Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

L’archivage à valeur probante fait référence à l’ensemble des dispositions technologiques et organisationnelles utiles pour enregistrer, stocker et archiver les documents électroniques.

DEVIS ARCHIVAGE

Pourquoi choisir l’archivage à valeur probante

C’est une démarche qui vise à garantir une bonne conservation des éléments électroniques, ainsi que leur documentation avec des métadonnées simplifiant les recherches. Le but est également d’assurer leur inaltérabilité. La valeur probante permet à un fichier numérique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original.

Il est vrai que la dématérialisation est une démarche vulgarisée dans les administrations. Mais elle ne peut faire oublier l’archivage physique qui est une pratique encore utile.

L’archivage physique : une pratique encore utile

Les entreprises ont toujours besoin d’utiliser le papier et sont forcément amenées à en produire en grand nombre. La bonne nouvelle est qu’elles ne devraient plus se soucier de l’archivage de leur pile de dossiers car des spécialistes peuvent s’en charger. En sollicitant certaines sociétés spécialisées en archivage physique, vous pouvez conserver vos archives papier en toute sécurité, dans le strict respect des normes. Et à chaque fois que vous aurez besoin d’y avoir accès, cela sera possible. Une simple demande doit être formulée à cet effet. Quel que soit votre domaine d’activités, que vous soyez dans le public ou dans le privé, vous trouverez une offre d’archivage physique parfaitement adaptée à vos besoins.

Comment être sûr de la valeur probante d’un document ?

Pour être sûr de la valeur probante d’un document, il est impératif de respecter certaines règles. A cet effet, il est recommandé de se fier à ce que dit l’arrêté du 23 mai 2019. Celui-ci fixe les modalités de numérisation des pièces comptables établies ou reçues sur support papier. Il est aussi bon d’être informé des prérequis relatifs à la dématérialisation des documents. Un point important qui en est issu est la reproduction à l’identique. Comprenez ici que la copie du document doit être conforme à l’original, aussi bien en image qu’en contenu. Il ne doit pas y avoir de modification, de retouche ou d’altération. En cas de compression d’un fichier pour la réduction de son poids, cela doit être fait de sorte à ne perdre aucune information. Ces prérequis font également état de ce que tous les documents doivent être numérisés et conservés sous le format PDF ou PDF A/3 afin de garantir l’interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. On note en outre la nécessité de mettre en place un système de sécurité, de conformité ou d’horodatage qui correspond au moins au référentiel général de sécurité (RGS), en veillant à indiquer les dates des différentes opérations effectuées.

Utilité de l’archivage à valeur probante

Les besoins d’archivage électronique augmentent de plus en plus avec la dématérialisation des données. Le stockage numérique des documents est une démarche qui vise à faire baisser les coûts d’archivage et les frais supplémentaires qui en découlent. Certains considèrent que l’archivage électronique est plus sécurisé et moins cher par rapport à l’archivage papier : cela reste à démontrer. Le modèle à valeur probante est particulièrement intéressant, car il simplifie la réception des documents et préserve leur intégrité. Il évite par exemple d’être confronté au sort réservé aux notes de frais. En effet, 15 % des justificatifs sont perdus ou détériorés.

Le coût engendré pour faire de l’archivage à valeur probante n’est pas très élevé. Dans le cadre de l’archivage papier, le prix du reçu sur une année est de 30 centimes. C’est l’équivalent de 3 % du montant fixé en moyenne pour une note de frais. En plus, il faut ajouter les coûts découlant de l’impression des documents et leur pointage quand un contrôle fiscal est effectué, sans compter les frais d’affranchissement qui sont de mise notamment pour les entreprises présentes sur plusieurs sites et qui ont fait le choix d’un archivage centralisé.

En optant pour l’archivage numérique, votre entreprise aura la tâche aisée au cas où elle serait soumise à un contrôle fiscal. En effet, il ne sera pas nécessaire de présenter des documents papier. Vous n’aurez qu’à permettre l’accès de votre centre de stockage aux contrôleurs pour qu’ils fassent leur travail efficacement.

Avantages de l’archivage à valeur probante

Faire de l’archivage à valeur probante, c’est s’inscrire dans la transformation digitale qui est de plus en plus au cœur des organisations. Il s’agit d’une phase ajoutant un niveau de conformité et de qualité à la façon dont les informations importantes sont élaborées, partagées et stockées. De cette pratique découlent plusieurs avantages, comme une meilleure conservation des données dans le temps. Elle permet notamment de ne plus avoir besoin de stocker les documents papier durant plusieurs années dans des bâtiments. Ce stockage se fait simplement dans le Cloud ou via des serveurs locaux, ce qui évite la perte ou la détérioration des fichiers conservés. C’est aussi une méthode qui facilite les analyses et tableaux de bord, les fichiers ayant des métadonnées qui facilitent leur recoupage. Cela donne la possibilité de réaliser des analyses historiques en remontant sur de nombreux semestres ou années. En faisant de l’archivage à valeur probante, on effectue également la préservation de la valeur légale du document électronique qui, aux yeux de la loi, est identique au document papier. Le caractère pérenne de l’information est préservé. Par ailleurs, c’est un procédé qui assure une simplicité d’utilisation. Car les collaborateurs de l’entreprise peuvent accéder en cas de besoin aux documents de leur choix.

L’archivage physique reste une alternative réaliste et surtout très économique !

L’offre archivage physique Arcalys devrait vous intéresser si vous êtes à la recherche d’une bonne solution pour stocker vos archives physiques. Le « zéro papier » apparaissant comme une utopie, il est mieux de collaborer avec des pros pour que les documents physiques que vous produisez en permanence soient conservés dans les règles de l’art.

N’hésitez pas à demander un devis afin de comparer les solutions. Vous serez certainement surpris !

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