La gestion efficace des documents et des données est cruciale pour le succès de toute entreprise. L’archivage en entreprise est une composante essentielle de cette gestion, mais il est souvent sous-estimé. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour réussir l’archivage en entreprise et comment vous pouvez optimiser cette stratégie pour améliorer la visibilité de votre entreprise en ligne.
Pourquoi recourir à l’archivage en entreprise ?
L’archivage dans le milieu professionnel consiste à classer, stocker et gérer efficacement les documents et les données de l’entreprise, qu’ils soient physiques ou numériques. Cela concerne pratiquement tous les papiers juridiques, administratifs, financiers, comptables, commerciaux, de gestion des ressources humaines, etc.
Cette pratique, bien qu’elle soit fastidieuse, revêt une importance capitale pour plusieurs raisons :
Conformité Légale
D’abord, c’est la loi qui oblige les entreprises à observer une durée légale de conservation de documents. Cette conformité aux réglementations légales en vigueur est essentielle pour éviter des sanctions financières et juridiques. Un système d’archivage bien mis en place garantit que vous êtes en conformité avec toutes les lois applicables.
Booster la productivité en entreprise
Une meilleure productivité en entreprise passe nécessairement par la minimisation des gestes superflus et l’optimisation des processus de traitement de dossiers. L’implantation d’un système d’archivage efficace permet, ainsi, à votre équipe d’accéder rapidement aux informations dont elle a besoin, réduisant le temps de recherche de dossiers et améliorant la qualité du travail rendu.
Sécurité des données
La sécurité des données est une préoccupation majeure de nos jours. Un bon système d’archivage garantit que vos données sensibles et confidentielles sont protégées contre les menaces internes et externes. L’accès à l’information est réservé à des collaborateurs bien identifiés dans le cadre d’un processus qui évite la fuite de données.
Faire des économies d’argent
La centralisation des données, via une mesure de conservation de documents, et la réduction du temps de traitement de données permettent de baisser les factures de gestion opérationnelle de l’entreprise. Cela contribue également à mieux répartir vos ressources humaines en améliorant la productivité globale de vos équipes ce qui finit par se ressentir dans les comptes de votre organisation.
Les 7 étapes pour réussir l’archivage en entreprise
Maintenant que nous comprenons l’importance de l’archivage en entreprise, examinons les étapes clés pour réussir dans cette discipline :
1. L’évaluation des besoins
La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière d’archivage. Pour ce faire, voici les principales questions à répondre :
- Quels types de documents devez-vous conserver ?
- Combien de temps doivent-ils être conservés ?
- Quelles seront les conditions d’archivage ?
- Quels sont les critères de recherche importants ?
Il faut bien tenir compte, cependant, des dispositions légales à respecter, notamment en matière de la durée légale minimale de conservation de documents. Cette étape si cruciale permet d’identifier et de déterminer l’authenticité des données à classer.
2. Le choix des outils et des technologies d’archivage
Optez pour des outils modernes qui simplifient le stockage des archives et le processus de leur gestion. Si vous optez pour de l’archivage physique en entreprise, prévoyez une salle suffisamment spacieuse pour accueillir tous vos documents de manière organisée. Vient ensuite le choix des instruments de stockage et que l’on peut classer en deux catégories.
Quels outils pour conserver des documents ?
En fonction de la nature de documents à classer, prenez :
- Des armoires et bacs de stockage
- Des porte-documents, classeurs et boîtes d’archives.
- Des dossiers suspendus pour les éléments nécessitant un accès fréquent.
- Des étiquettes claires, colorées et facilement lisibles.
- Une étiqueteuse.
- Du matériel de protection de documents : feuilles de plastification, intercalaires, chemises A4, etc.
- Des étagères mobiles et des lampes de bonne qualité (installer des rubans LED dans les étagères serait une bonne idée).
- Etc.
Quelles technologies choisir pour l’archivage en entreprise ?
Pour cela, il vous faut un système logicielle capable d’identifier les documents par numéro et date de classification afin de le sortir facilement, en cas de besoin. Il est, donc, rentable d’investir dans un système de gestion électronique de documents (GED) pour numériser, indexer et stocker des documents papier sous forme électronique. Cela vous offre des fonctionnalités de recherche avancées pour accéder rapidement aux documents archivés.
L’achat de logiciel de gestion de l’inventaire est également recommandé pour gérer l’inventaire de vos archives physiques. Vous pouvez aussi recourir aux systèmes à codes-barres ou les étiquettes RFID pour faciliter le suivi et l’identification des dossiers. Finalement, il est nécessaire de vous équiper de logiciels de sécurité pour protéger et distribuer l’accès aux archives physiques sensibles.
3. Identifier des politiques et procédures de conservation
Une fois votre arsenal matériel et technologique à disposition, pensez à développer des politiques claires concernant l’archivage, incluant les règles de nommage des fichiers, les autorisations d’accès et la durée de conservation. Veillez à former votre personnel sur ces politiques.
4. Commencer la classification des dossiers
Une indexation précise des documents permet une recherche plus rapide et plus efficace. Classez les documents en fonction de leur importance et de leur pertinence par rapport à votre activité. Vous pouvez également les regrouper en fonction de leur nature et date d’émission.
Un logiciel de GED est parfait pour fluidifier ces flux et les rendre compréhensible pour tous les membres de l’équipe.
5. Les mécanismes de sécurité
La protection des données est cruciale pour éviter tout risque de mauvais usage ou de perte. Veillez à mettre place les mécanismes nécessaires pour assurer la sécurité des archives physiques de votre entreprise en :
- Limitant les accès à la zone d’archive
- Utilisant des badges d’authentification pour autoriser la manipulation des dossiers.
- Mettant en place un système d’inventaire régulier.
- Installant des outils de surveillance, de prévention et de protection contre les incendies, inondations et risques d’humidité.
- Formant les différents intervenants sur l’importance du respect de la confidentialité des documents archivés.
- Effectuant des sauvegardes (copies) des données les plus sensibles et les conserver dans un endroit différent.
6. La gestion du cycle de vie des archives en entreprise
Développez un processus de gestion du cycle de vie des documents qui détermine quand un document peut être détruit en toute sécurité ou archivé de manière permanente. Veillez à adopter une procédure de destruction sécurisée des données et conforme à la réglementation, le cas échéant.
7. La formation et la sensibilisation continue
Informez votre personnel des avantages de l’archivage en entreprise et formez-les aux pratiques recommandées.
Ce qu’il faut retenir de l’archivage des documents en entreprise
La réussite de l’archivage en entreprise repose sur la mise en place de processus efficaces pour conserver les documents dans un parfait état, la conformité légale, la sécurité des données et la formation du personnel. En suivant ces étapes essentielles, votre entreprise peut non seulement optimiser son archivage, mais également améliorer sa visibilité en ligne grâce à une meilleure gestion de ses données. N’oubliez pas que l’archivage en entreprise est bien plus qu’une simple obligation légale, c’est un atout stratégique pour votre entreprise.
Voir aussi :
- Définition : archiviste
- Comment préparer vos documents avant de les archiver physiquement
- 10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise
- Archivage des documents dans une entreprise : quels documents conserver et archiver ?
- Comment archiver vos documents professionnels ?
- Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise