L’archivage de documents est une démarche qui permet de pérenniser votre patrimoine documentaire. C’est aussi une solution qui facilite l’exploitation des documents dans la conduite courante de l’activité de votre entreprise. Avant de mettre en place un plan d’archivage de vos documents, voici 5 questions que vous devez vous poser.
Question 1 : Quels risques peuvent menacer mes archives dans mes locaux ?
Vous devez être curieux de savoir quels risques peuvent menacer vos documents. Si vous les appréhendez parfaitement, vous cernerez l’importance de solliciter les services d’une société spécialisée pour les archiver. Vous comprendrez également toutes les dispositions prises par celle-ci pour les sécuriser.
Le risque le plus grand qui plane sur vos documents conservés dans vos locaux est la perte des données en cas de sinistre. Dans une entreprise, un incendie peut survenir accidentellement, de même qu’une inondation. Une telle catastrophe engendre pourtant la destruction, en quelques minutes, de tous les documents papier, et donc les plus sensibles. Le mieux est donc de conserver vos archives hors de votre entreprise, dans un endroit sécurisé et certifié afin de réduire le risque de perte des données.
Un autre risque non négligeable est le vol ou la fuite des documents. Un collaborateur indélicat peut en effet dérober un document important de l’entreprise et l’exploiter à d’autres fins. Un tel acte peut avoir de lourdes conséquences.
Aussi, en stockant vos archives dans vos locaux, le manque de place finira par se poser. Au fil du temps, l’accumulation des documents peut être problématique. Et en plus d’avoir du mal à garder vos archives, il sera difficile pour vous de retrouver un document important en cas de besoin (dans un litige par exemple).
Question 2 : Pourquoi faire de l’archivage ?
Il est important de faire de l’archivage pour protéger ses droits en cas de contentieux. Cette démarche est essentielle pour justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de respecter les exigences légales en ce qui concerne le tri, la conservation et la communication des documents.
En outre, vous gagnez à faire de l’archivage pour sécuriser vos documents. En effet pour cette opération, il est recommandé de solliciter les services d’une société spécialisée. Celle-ci prendra toutes les dispositions qui s’imposent pour assurer la sécurité de vos documents contre le vol, les incendies ou encore les inondations. Aussi, l’archivage professionnel favorise un gain de temps du fait d’une meilleure efficacité dans la recherche des dossiers, en plus d’un gain d’espace et d’une optimisation des coûts.
Notez également que sur le plan patrimonial, certaines archives ont une grande valeur. Celles-ci ne sont donc pas détruites à cause de leur intérêt historique. Ces archives sont conservées afin d’être valorisées. Elles peuvent ainsi servir pour des expositions dans des musées ou être consultées par les historiens, les chercheurs ou encore les biographes.
Question 3 : Quelles sont les étapes de la gestion des archives papier ?
Dans le cadre de la mise en place d’un plan d’archivage, il est bon de chercher à connaître les différentes étapes de la gestion de vos documents. Celles-ci sont pensées afin de garantir la sécurité, la pérennité et la confidentialité de vos archives papier.
La première étape est l’audit documentaire et la mise en place d’une stratégie. Les besoins des organisations étant différents, il est nécessaire de définir vos besoins afin d’analyser les documents à archiver. Aussi, le mode de conservation qui convient le plus doit être choisi et la meilleure stratégie d’archivage doit être adoptée.
La deuxième étape est la mise en place d’un plan de classement et un tableau de gestion personnalisé afin de construire votre inventaire. De nombreux détails sont abordés lors de cette étape, tels que la durée de conservation des données.
La troisième étape concerne la mise de vos documents dans des contenants et leur transfert. Vos archives sont inventoriées et acheminées jusqu’au site de conservation.
La quatrième étape est le stockage des archives dans des salles spécifiques sécurisées, où la température et l’hygrométrie sont maitrisées.
La cinquième étape est relative à la destruction des archives périmées. Elle intervient lorsque la période de conservation minimum légale est dépassée.
Question 4 : Quels sont les modes de conservation des archives ?
Il est aussi indispensable de vous intéresser aux modes de conservation de vos archives. De la qualité de ceux-ci dépend la réussite de l’archivage.
Pour la conservation parfaite des archives dites intermédiaires (documents plus ou moins consultés), des conteneurs sont généralement utilisés. Ils sont le plus souvent dotés d’un système d’identification par codes-barres afin d’assurer l’anonymat des documents. Les archives sont réunies en fonction de leur délai de prescription.
Il est possible aussi qu’une conservation en linéaire soit préférée par la société d’archivage. C’est un mode de conservation mis en pratique pour les archives dites courantes, c’est-à-dire les documents très consultés. Ce mode de conservation permet un accès rapide aux archives.
Sachez également que les sociétés d’archivage aménagent des salles spécifiques pour la réception des documents confidentiels qui nécessitent une surveillance particulière. Ces salles sont ultra-sécurisées et leur accès est restreint.
Question 5 : Est-ce que la confidentialité des archives est assurée ?
Pour un archivage parfait de vos documents, vous devez être sûr qu’une personne lambda ne pourra pas y accéder. Il faut que la confidentialité de vos archives soit assurée, d’où la nécessité de faire appel à une société spécialisée. Une telle structure fonctionne avec des professionnels dignes de confiance. Ces derniers signent au préalable un engagement de confidentialité avant d’être recrutés.
En confiant vos archives à des professionnels, vous pouvez être sûr que vos documents ne tomberont pas dans des mains inappropriées. Ils placeront vos dossiers les plus sensibles dans des chemises opaques, ce qui garantit la confidentialité même pendant la mise en cartons ou la livraison. À propos des cartons, ils comportent des étiquettes sur lesquelles on trouve des numéros et un code-barre. Il est ainsi impossible de connaître leur contenu en les regardant simplement.
Pour le transport des archives, des véhicules banalisés sont souvent utilisés, ce qui évite d’attirer l’attention. L’anonymat est ainsi préservé, ce qui renforce la sécurité des documents jusqu’au lieu de dépôt.
En outre, l’accès aux lieux de stockage des archives est contrôlé avec rigueur. Des codes, systèmes de badge et caméras sont utilisés pour garantir la confidentialité des documents. Les sites de conservation sont construits en tenant compte des normes de sécurité strictes.
Voir aussi :
- Tableau récapitulatif des papiers à conserver
- Comment préparer vos documents avant de les archiver physiquement
- Quels sont les papiers à conserver : suivez le guide
- Qu’est-ce que le désarchivage et pourquoi vous devriez vous en soucier !
- Quels sont les papiers à conserver pendant 10 ans ?
- Quels sont les délais de conservation des papiers personnels
- Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise