L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à cet effet. Les avocats ou notaires sont censés établir une liste claire de tous les dossiers bouclés qu’ils ont eus à traiter pour ensuite les stocker là où il faut afin de les retrouver en bon état lorsque cela s’impose. Découvrez comment ces hommes du droit s’y prennent pour réussir l’archivage de nos documents.
Format ou support de conservation des archives d’avocat ou de notaire
La conservation des archives d’avocat ou de notaire est possible soit en format électronique, soit en format papier, soit à la fois en format électronique et format papier. Avant de choisir une quelconque méthode d’archivage, l’avocat ou le notaire veille d’abord à respecter toutes les obligations légales et réglementaires qui lui incombent. Il est par exemple prévu que si les données de ses registres sont entrées et reportées par des méthodes mécaniques ou électroniques, l’avocat doit veiller à ce qu’une copie papier soit produite dès que le barreau en fait la demande.
Très souvent, cet archivage est effectué en vue de servir de preuve documentaire. La loi demande donc à l’avocat ou au notaire de prendre les mesures qui s’imposent afin de respecter toutes les règles de preuve qui régissent leurs documents. Pour qu’ils puissent constituer des éléments de preuve, ces documents doivent être produits, contrôlés et archivés selon certaines dispositions. Le but est de veiller à ce qu’ils restent lisibles, fiables et accessibles durant toute leur période de conservation. À propos de période de conservation, un organisme d’archivage de documents peut permettre d’en savoir plus.
Lieu d’entreposage des dossiers archivés
Une chose est d’archiver les dossiers de notaire et d’avocat et une autre est de les entreposer au bon endroit. À ce sujet, sachez qu’il est possible de réaliser la conservation sur place ou dans un endroit externe. Le plus important dans tous les cas est de faire en sorte que la confidentialité du document soit protégée. Cela impose donc de veiller à ce que les installations d’entreposage soient sécurisées pour éviter la perte ou l’endommagement des dossiers archivés. Si c’est un stockage électronique qui est effectué, un cryptage est possible. L’avocat ou le notaire doit examiner le support sur lequel les dossiers électroniques sont stockés. Il peut s’agir entre autres de disque externe ou d’une bande de sauvegarde. L’entreposage des documents ne serait pas parfait s’il est difficile d’accéder aux documents ou données figurant dans le dossier durant la période de conservation.
Destruction des dossiers clients après le délai d’archivage
Après le délai d’archivage, les avocats et les notaires ont le droit de détruire les dossiers clients qu’ils avaient conservés. Mais cela ne se fait pas n’importe comment. La plus grande précaution à prendre dans le cadre de cette démarche est de veiller à préserver la confidentialité de l’ensemble des documents à détruire.
Il ne faut absolument pas qu’ils tombent dans la main de tiers. S’il s’agit de fichiers numériques, l’avocat ou le notaire doit être sûr que la consultation future du support sur lequel les dossiers étaient sauvegardés ne permettra pas d’avoir un quelconque signe de leur trace. Les documents en papier seront purement et simplement déchiquetés ou incinérés. Et lors de cette opération, l’avocat ou le notaire doit être sûr que rien ne trahira leur confidentialité. Il est tenu de s’assurer que tout le contenu du dossier est détruit.
Il est conseillé aux avocats et aux notaires de garder un registre de tous les dossiers détruits. Celui-ci doit contenir absolument le nom et l’adresse du client, le numéro affecté au dossier, la date de sa fermeture, une brève description de la nature de l’affaire et la date de la destruction.