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    Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan d’archivage établi.
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Archivage - Interventions sur site
Démarche et interventions d’archivage


Plusieurs phases interviennent dans une démarche méthodique et contrôlée :

  1. Analyse, tri, classement et inventaire des documents selon leur nature et en application du plan d’archivage établi.
    Mise en conteneurs normalisés
    Codification anonyme des conteneurs
  2. Indexation des documents
  3. Mise en conteneurs normalisés
  4. Codification anonyme des conteneurs

Etape 2
INTERVENTIONS
D’ARCHIVAGE SUR SITE

Société archivage - INTERVENTIONS D’ARCHIVAGE SUR SITE

Pourquoi établir un inventaire des documents d’archive ?

L’inventaire est un outil de gestion des archives indispensable pour la recherche et la consultation par la suite des documents archivés. Il procède de manière logique et rigoureuse à l’énumération descriptive et détaillée les pièces pouvant constituer un fonds d’archives. L’inventaire des archives est un acte qui s’inscrit dans un cadre réglementaire à respecter. Il est régi par un ensemble de normes, tel que la norme ISAD(G) dont la finalité est de fournir un descriptif pertinent dûment explicite.

L’inventaire donne de très nombreuses et importantes informations sur l’ensemble des documents d’un même fonds :

  • Qui les a produits ?
  • Quelle est leur histoire ?
  • Les documents sont-ils datés ?
  • Quelle est la quantité des documents archivés ?
  • Comment ont-ils été classés ?

Pourquoi indexer les documents ?

Arcalys s’occupe d’indexer tous les documents de manière à respecter le plan de classement. L’indexation des documents est fortement numérisée. Elle permet d’analyser un document et d’en faciliter la recherche. Afin que les clients puissent retrouver facilement leurs documents, Arcalys met en place des outils d’indexation efficaces grâce à son logiciel d’indexation.

Comment se déroule la mise en conteneurs normalisés ?

Arcalys s’occupe de placer les documents archivés dans des conteneurs normalisés, conçus pour contenir les archives papier et garder l’intégrité physique des documents. Arcalys possède un large choix d’archivage : boîtes à archive, accessoires pour dossiers suspendus, porte revues et conteneurs. Ces caisses et conteneurs d’archives sont en carton ondulé rigide et très robuste. La sécurité physique de vos archives est ainsi assurée.

Pourquoi établir un plan de classement des documents ?

Afin d’organiser de façon systématique et durablement les archives, il convient au préalable de constituer un plan de classement. Ce dernier vise à classer et hiérarchiser tous les documents nécessaires à la survie administrative, économique et sociale de l’activité de l’entreprise.

Il existe plusieurs types de classement dont voici les principaux ou les plus communément utilisés :

  • Le plan de classement alphabétique
  • Le plan de classement numérique
  • Le plan de classement thématique

Il existe des critères servant à évaluer l’efficacité d’un plan de classement. Sa méthodologie permet le regroupement logique et hiérarchique des documents d’archives. Un plan de classement est efficace et pertinent s’il répond à ces principaux critères : l’accessibilité, la mise à jour, l’épuration et la fiabilité. C’est à partir de ces critères que l’archiviste choisi le type de plan de classement le plus adapté aux besoins en gestion d’archives.

Une fois les documents bien identifiés, classés et archivés, il convient également de les mettre à jour pour garantir leur partage, mais aussi leur conservation en toute sécurité et à l’abri de toute détérioration possible.

Quant à l’épuration, c’est une phase du plan de classement à ne pas négliger, surtout en cas de destruction de document et suivant le choix des documents à détruire. Les documents en double, ceux qui sont inutiles ou ne sont aucunement des documents sensibles sont des documents à détruire.

Enfin, le plan de classement se doit d’être le plus fiable possible afin de pouvoir retrouver aisément n’importe quel document à tout moment du cycle de la vie des documents d’archives conservés.

Pourquoi demander un devis global pour l’archivage de mes archives ?

La gestion des archives selon un plan d’archivage dûment constitué et appliqué n’est pas chose facile. Surtout lorsqu’il faudra procéder à l’élimination des archives. C’est pourquoi, les entreprises ne disposant pas de suffisamment de ressources tant techniques qu’humaines pour assurer leur propre archivage, font appel à des entreprises spécialisées en archivage telles que Arcalys. Si votre entreprise se trouve dans ce cas, n’hésitez pas à nous contacter afin de que l’on établisse un devis personnalisé.