Les entreprises doivent veiller à bien conserver les factures de leurs clients et fournisseurs. Elles sont notamment tenues de respecter scrupuleusement les délais légaux d’archivage de ce type de document au risque de s’exposer à de lourdes sanctions. Découvrez pendant combien de temps vous devez conserver vos factures et les principales informations à considérer pour mener à bien cette démarche.
Durée légale de conservation des factures
Selon les indications de la législation fiscale, les factures et toutes les pièces justificatives qui permettent de s’assurer de l’exactitude des déclarations fiscales doivent être archivées pendant 6 ans. Le délai court à compter de la date d’établissement de ces documents ou de la dernière opération précisée sur les livres ou registres de l’entreprise. C’est donc à partir de la fin de la durée d’un plan d’amortissement qu’on archive pendant 6 ans une facture en lien avec une immobilisation amortissable liée à ce plan.
Compte tenu du caractère délicat de la conservation des factures, il est conseillé de faire appel à un expert en archivage des documents pour effectuer cette opération. C’est la certitude de respecter la durée fixée par la loi. Le code de commerce a prévu des délais de conservation plus importants pour certaines factures. Il est en effet possible d’archiver ce genre de papier ainsi que plusieurs autres pièces justificatives comptables pendant 10 ans et plus.
Format de conservation des factures
Vous pouvez conserver vos factures sous le format papier ou sous le format électronique. Les entreprises de nos jours transmettent et reçoivent leurs factures sous ces deux types de format. Ce qui est recommandé est de prévoir un système d’archivage qui concerne exclusivement les factures en papier et un autre processus de conservation dédié uniquement aux factures électroniques.
Ce n’est pas facile pour certaines entreprises, telles que celles qui exercent une activité artisanale ou commerciale, de conserver idéalement leurs factures. Cela est dû au fait qu’une solide organisation ne soit pas mise en place par ces entreprises afin de réussir cette conservation. Comprenez que sans un système adapté au format des documents à archiver, il est difficile de faire les choses comme il faut.
Si vous recevez une facture électronique, vous ne pouvez pas la conserver en format papier. La conservation doit se faire numériquement pendant 3 ans au moins, même si vous avez faire une impression pour avoir le document en version papier. Après les 3 ans, vous êtes libre de conserver la facture soit sous format papier, soit au format électronique. Notez que même si la facture est imprimée, en cas de contrôle, l’administration fiscale peut l’exiger sous son format d’origine, à savoir sa forme numérique.
Si vous recevez une facture papier, vous avez la possibilité de la conserver en format électronique. La loi vous donne le droit de numériser toutes les factures que vous recevez en format papier afin de les stocker sur un support informatique. Il est toutefois impératif de respecter certaines conditions dans le cadre de cette démarche. L’une des plus importantes est de vous assurer d’être à même de reproduire la facture telle qu’elle apparait sur sa version originale, aussi bien en termes d’image que de contenu textuel. Vous devez faire en sorte que les couleurs soient reproduites fidèlement.
Une autre condition est de conserver le document numérisé sous le format PDF ou PDF A/3 en veillant à ce qu’il y apparaisse une signature électronique ou un cachet serveur en conformité avec le référentiel générale de sécurité (RGS). Une empreinte numérique (ou tout autre dispositif sécurisé équivalent) basée sur un certificat délivré par un organisme de certification reconnu est acceptée. Sur la facture numérisée, on doit y voir toute remarque ou information apparaissant sur son document d’origine en papier.
Sachez que l’entreprise peut s’occuper directement de l’archivage numérique de ses factures papier. Elle a également le droit de mandater un tiers archiveur pour s’en charger.
Peut-on conserver ses factures électroniques à l’étranger ?
Si votre entreprise est installée en France, en principe, c’est dans ce pays que vous pouvez conserver vos factures électroniques. En clair, à la base, il est interdit d’archiver vos factures numérisées à l’étranger. Toutefois, cette interdiction est levée au cas où une certaine précaution est prise. Vous avez la possibilité de stocker les fichiers relatifs à vos factures électroniques dans un autre Etat membre de l’Union européenne ou dans un pays qui se trouve en dehors de l’Union européenne si vous avez la certitude que le pays choisi fournit des garanties en ce qui concerne l’assistance administrative et le droit d’accès aux données. Ces garanties doivent être similaires à celles des autres Etats membres de l’Union Européenne. Aussi, vous êtes dans l’obligation d’informer l’administration fiscale du fait que vos factures électroniques soient stockées sur un serveur se trouvant hors du territoire français.
Quelles sanctions sont prévues en cas de non-conservation de ses factures
Si vous ne conservez pas vos factures selon les règles établies en termes de délai et de processus d’archivage, vous vous exposez à diverses sanctions. Une pénalité de 50% des montants facturés peut être infligée en cas de défaut de conservation des factures clients. Si c’est une facture de fournisseur que vous n’avez pas conservée, vous risquez un rejet de déduction des charges. La conséquence, c’est la taxation d’un bénéfice supplémentaire.