L’efficacité d’une gestion des archives physiques d’une entreprise dépend de la mise en place d’outils et de méthodes spécifiques.
Pourquoi l’archivage des documents est essentiel pour une entreprise ?
Il est capital pour une entreprise de se préoccuper de ses documents. Bien plus qu’une simple contrainte légale à respecter, l’archivage est une nécessité. Sa bonne gestion répond à de réels enjeux économiques. La gestion des archives courantes, intermédiaires et la gestion des archives définitives concerne deux services non cloisonnés et coordonnés entre eux : le service des archives et le dépôt d’archives.
En tant que tel, l’archivage des documents papiers correspond à une procédure qui peut s’avérer vite complexe si les règles et les bonnes pratiques si elles ne sont pas respectées, tant sur le plan du classement que du stockage. Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise la gestion des archives est une nécessité. Elle ne s’entreprend donc pas à la légère, bien qu’elle repose sur des actions a priori simples :
- Ranger
- Classer
- Conserver
L’objectif de l’archivage étant d’une part, de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état, d’autre part de les retrouver ou les restituer à tout moment. C’est pourquoi, il ne se réduit pas à un simple stockage en vue de respecter la durée de conservation des papiers, mais repose bien sur une gestion globale de l’archivage papier qui s’inscrit dans une politique d’archivage efficace et pérenne, depuis la création jusqu’à la destruction des archives.
Tableau récapitulatif des bonnes pratiques de gestion des archives physiques au sein d’une entreprise
| Bonnes Pratiques de Gestion des Archives Physiques | Description |
|---|---|
| Identification des Documents | – Établir une nomenclature claire et standardisée pour les types de documents. |
| – Utiliser des codes ou des numéros uniques pour chaque document. | |
| – Étiqueter chaque boîte ou classeur avec des informations essentielles. | |
| Organisation Physique | – Adopter une structure de classement logique et cohérente. |
| – Utiliser des étagères, des boîtes et des classeurs adaptés au volume de documents. | |
| – Éviter les surcharges et maintenir des allées de circulation claires. | |
| Sécurité et Accès Restreint | – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les archives physiques. |
| – Limiter l’accès aux personnes autorisées et tenir un registre des accès. | |
| – Prévoir des procédures pour gérer les prêts temporaires de documents. | |
| Politique de Conservation | – Définir des périodes de conservation en conformité avec les exigences légales. |
| – Documenter les procédures pour la destruction ou le classement final des documents obsolètes. | |
| – Planifier des évaluations régulières pour ajuster la politique de conservation si nécessaire. | |
| Inventaire Détaillé | – Maintenir un inventaire précis de tous les documents archivés. |
| – Inclure des informations telles que la date de stockage, le contenu, et la date de destruction prévue. | |
| – Mettre à jour l’inventaire après chaque ajout ou retrait de documents. | |
| Formation du Personnel | – Former le personnel sur les procédures de gestion des archives. |
| – Sensibiliser au respect des politiques de sécurité et de confidentialité. | |
| – Assurer une compréhension des méthodes de classement et de recherche. |
En suivant ces bonnes pratiques, une entreprise peut assurer une gestion efficace, sécurisée et organisée de ses archives physiques, tout en garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur.
Ce qu’il faut savoir sur la gestion des archives physiques !
La gestion des archives courantes et intermédiaires à des fins administratives nécessite tout particulièrement des outils et méthodes spécifiques prenant en compte l’ensemble des contraintes liées à la gestion des documents. Cette procédure d’archivage demande davantage de rigueur et de logique, car elle comprend :
- Le traitement des documents : de leur création à leur destruction
- Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation ou perte accidentelle
- Leur accessibilité : rendre les archives courantes et intermédiaires disponibles pour les consulter ou les restituer
La gestion des archives physiques (et toutes les archives d’ailleurs) ne s’improvise pas. Mettre en place une méthode performante et éprouvée permet de garantir l’accessibilité, la fiabilité et l’intégrité des documents.
