L’archivage électronique s’est démocratisé ces dernières années et est de plus en plus mis en pratique dans les administrations. Mais il doit répondre à diverses exigences afin que l’accès aux archives soit facilité et la sauvegarde des documents parfaits. Il existe différents types de systèmes d’archivage électronique.
Tableau récapitulatif des différents types d’archivage électronique
| Type d’Archivage Électronique | Description |
|---|---|
| Archivage sur Serveur Local | – Stockage des données sur des serveurs physiques localisés dans les locaux de l’entreprise. |
| – Gestion interne complète, mais nécessite des ressources matérielles et humaines. | |
| Archivage dans le Cloud | – Stockage des données sur des serveurs distants accessibles via Internet. |
| – Évite la nécessité d’infrastructures physiques, offre une scalabilité et une accessibilité accrues. | |
| Archivage de Documents | – Stockage de fichiers électroniques tels que des documents Word, PDF, Excel, etc. |
| – Organisation structurée avec des méta-données pour faciliter la recherche. | |
| Archivage de Courriels | – Conservation et gestion des emails et pièces jointes à des fins de conformité et d’accessibilité. |
| – Souvent intégré aux systèmes de gestion des courriels. | |
| Archivage d’Images | – Conservation d’images numérisées de documents physiques. |
| – Utile pour la préservation d’archives historiques. | |
| Archivage de Bases de Données | – Stockage sécurisé et organisé de grandes quantités de données structurées. |
| – Gestion des données structurées pour la récupération d’informations spécifiques. | |
| Archivage d’Applications | – Conservation d’applications logicielles spécifiques, y compris leur configuration et données associées. |
| – Permet de préserver l’intégrité des anciennes versions d’applications critiques. | |
| Archivage d’États Systèmes | – Sauvegarde des configurations et états des systèmes informatiques. |
| – Utile pour la reprise après sinistre et la préservation de l’historique des configurations. |
Il est important de noter que ces types d’archivage électronique peuvent être utilisés individuellement ou combinés en fonction des besoins spécifiques de l’entreprise.
Mise en application de la GED
Pour faire de l’archivage électronique, on peut mettre en application la GED (Gestion électronique de documents). Il s’agit d’un outil informatisé qui vise à gérer les archives pour la conduite quotidienne des affaires, comme les téléchargements, les partages, les modifications et les suppressions des données. Son rôle n’est pas d’assurer la conservation de ces archives avec les pages d’authenticité et de pérennité. La GED contribue à l’amélioration de l’échange et la manipulation des informations au sein d’une entreprise, en créant notamment de nombreuses versions d’un même document. Cet outil donne également la possibilité de mettre en place des workflows en fonction par exemple des processus de validation.
Mise en place du SAE
Il est également très utile de mettre en place le SAE (Système d’archivage électronique) pour faire de l’archivage électronique. Ce type de système de gestion ne se limite pas seulement au stockage des données archivées. Il va plus loin en intégrant les règles de record management définies par l’entreprise, comme la durée de conservation, la typologie des documents et le niveau de confidentialité. Vous pouvez en savoir plus sur l’archivage électronique en visionnant cette vidéo :
Le SAE est une méthode parfaitement indiquée pour parfaire la consultation et la restitution des documents papier ou des données électroniques dans le temps, tout en garantissant leur intégrité et leur pérennité. Avant de le déployer, vous devez mener une étude d’opportunité et environnement juridique. Dans le cadre de cette démarche, il est nécessaire que vous trouviez des réponses fondamentales à certaines questions : est-ce que votre organisation reçoit ou émet des documents électroniques ? Si oui, quels types de documents recevez-vous de façon électronique ? Une étude d’opportunité et environnement sérieusement réalisée sur les données que vous échangez numériquement est la bienvenue pour avoir les réponses reflétant la réalité. Elle doit être menée au sein et en dehors de votre entreprise, ce qui vous permettra de définir le périmètre du système d’archivage numérique. Elle est également utile pour délimiter avec précision le contexte juridique et réglementaire dans lequel l’organisation et les échanges documentaires se situent. C’est à ce niveau que vous devrez prendre en compte le respect de la norme NF Z42-013 (Iso 14641). Il est bon à ce stade de faire appel à des juristes et à des archivistes pour une bonne réussite du projet.
La mise en place d’un SAE passe aussi par la réalisation d’une étude de faisabilité et de l’environnement financier et technique. Le plus important à ce niveau est le choix de la solution la plus adaptée. Est-il plus intéressant de préférer un système d’archivage numérique en interne ou d’opter pour une externalisation ? Vous parviendrez à choisir la bonne formule si vous prenez le temps d’examiner un ensemble de points sous leurs aspects organisationnels, techniques et financiers. Demandez-vous notamment si vous avez besoin d’archives en ligne ou si vous pouvez vous contenter d’archiver vos documents et données sur des supports électroniques amovibles ou des disques optiques numériques. En cas de choix d’archives en ligne, il faudrait être sûr de disposer d’un espace qui peut accueillir un local informatique sécurisé permettant le respect des normes de sécurité obligatoires d’un SAE. Aussi, penchez-vous sur les équipes d’exploitation et assurez-vous que celles-ci tiendront compte des normes en vigueur et agiront en fonction de procédures rigoureuses de suivi des incidents. En outre, soyez curieux de savoir quelle solution de recours sécurisée est mise en place pour la duplication des documents archivés. S’il est préférable de miser sur un deuxième centre informatique sécurisé, voyez comment cela peut se faire. C’est peut-être finalement l’archivage sur des supports amovibles qui vous intéressera. Dans ce cas, soyez sûr que votre infrastructure comporte des emplacements de stockage sécurisés pour le rangement des supports. Pensez aussi à la possibilité ou pas de mettre en place des procédures sécurisées pour l’enregistrement, la manipulation ou le transfert des supports. Pour cette importante étape, c’est la direction financière, la direction informatique et la direction juridique qui est visée, de même que les représentants des métiers concernés par le SAE d’autant plus que ce sont eux qui vont déterminer les points d’accès aux archives.
Recours au coffre-fort électronique
L’archivage électronique peut se faire via un coffre électronique. Il est bon d’indiquer que c’est un élément qui est parfois complémentaire au SAE. Dans la norme NF Z 42-020, on parle plus de CCFN (Composant coffre-fort électronique). Tout comme le coffre-fort physique, le coffre-fort électronique met en avant un espace ultra sécurisé qui est destiné à protéger les documents et à leur conférer une valeur probante. Ce dispositif favorise le contrôle des accès et assure la traçabilité et l’authenticité d’une archive. Sachez que la traçabilité et l’authenticité sont des paramètres de haute importance qui sont d’ailleurs considérés pour qu’on accepte un document comme élément de preuve en justice. Mais il est bon d’indiquer que le coffre-fort électronique ne peut remplacer une GED puisqu’il ne permet pas la gestion courante d’un document.