Durée de conservation des amendes et procès-verbaux

Lorsque vous recevez une amende ou un procès-verbal (PV), il est essentiel de connaître la durée de conservation de ces documents. En effet, cette période déterminera le temps dont dispose l’administration pour mener à bien les démarches nécessaires en vue de recouvrer les sommes dues et d’éventuelles majorations éventuelles. Dans cet article, nous allons aborder les différents délais de conservation des amendes et PV, et vous fournir quelques précisions pour mieux gérer ces documents.

DEVIS ARCHIVAGE

Les différents types d’amendes

Avant toute chose, rappelons qu’il existe quatre catégories d’amendes, classées en fonction de la gravité des infractions :

Amende forfaitaire : pour les contraventions les moins graves (vitesse excessive, défaut de port de la ceinture de sécurité, etc.)
Amende forfaitaire majorée : en cas de non-paiement dans les délais impartis, une amende forfaitaire peut être majorée
Amende proportionnelle : pour certaines contraventions liées au stationnement, l’amende est proportionnelle au montant du préjudice subi par la collectivité
Amende de composition pénale : pour certaines contraventions ou délits (dégradation de biens, violence légère, etc.), lorsque le procureur estime qu’il n’est pas nécessaire de poursuivre l’auteur mais que celui-ci doit payer une somme forfaitaire.

Les procès verbaux font partie des papiers à conserver dans vos archives.

Délais de conservation des amendes et PV : les règles générales

La durée de conservation d’une amende ou d’un procès-verbal varie en fonction de plusieurs critères, notamment la nature de l’infraction, le mode de paiement choisi ou encore les délais imparti pour effectuer la transaction. Néanmoins, il existe quelques règles générales :

Les amendes forfaitaires et majorées sont prescrites au bout de 3 ans à compter de la date de commission de l’infraction (ou de la date d’émission du titre exécutoire en cas de recours gracieux ou hiérarchique)
Les amendes proportionnelles sont prescrites au bout de 5 ans à compter de la date de leur établissement
Enfin, les amendes de composition pénale sont prescrites au bout de 3 ans à compter de la date à laquelle elles ont été prononcées par le procureur de la République.

Néanmoins, ces délais peuvent être interrompus dans certaines situations, comme nous le verrons plus loin.

Comment sont notifiées les amendes ?

Pour être valable, une amende doit être notifiée à son destinataire. La notification peut prendre plusieurs formes :

Remise en main propre : lorsque l’amende est dressée directement par un agent verbalisateur (notamment pour les amendes forfaitaires), le contrevenant doit signer l’avis de contravention, ce qui vaut notification.
Envoi postal : si l’amende n’a pas pu être remise en main propre, elle est notifiée par voie postale, à l’adresse inscrite sur le certificat d’immatriculation du véhicule concerné. L’envoi se fait par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception, selon la gravité de l’infraction.
Dématérialisation : depuis quelques années, certains PV peuvent-être dématérialisés et consultables en ligne sur le site de l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions).

Quand intervient la prescription ?

La prescription est une disposition légale qui éteint la dette du contrevenant après un certain laps de temps. Les délais de prescription varient en fonction de la nature de l’amende :

Pour les amendes forfaitaires et majorées, la prescription intervient après 3 ans à compter de la date de commission de l’infraction, ou de la date d’émission du titre exécutoire en cas de recours gracieux ou hiérarchique.
Pour les amendes proportionnelles, la prescription intervient après 5 ans à compter de leur établissement.
Enfin, pour les amendes de composition pénale, la prescription intervient au bout de 3 ans à compter de leur prononcée par le procureur de la République.

Toutefois, il est important de noter que ces délais de prescription peuvent être interrompus dans certaines situations, comme :

L’engagement d’une procédure de recouvrement : le délai de prescription peut ainsi être interrompu par l’émission d’un commandement de payer ou sa notification, voire par certains actes de poursuite (avis à tiers détenteur, saisie-gagerie, etc.).
La contestation de l’amende en justice : si le contrevenant décide d’effectuer un recours gracieux ou hiérarchique auprès de l’autorité qui a pris le PV, le délai de prescription est suspendu jusqu’à la date où la nouvelle décision administrative devient définitive.
La conclusion d’un plan d’étalement des paiements : en cas de difficultés financières, le contribuable peut demander un échéancier de paiement. Si cette demande est acceptée, la prescription est suspendue pendant toute la durée du plan.

Tableau de durée de conservation des procès-verbaux

Durée de conservation	Type de procès-verbal
1 an	Procès-verbaux d’infractions routières (contraventions)
3 ans	Procès-verbaux d’assemblée générale
5 ans	Procès-verbaux d’accident du travail
10 ans	Procès-verbaux de licenciement
30 ans	Procès-verbaux d’expertise immobilière
A perpétuité	Procès-verbaux d’état civil (naissance, mariage, décès)

Conseils pour bien gérer ses amendes et PV

Pour vous aider à mieux gérer vos amendes et procès-verbaux, voici quelques conseils :

Classez vos documents : rangez vos PV et amendes dans un dossier spécifique, afin de les retrouver facilement et de connaître à tout moment le statut des procédures en cours.
Notez les dates importantes : notez les dates de réception, de paiement ou de contestation sur chacun des documents, afin d’être sûr de respecter les délais impartis.
Soyez attentif aux courriers reçus : l’administration fiscale envoie régulièrement des courriers pour rappeler les sommes dues ou signaler des problèmes de recouvrement. Lisez-les attentivement et répondez-y sans tarder pour éviter les complications.
Posez des questions en cas de doute : si vous ne comprenez pas une amende ou un PV, n’hésitez pas à contacter l’autorité compétente (centre de traitement, préfecture, etc.) pour obtenir des explications.

DEVIS ARCHIVAGE

La durée de conservation des amendes et procès-verbaux varie en fonction de la nature de l’infraction, mais aussi des démarches que vous entreprenez pour payer ou contester ces documents. En gardant une trace de toutes vos transactions et en vous informant sur les règles spécifiques qui s’appliquent à chaque type d’amende, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour gérer au mieux cette partie importante de votre vie administrative.