Une méthode efficace peut prendre la forme d’un système d’archivage physique nécessitant :
- Une politique d’archivage incluant une politique de conservation à base de fiches comme dans la plupart des bibliothèques, mais pas seulement.
- Un plan de classement
Ce système garantit la prise en charge du document de sa création à son archivage. Il offre de nombreuses possibilités comme la mise en place de procédures et de droits d’accès.
Quant à la réglementation à respecter, il existe des normes ISO spécifiques à l’archivage et en particulier la norme ISO 15489 qui permet de garantir :
- Le choix d’un plan de classement et sa mise en œuvre en respectant la réglementation
- La conservation des documents avec la mise en sécurité des documents afin de les préserver de tout risque de perte et de dégradation
- L’organisation et la gestion des documents par le service des archives documentaires
Pour le cas spécifique des documents officiels, la norme ISO 22310 garantit la régulation de leur rédaction ; alors que la norme ISO 23081, quant à elle, se charge de réguler les enregistrements des données.
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Qu’est-ce qu’une archive et quels documents archiver ?
Les archives concernent l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise durant tout l’exercice de son activité.
Elles doivent par conséquent être conservées : elles retracent toute l’activité économique et sociale de l’entreprise. Quant à leurs supports, ils sont variés :
- Documents papiers
- Documents photographiques
- Données électroniques
La gestion proprement dite dépend du type de support à ranger et classer, mais aussi de la politique d’archivage adoptée par l’entreprise (adaptée à son organisation et type d’activité) comme du type spécifique de chaque archive (théorie des 3 âges) :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives ou historiques
Les documents à archiver sont ceux qui répondent à un triple intérêt
- Les dossiers dits vivants sont ceux qui doivent être conservés dans le bureau, afin de disposer des informations utiles au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise
- Les dossiers clos, ne sont plus des archives courantes mais intermédiaires à conserver dans un local de stockage tout au long de leur durée légale de conservation et afin de les consulter en cas de litige ou de contentieux. Grâce à la conservation, les droits des personnes physiques et morales peuvent ainsi être justifiés au regarde de la valeur de preuve.
- Les documents à valeur historique : les archives dites définitives sont conservées définitivement et constituent par conséquent les matériaux de l’histoire sauvegardée de l’entreprise
Classer les archives physiques
Questions courantes que se posent les décideurs en matière de classement et archivage des documents d’entreprise
Quel classement et archivage des documents comptables ? Comment mettre en place le classement et archivage des documents d'entreprise ? Quelles sont les bonnes méthodes de classement et d'archivage ? Quelles techniques de classement des documents utiliser ? Comment organiser ses archives ?
Le classement des documents d’une entreprise répond à des règles de bases à bien respecter pour classer utilement, efficacement et durablement l’ensemble des documents d’une entreprise. Un moment ou un autre, une entreprise se trouve confrontée à la problématique de l’archivage et du classement qu’elle doit gérer, après les avoir produites ou reçues. Laisser s’entasser les documents n’est guère la solution.
Pour retrouver une situation saine, il existe des procédures de classement désignées par l’expression générique de Records Management. C’est un outil de gestion des archives qui préconise de les traiter dès leur création :
- Il a pour fonction d’organiser et de gérer l’ensemble des documents indispensables à la conduite pérenne de l’activité de l’entreprise
- Il a pour finalité de permettre à l’entreprise de disposer à tout moment de ses fichiers
Son champ d’action se limite donc aux archives courantes et intermédiaires, tout en prenant en compte :
- Les durées légales de conservation à respecter
- La traçabilité et le classement
- La conservation et la communication des documents archivés
- La conduite efficace des systèmes et procédures d’archivage
Du point de vue des normes et de la réglementation, le Records Management est un procédé d’archivage également encadré.
Le Records Management a fait l’objet en 2001 d’une norme internationale ISO 15489, reprise en 2002 par l’association française de normalisation (AFNOR) sous le titre NF ISO 15489.
Le Records Management vise donc à l’enregistrement et à la prise en compte du document, dès sa création et donc en amont du processus documentaire. C’est pourquoi, il inclut dans sa démarche un plan de classement ou plan de classification intégrant :
- Un système de nommage et d’identification
- Un système de gestion permettant de structurer et d’organiser les documents identifiés, triés et ainsi classés
Attention aux idées fausses, ranger ne signifie pas classer !
Généralement, le classement s’opère en 2 phases bien distinctes :
- la mise en place d’un cadre de classement, créant ainsi des catégories à distinguer, structurer, hiérarchiser ; le but étant d’identifier chaque document et lui attribuer la place qui lui convient le mieux
- le classement proprement dit ; c’est-à-dire placer les documents dans chacune des catégories ainsi créées
Ce qui différencie le classement du rangement, c’est bel et bien la mise en place en amont de la gestion selon un plan de classement logique et hiérarchisé.
Il est donc essentiel pour le service chargé de la réalisation du plan de classement de se poser les bonnes questions, à savoir :
- Pourquoi il est vital de classer les documents ?
- Quand classer les documents ?
- Comment les classer ?
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Les raisons du classement sont de 2 ordres :
- C’est une obligation légale ; la loi prescrit de les conserver durant toute leur durée légale de conservation, mais aussi de manière à ce qu’ils soient maintenus en bon état, ordonnés, classés et accessibles
- C’est une nécessité vitale pour l’entreprise productrice ou recevant des archives ; le but du classement étant de permettre à l’entreprise de retrouver facilement un document utile et nécessaire à la bonne conduite de son activité
Le classement des archives courantes est fondamental, il est dit originel et cohérent en raison du fait qu’il doit respecter la durée de vie des archives et qu’il devient par conséquent le reflet de l’activité de l’entreprise. Pour bien faire, un classement s’effectue dès la création de l’archive et non après coup ni pour désengorger le tas d’archives stockées sans avoir été traité ni classé.
Quant à la manière de classer, elle demande de la rigueur. Elle procède d’une méthode valable quel que soit le type d’archives (courantes, intermédiaires, définitives). Elle repose sur la distinction à opérer sur la nature des documents :
- Dynamiques et semi-dynamiques ; tous les documents se trouvant dans la phase d’utilité administrative, classés dès leur création afin d’être immédiatement accessibles et consultables car toujours utilisables
- Statiques ; tous les documents n’ayant plus d’utilité administrative (DUA) et qui sont par conséquent définitivement classés
Le classement est rapide et efficace lorsqu’il est entrepris dès la phase de production des archives.
La logique de classement doit prendre en compte la mise en place de niveaux de classement avec :
- La désignation des documents isolés
- Le regroupement des documents en dossier
- La formation de série de dossiers constituant ainsi un fonds d’archives
Le classement des dossiers en série s’effectue selon 4 types de classement possibles :
- Chronologique
- Alphabétique
- Numérique
- Systématique
Par conséquent, il est clair que l’établissement d’un plan de classement ne s’improvise pas et demande beaucoup d’exigences pour être efficace. C’est pourquoi il doit être structuré de manière à s’adapter :
- Aux méthodes de travail du service des archives
- Aux dossiers qu’il classe
Il doit s’inscrire constamment dans une perspective de recherche de documents (comment trouver facilement un document ?) ; et doit donc rester exhaustif.
Structurellement, le plan de classement fonctionne de manière logique et structurée. Les documents sont classés et répartis selon un schéma logique et hiérarchisé, allant du général au particulier. Le but étant d’incorporer tous les documents sans pour autant perdre en précision. Son caractère exhaustif est dû au fait qu’il se charge de classer tous les documents reflétant les tâches de l’entreprise, son activité. Tout un ensemble de documents à classer quel que soit le type de support de conservation (papier, photo, CD rom, données électroniques…)
Enfin, on dénombre 3 types de plan de classement selon le type d’activité de l’entreprise (fonctions et activités), son organisation (sa structure de fonctionnement) et par objet.
| Le plan de classement fonctionnel | Le plan de classement structurel | Le plan de classement thématique ou systématique |
| Basé sur les domaines d’activités et les fonctions de l’entreprise | Basé sur les structures administratives de l’entreprise productrice d’archives | Basé sur les objets, thèmes ou les matières traitées par les documents d’archives |
Comme les archives d’une entreprise sont le reflet de son activité, une préférence toute particulière est accordée au plan de classement fonctionnel. Toutefois, une combinaison des méthodes n’est pas à exclure à condition bien sûr de ne pas mélanger les bases de division et de placer tous les dossiers au même niveau.
