La gestion des documents administratifs est un enjeu majeur pour les entreprises et les particuliers. En effet, il n’est pas toujours facile de savoir combien de temps conserver ces documents, notamment pour éviter tout problème en cas de contrôle ou d’audit. Dans cet article, nous allons vous fournir les indications nécessaires sur la durée de conservation des documents administratifs, que ce soit pour une société ou pour une personne physique.
DEVIS ARCHIVAGE
Les documents administratifs que doit conserver une entreprise
La conservation des documents administratifs est essentielle pour la pérennité et la sécurité juridique d’une entreprise.
Liste des documents administratifs que doit conserver une entreprise
- Statuts de l’entreprise
- Kbis
- Registre du commerce et des sociétés
- Registre des métiers
- Contrats de travail
- Baux commerciaux
- Factures d’électricité, d’eau, de gaz, etc.
- Plan comptable général
- Déclaration sociale des indépendants (DSI)
Liste des documents fiscaux et comptables de l’entreprise
Documents fiscaux, déclarations fiscales
- Déclaration de résultats (liasse fiscale)
- Déclaration de TVA
- Déclaration de contribution économique territoriale (CET)
- Déclaration de taxe foncière
- Déclaration de taxe d’habitation
- Déclaration de CFE (Cotisation Foncière des Entreprises)
- Déclaration de CVAE (Contribution sur la Valeur Ajoutée des Entreprises)
- Déclaration d’impôt sur les sociétés (IS)
- Déclaration des micro-entrepreneurs (ex-auto-entrepreneurs)
- Déclaration des prélèvements sociaux
Avis d’imposition
- Avis d’impôt sur les sociétés
- Avis de TVA
- Avis de CET
- Avis de taxe foncière
- Avis de taxe d’habitation
- Avis de CFE
- Avis de CVAE
- Avis d’impôt sur le revenu (pour les dirigeants d’entreprise)
Justificatifs fiscaux
- Factures
- Tickets de caisse
- Notes de frais
- Relevés de compte bancaire
- Justificatifs de déductions fiscales (frais réels, dons, etc.)
- Livres comptables (si soumis à l’obligation)
Documents et livres comptables
- Livre-journal
- Grand livre
- Livre d’inventaire
Journaux
- Journal des ventes
- Journal des achats
- Journal de banque
- Journal de paie
Pièces justificatives comptables
- Factures
- Tickets de caisse
- Notes de frais
- Relevés de compte bancaire
- Justificatifs de paiement
Cette liste peut varier selon la situation de chaque entreprise.
Conservation des documents fiscaux pour les entreprises
Pour une entreprise, la durée légale de conservation des documents comptables et fiscaux est fixée à 10 ans à partir de la clôture de l’exercice concerné. Cette règle s’applique notamment aux :
- Bilans et comptes de résultat
- Grand-livre et livre-journal
- Journaux auxiliaires (achats, ventes, trésorerie, etc.)
- Factures émises et reçues
- Soldes intermédiaires de gestion et ratios financiers
- Registre des immobilisations et des amortissements
Cette durée est également appliquée pour les pièces justificatives relatives aux opérations imposables et aux taxes exigibles sur ces opérations, notamment en matière de TVA.
Documents sociaux à conserver pour une entreprise
Les entreprises sont tenues de conserver un certain nombre de documents en matière sociale :
- Livre de paie et bulletins de paie : 5 ans
- Registre du personnel : 5 ans après la fin du contrat de travail concerné
- Déclarations sociales (URSSAF, Pôle Emploi, etc.) : 3 ans à compter de la date d’établissement du document
- Main d’œuvre étrangère : pour toute la durée du séjour de l’étranger
- Contrats de travail, ruptures conventionnelles et licenciements : 5 ans à partir de la fin du contrat de travail concerné
Documents commerciaux et contractuels à conserver
L’entreprise doit conserver certains documents en matière commerciale et contractuelle :
- Contrats et autres conventions entre entrepreneurs, fournisseurs et clients : pendant toute la durée de la relation commerciale et jusqu’à l’expiration des délais de prescription pour intenter une action en justice (généralement 5 ans)
- Registre des entrées et sorties de marchandises : 5 ans
- Factures émises ou reçues autres que celles mentionnées dans les paragraphes précédents : 10 ans
Pourquoi une entreprise doit conserver ses documents administratifs ?
La conservation des documents administratifs est une obligation légale pour les entreprises. Elle est essentielle pour plusieurs raisons :
Respect des obligations légales
- Droit fiscal: Les entreprises doivent conserver leurs documents comptables et fiscaux pendant plusieurs années pour justifier de leurs déclarations et se prémunir d’un contrôle fiscal.
- Droit social: Les documents liés aux salariés (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) doivent être conservés pour respecter le Code du travail.
- Droit commercial: Les documents liés aux transactions commerciales (factures, contrats, etc.) doivent être conservés pour garantir la traçabilité des opérations.
