L’archivage physique des informations étant une obligation légale, toutes les entreprises s’assurent de le faire. Néanmoins, lorsque le temps passe, certains de ces documents ne sont plus nécessaires et prennent inutilement de la place. Alors que les locaux de l’entreprise deviennent de plus en plus encombrés, il se pose le problème des charges liées au stockage des archivages. C’est ainsi que le déstockage devient nécessaire et important pour toute entreprise. Qu’est-ce que c’est et pourquoi est-il réalisé ?
Qu’est-ce que le désarchivage ?
Le désarchivage consiste à détruire des documents qui sont devenus obsolètes au sein d’une entreprise. Il peut s’agir des factures, des dossiers financiers et autres. Au fil du temps, certains des fichiers archivés prennent de la place inutilement et ne sont plus d’actualité. C’est dans cette optique qu’il devient nécessaire et important de les détruire. Le désarchivage permet en premier lieu de faire de la place dans les locaux de l’entreprise. En plus, il permet de recycler certains papiers archivés et inscrit l’entreprise dans une dynamique de responsabilité écologique. Il permet aussi de réduire les coûts liés à l’archivage.
Comment ça se passe ?
Pour réaliser le désarchivage, il est préférable de faire recours à une entreprise spécialisée dans ce domaine. Tout de même, il est possible de fédérer les collaborateurs ou employés autour de cette tâche. Néanmoins, certaines règles doivent être respectées dans le processus. Les archives ont une durée de vie de 2 à 30 ans en fonction du type de documents dont il s’agit. Une connaissance parfaite des types de fichiers à détruire est importante. Voilà pourquoi un spécialiste sera parfait pour cette tâche.
Destruction confidentielle des documents
La fuite d’informations peut être nuisible pour une entreprise. De plus, lorsque des informations confidentielles comme les données personnelles des clients et des partenaires, les numéros de sécurité sociale, les numéros de compte bancaire, les fiches médicales, les informations commerciales et autres ne sont pas détruites de manière sécurisée, elles peuvent tomber dans les mains de personnes malhonnêtes. C’est la raison pour laquelle le désarchivage doit être encadré et se faire de manière sécurisée.
Comprendre le RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données
Le RGPD est une législation entrée en vigueur dans l’Union européenne en 2018. Son but est de protéger les données et la vie privée de tous les citoyens de l’UE. Ainsi, le RGPD assure un encadrement de la récolte, du traitement et de l’utilisation des données personnelles au sein de tous les organismes, qu’ils soient dans le public tout comme dans le privé. Il existe des amendes prévues contre ceux qui ne respecteront pas cette législation. Il s’agit d’une amende pouvant aller jusqu’à 20 millions de dollars ou 4% du CA de l’entreprise.
Quels sont les avantages du désarchivage ?
Un geste écologique pour une entreprise responsable
En réalité, les déchets issus du désarchivage sont acheminés vers les organismes spécialisés pour leur destruction complète ou pour le recyclage de certains papiers qui sont transformés en papiers neufs, prêts à être utilisés. De plus, après ce processus, certaines entreprises reçoivent une certification tenant lieu de ce désarchivage écologique, ce qui leur permet de s’inscrire dans une dynamique écologique pour la protection de l’environnement. Il est estimé à plus de 7000 litres d’eau, 4000 kilowatts et 17 arbres sauvés, juste avec le recyclage d’une tonne de papiers. Se lancer dans un désarchivage écologique, c’est être un acteur clé de la dynamique de la protection de la planète terre et de l’écosystème.
Le désarchivage pour gagner en espace dans les locaux d’entreprise
La plupart des archives prennent beaucoup d’espaces dans les bureaux. Même si certaines pièces sont allouées à ces fichiers, elles deviennent rapidement insuffisantes. C’est ainsi qu’une sauvegarde et un archivage numérique des informations s’imposent. Une fois que cela est réalisé, les fichiers physiques peuvent être détruits, ce qui permet de créer de l’espace dans l’entreprise. Les étagères des entreprises peuvent accueillir de nouveaux documents ou servir à d’autres fins. Avec un désarchivage, il est aussi possible de préserver les locaux de l’intrusion de certains insectes et des rongeurs qui sont vecteurs de maladies. Ces locaux et espaces dégagés peuvent servir à d’autres projets et rentables au sein de l’organisation.
Économie des frais de stockage en entreprise
La destruction des archives permet aux entreprises de faire de réelles économies sur les frais relatifs à la gestion des dossiers. En effet, grâce au désarchivage, il n’y a plus lieu d’investir une importante somme dans l’achat des boîtes d’archivage. De plus, les fichiers sont recyclés et réutilisés, ce qui fait un bon retour pour l’entreprise. D’un autre côté, des archives trop importantes limitent le temps de travail et de productivité des collaborateurs et des employés. En passant beaucoup de temps dans l’archivage des informations et dans la recherche des informations, il y a beaucoup de perte de temps, et donc beaucoup de perte d’argent au sein de l’organisation. De ce fait, un désarchivage permet de réaliser d’importantes économies sur plusieurs plans au sein de l’entreprise.
Trouver le prestataire pour le désarchivage
Bien qu’il soit possible pour chaque entreprise de réaliser la destruction des archives à l’interne, il est préférable de faire appel à un spécialiste, c’est-à-dire un prestataire externe. En réalité, il est important de mentionner que le désarchivage est une tâche assez complexe et qui nécessite de nombreuses compétences, mais aussi des connaissances de la loi en vigueur. Il existe un grand nombre de prestataires auxquels vous pouvez faire appel. Cependant, avant de faire votre choix, il est important de comprendre les méthodes utilisées par le prestataire, mais aussi les prix proposés. Il existe de nombreux moyens comme l’utilisation des comparateurs en ligne pour effectuer votre choix. Les prestataires externes se chargent en général de réaliser les tris des archives et d’envoyer les archives vers des usines recyclages. Lorsqu’il y a des documents à détruire de manière sécurisée, il est possible de procéder par broyage ou par incinération. En fonction de vos besoins, le prestataire pourra choisir la méthode qui lui semble convenable.
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