économies à terme. Moins de salariés mobilisés pour la recherche d’information, des frais postaux ou de transport moins importants, une réduction du coût de l’immobilier pour stocker les documents… Autant de postes de dépenses maîtrisés qui allègent la facture à la fin de l’année. Une dépense à laquelle l’entreprise doit consentir, mais qui sera rapidement amortie par les gains obtenus.
Améliorer la gestion des archives de l’entreprise est une démarche stratégique qui peut apporter de nombreux avantages. Non seulement elle permet de se conformer à la loi et de renforcer la sécurité des données, mais elle favorise également une meilleure organisation, un gain de temps, d’espace, de productivité, et une amélioration du service client. De plus, elle peut contribuer à réduire les coûts à long terme. En fin de compte, investir dans une gestion documentaire efficace peut avoir un impact significatif sur la performance globale de l’entreprise.
Voir aussi :
- Comment faire de l’archivage en entreprise ?
- Comment archiver vos documents professionnels ?
- Archivage des documents dans une entreprise : quels documents conserver et archiver ?
- Quelle est la procédure d’archivage des documents ?
- 10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise