Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archives.
Quels sont les éléments d’un « plan d’archivage »
Le « plan d’archivage » assure l’organisation du calendrier et du périmètre d’archivage, mais pas seulement. Il gère également les demandes de rechargement, les responsabilités liées à la conservation des documents d’archives et leur destruction une fois la durée de conservation légale dépassée. Il est important qu’un plan d’archivage soit réalisé en concertation avec les responsables juridiques et documentaires. Il est ensuite validé par le comité de pilotage.
Information sur l’archivage papier
L’organisation des archives physiques définie par le « plan d’archivage » vise à assurer la cohérence de la politique d’archivage de la structure. Une pièce justificative référencée dans le système d’information doit pouvoir être retrouvée aisément dans les archives papier.
Information sur l’archivage des éléments dématérialisés
La gestion des données et documents dématérialisés reste le point le plus complexe. La procédure d’archivage doit définir quelles informations sélectionner et assurer leur qualité (informations complètes, datées et référencées) dans le format exigé par la législation. Devront également être traitées la pérennité des supports et leur éventuelle destruction (définition des règles), la question de l’externalisation partielle ou totale des archives et la procédure de rechargement des archives pour consultation. Le dernier point concerne les acteurs (producteurs d’information, utilisateurs, propriétaires, etc.) et leur rôle dans l’organisation de l’archivage.
Comment transmettre un plan d’archivage lors d’une restructuration d’entreprise
Lors d’une réorganisation (fusion, rachat, restructuration, etc.), une entreprise devra veiller à assurer la transmission et la pérennité des archives si l’entité subit de profonds changements au niveau organisationnel. Les dirigeants ont également tout intérêt à harmoniser les politiques et systèmes d’archivage numérique des différentes structures.
Se poser les bonnes questions pour mettre en place un bon plan d’archivage
Vous devez vous poser un certain nombre de questions afin d’être sûr de mettre en place un bon plan d’archivage. En voici les plus pertinentes :
Quel périmètre d’archivage retenir ? Quelle sera la durée de conservation ? Sur quels supports les documents seront archivés ? Comment donner une valeur probante à l’archivage ? Sous quelle forme seront restituées les données ? Comment permettre la consultation des archives ? Quel classement réalisé pour mieux identifier ultérieurement les archives ? Quelle politique de destruction mettre en place ?
Les réponses à ces différentes questions vous permettront de poser des actes précis pour la définition plan d’archivage viable.
Définir le périmètre d’archivage, un point particulièrement important
Parmi les nombreuses questions que vous aurez à vous poser pour la mise en place de votre plan d’archivage, celle relative au périmètre d’archivage est particulièrement importante. C’est un point qui permet de mener la réflexion sur la bonne façon d’archiver aussi bien les données numériques que les données physiques.
Concernant les données numériques, il est clair que leur stockage doit se faire sur un support informatique. En définissant le périmètre d’archivage, vous aurez un aperçu clair de tous les éléments dématérialisés à stocker. Il peut s’agir des fichiers relatifs aux écritures comptables, aux données de gestion des immobilisations et de toute la documentation relative au plan comptable de l’entreprise. Il est important de noter que l’utilisation d’une GED (Gestion électronique de documents) est la bienvenue pour le traitement correct de vos données numériques en vue de leur archivage.
Définir le périmètre d’archivage c’est aussi se pencher sur la bonne façon de procéder à l’archivage de ses documents papier. Car même si la dématérialisation est de plus en plus à l’ordre du jour, les dossiers physiques sont toujours exploités au sein des administrations. Il est même impossible de s’en débarrasser définitivement. Vous devez donc identifier tous vos documents papier à archiver. À cet effet, un tri rigoureux s’impose. Il est notamment important de veiller à mettre de côté les documents qui ne servent à rien. Comprenez donc que ce ne sont pas tous vos dossiers que vous devez archiver. L’archivage physique concerne uniquement les documents qui ont de la valeur. Ce type de stockage étant difficile à réaliser en interne, l’idéal est de l’externaliser en sollicitant les services d’un organisme spécialisé.
Prévoir une éventuelle migration du système d’information
En définissant votre plan d’archivage, prévoyez la migration de votre système d’information. C’est une situation qui peut arriver pour une raison ou pour une autre. Ce qui est nécessaire dans un tel cas est de respecter certaines règles de haute importance. Il est notamment indispensable de faire tout pour conserver les données de l’ancien système afin que vous puissiez exploiter à nouveau vos archives. Pour ne prendre aucun risque, le mieux est de confier cette délicate tâche à une structure qui s’y connait.
Avant de procéder à une importante migration, il est bon d’élaborer un plan d’archivage ainsi qu’un plan de sauvegarde du processus de reprise. Dans le cadre de cette démarche, la documentation de l’ancien système doit être conservée. Il faut ensuite la compléter par la description des règles de migration utilisées et des contrôles réalisés afin d’assurer l’intégrité des données reprises.
Notez que dans le cadre des procédures d’archivage, c’est une nécessité de conserver les données avant et après la migration. Tous les éléments relatifs aux traitements de reprise de données et la documentation qui porte sur les modalités de migration utilisées sont des traces à ne pas perdre.
Diverses contraintes à considérer
En élaborant votre politique d’archivage, pensez aux diverses contraintes auxquelles vous pouvez être confrontées. Il est possible que celles-ci soient d’ordre fiscal, comptable et commercial. Aussi, ne perdez pas de vue les éventuels contentieux, les considérations historiques et patrimoniales ainsi que les besoins de conservation liés à la préservation de la continuité d’activité.