Une entreprise doit s’efforcer de garantir un classement optimal de ses documents, car cela se traduit par des gains en temps et en argent. En effet, un bon classement permet de retrouver rapidement les documents recherchés, évitant ainsi leur perte et les coûts liés à la duplication. Pour réussir cette entreprise, la précision est de mise, tout en respectant certains critères essentiels.
Les Principaux Paramètres à Prendre en Compte pour un Classement Réussi
Plusieurs paramètres doivent être pris en considération pour assurer un classement efficace. Voici les éléments clés à retenir :
1. Accessibilité
Le classement doit être organisé de manière à ce que l’accès aux dossiers soit aisé. Il est essentiel de suivre une logique adaptée au type de classement requis. La taille de l’entreprise et l’étendue de ses activités déterminent le nombre de classeurs ou de dossiers à utiliser.
2. Clarté des Noms
L’attribution de noms clairs et lisibles aux dossiers ou classeurs que vous créez est fondamentale. Il est recommandé d’ajouter une description du contenu, par exemple en précisant le type de facture à classer dans un classeur nommé « Factures« . Pour plus de précision, il est conseillé d’ajouter « clients » ou « fournisseurs« . L’utilisation d’intercalaires à l’intérieur du classeur peut également être bénéfique.
3. Mise à Jour Fréquente
Il est impératif de maintenir le classement à jour en insérant immédiatement tout nouveau document produit. Un classement régulier facilite la recherche des documents et prévient leur égarement. Il est recommandé de classer au fur et à mesure, évitant ainsi l’accumulation de documents à trier ultérieurement, ce qui peut entraîner des pertes de temps et de documents.
4. Classement Épuré
Un classement efficace doit être dépourvu de documents superflus tels que les brouillons et les doublons.
Les Différents Types de Classement
Avant d’appliquer les critères de classement, il est important de connaître les différents types de classement. Trois types principaux se démarquent :
1. Classement Alphabétique
Le classement alphabétique est idéal pour traiter un grand nombre de factures fournisseurs, qui sont généralement nombreux.
2. Classement Chronologique
Le classement chronologique permet de remonter dans le temps. Il est particulièrement efficace pour la gestion des documents bancaires et des factures clients. Il est essentiel de classer les documents du plus récent au plus ancien pour une utilisation optimale. Ainsi, en ouvrant un classeur, les documents les plus récents se trouvent en haut.
3. Classement par Catégories ou par Thématiques
Ce type de classement favorise le regroupement de documents similaires dans un même dossier. Par exemple, les factures clients, les factures fournisseurs, ainsi que les documents liés aux impôts et à la banque peuvent être regroupés dans un dossier approprié.
Il est important de noter que ces différents types de classement peuvent être utilisés en combinaison pour une organisation optimale de vos documents.
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