Preuve de l’activité de l’entreprise
Les documents administratifs constituent la mémoire de l’entreprise et permettent de :
- Justifier de ses droits en cas de litige
- Reconstituer son histoire et son activité
- Suivre son évolution et ses performances
Amélioration de la gestion interne
L’archivage des documents permet de :
- Gagner en efficacité en centralisant les informations
- Améliorer la prise de décision en s’appuyant sur des données fiables
- Faciliter le suivi des projets et des tâches
Protection en cas de sinistre
La conservation numérique des documents permet de les protéger en cas de perte, de vol ou de destruction des supports physiques.
Conservation des documents administratifs pour les particuliers
La conservation des documents administratifs est une obligation légale pour les particuliers. Il est important de conserver ses documents pendant une durée déterminée afin de pouvoir les utiliser en cas de besoin, par exemple pour justifier de ses droits ou pour effectuer des démarches administratives.
Liste des documents administratifs d’un particulier (personne physique)
Documents d’identité
- Carte nationale d’identité (CNI)
- Passeport
- Permis de conduire
- Titre de séjour (pour les étrangers)
- Acte de naissance
- Livret de famille
- Carte Vitale
- Attestation de sécurité sociale
Documents fiscaux
- Avis d’imposition
- Déclaration de revenus
- Justificatifs fiscaux (factures, notes de frais, etc.)
Documents liés au logement
- Contrat de bail
- Factures d’électricité, d’eau, de gaz, etc.
- Taxe foncière
- Taxe d’habitation
Documents liés à la santé
- Dossier médical
- Carte Vitale
- Attestation de mutuelle
- Ordonnances médicales
- Résultats d’examens médicaux
Documents liés à la famille
- Acte de mariage
- Acte de divorce
- Jugement de tutelle
- Livret de famille
- Certificat de naissance
Documents liés à l’éducation
- Diplômes
- Bulletins scolaires
- Livret scolaire
Documents liés à l’emploi
- Contrat de travail
- Bulletins de paie
- Attestation Pôle Emploi
- Certificat de travail
Documents liés aux véhicules
- Carte grise
- Certificat d’immatriculation
- Assurance automobile
- Permis de conduire
Divers documents comptables et administratifs
- Relevés bancaires
- Factures d’achats
- Contrats d’assurance
- Justificatifs de domicile
- Correspondances administratives
Cette liste peut varier selon la situation de chaque personne.
Durée de conservation des documents administratifs d’un particulier
Pour les particuliers également, il est important de conserver certains documents relatifs à leurs engagements contractuels, notamment pour se prémunir contre tout litige :
- Contrats de vente ou de prestation de services : 5 ans après la fin de l’exécution du contrat
- Quittances, lettres de réclamation et accusés de réception : 3 ans après leur émission ou réception
- Relevés bancaires et ordres de virement : 5 ans après leur réalisation
Conservation des documents fiscaux et comptables pour les particuliers
Voici la durée de conservation minimale pour les documents administratifs les plus courants :
- Documents d’identité : à vie
- Documents fiscaux : 3 ans
- Documents liés au logement : 6 ans
- Documents liés à la santé : 20 ans
- Documents liés à la famille : à vie
- Documents liés à l’éducation : à vie
- Documents liés à l’emploi : jusqu’à la liquidation de la retraite
- Documents liés aux véhicules : 5 ans
Il est important de noter que ces durées de conservation sont des minimums.
Pour les particuliers, la durée de conservation des documents fiscaux varie en fonction du type de document :
- Déclarations de revenus et avis d’imposition : 3 ans après l’année d’imposition
- Justificatifs des revenus, charges et crédits d’impôt : 3 ans à compter de la date limite de déclaration des revenus de l’année concernée
- Factures de travaux ouvrant droit à réduction/crédit d’impôt : pendant toute la durée du crédit d’impôt et jusqu’à la fin de l’année suivant celle où les dépenses ont été engagées
Documents sociaux
Pour les particuliers employeurs, notamment ceux qui emploient des aides à domicile, il est recommandé de conserver les documents suivants :
- Bulletins de paie et contrats de travail : 5 ans
- Déclarations sociales (DUE, attestations Pôle Emploi, etc.) : 3 ans à compter de la date d’établissement du document
- Certificats de travail et attestations assedic : 5 ans après la fin du contrat concerné
Pourquoi respecter ces durées de conservation ?
En cas de contrôle ou d’audit de la part des services fiscaux ou sociaux, il est essentiel de pouvoir présenter les documents demandés dans les délais requis. Une absence de documents ou une conservation insuffisante peut entraîner des sanctions financières voire pénales pour les entreprises comme pour les particuliers.
Chaque administration a ses propres exigences en matière de durée de conservation des documents. Il est donc prudent de se renseigner auprès de chaque organisme avant de jeter ou détruire un document dont la date de conservation semble atteinte. En cas de doute, il est toujours préférable de conserver le document le plus longtemps possible.
Respecter les durées de conservation recommandées pour vos documents administratifs vous évitera bien des soucis en cas de contrôle ou de litige. N’hésitez pas à vous référer régulièrement à ces recommandations pour une gestion optimale de vos archives.
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