Enfin la réussite d’un plan de classement dépendra du service d’archive qui l’établir suite à une connaissance parfaite du fonctionnement, des activités de l’entreprise et du service qu’il gère. C’est pourquoi une enquête au préalable est indispensable pour élaborer un plan de classement fait « sur-mesure ».
Enjeux et avantages d’une mise en œuvre d’un Records Management pertinent et efficace
Des enjeux à ne pas négliger
Grâce à la mise en place d’un Records Management au sein de l’entreprise soucieuse de gérer efficacement ses archives, il est désormais possible pour cette dernière :
- De disposer de tous les documents administratifs archivés dont elle a besoin pour suivre et conduire sereinement son activité
- D’assurer leur traçabilité de manière rigoureuse : utile pour défendre ses intérêts en cas de litige
- De respecter en toute tranquillité les durées légales de conservation et éviter toute perte ou détérioration accidentelle des documents archivés
- De bien identifier les documents qui peuvent être essentiels à la réalisation de ses objectifs : ils sont appelés Records
- De gérer ces Records durant le cycle de vie des documents administratifs
- D’assurer une communication optimale de ces records entre les services
Comment le Records Management développe les performances de l’entreprise ?
Une gestion des archives encadrée par un plan de classement efficace conduit forcement à un gain de temps et de productivité pour l’entreprise et une réduction des coûts de gestion allant dans le même sens. En effet, un classement systématisé des archives implique une circulation et un accès grandement facilité, contribuant ainsi à développer les performances de l’entreprise.
Les durées légales de conservation
La logique d’archivage doit prendre en compte les durées légales de conservation des documents afin de déterminer pendant combien de temps un producteur aurait intérêt à conserver ses documents d’archives, et le devenir de ces documents à l’issue de ce laps de temps.
Questions courantes que se posent les décideurs en matière de durées légales de conservation
Quels documents comptables conserver ? Quelle est la durée légale de conservation des documents d'entreprise ? Quel est le délai légal de conservation des documents d'entreprise ? Quel est le délai de conservation des archives d'entreprise ? Quelle durée dois-je assurer l'archivage de mes documents administratifs ?
Voici une répartition des durées selon la nature des documents :
Durée de conservation des documents commerciaux
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale | 5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
| Les déclarations en douane | 3 ans | Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Tout type de garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | Article L.218-2 du code de la consommation |
| Les polices d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L.114-1 du code des assurances |
Durée de conservation des documents comptables
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Le Livre-journal dans lequel sont enregistrés de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise.
Le Livre d’inventaire regroupant la quantité et la valeur des éléments d’actif et de passif relevés lors de l’inventaire. Le Grand livre de comptes qui reprend les écritures du livre-journal ventilées selon le plan de comptes de l’entreprise tenue et authentification des livres obligatoires. |
Durée de conservation des documents fiscaux
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les impôts sur le revenu et impôts (IR) sur les sociétés (IS) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
Conclusion
La mise en place d’un système de gestion des archives s’avérant fort complexe et nécessitant des ressources en personnel et techniques, les entreprises ont recours de plus en plus à des sociétés de tiers-archivage. Sachant que l’externalisation des archives apporte des garanties de compétences et plus d’indépendance pour les entreprises qui en bénéficient.
Toutes les solutions de gestion de document sont bonnes, si elles sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Il faut également s’assurer que le service archives soit opérationnel et qu’il soit doté d’une bonne organisation. Si ce n’est pas le cas, il est vivement recommandé de confier la gestion à un prestataire de service externe (tiers-archiveur). Il se chargera de mettre en place une politique de gestion.
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