Le cycle de vie d’une archive est un processus essentiel pour la gestion des documents d’entreprise qui permet d’analyser toutes les étapes de la vie d’un document, depuis sa création jusqu’à sa destruction définitive. Ce cycle, vu sous l’angle du Records Management ou de l’archivage, joue un rôle crucial dans la pérennité et la légalité des entreprises. Dans cet article, nous explorerons en détail le cycle de vie d’une archive, les théories qui le sous-tendent, ainsi que son rôle dans la préservation de la mémoire de l’entreprise et la gestion efficace des archives.
Les 3 cycles de vie d’une archive
Selon la théorie archivistique du cycle de vie d’un document d’archive, élaborée par Théodore Schellenberg et Yves Pérontin, ce cycle se divise en trois grandes périodes distinctes :
1. Les archives courantes
Les archives courantes sont les documents créés et utilisés fréquemment au sein de l’organisation. Il s’agit des dossiers en cours, des fichiers actifs, et de toute la documentation nécessaire au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Ces archives sont essentielles pour les opérations en cours et doivent être facilement accessibles.
2. Les archives intermédiaires
Les archives intermédiaires sont constituées des documents qui ont été couramment utilisés mais qui doivent être conservés temporairement à des fins légales ou fonctionnelles. Ces archives représentent une transition entre les archives courantes et les archives définitives. Elles sont généralement moins consultées que les archives courantes, mais leur préservation reste nécessaire.
3. Les archives définitives
Les archives définitives sont les documents en fin de vie qui seront soit détruits conformément aux règlements, soit conservés de manière permanente en raison de leur valeur historique ou légale. La gestion appropriée de ces archives est cruciale pour garantir la conformité aux réglementations et pour préserver l’histoire de l’entreprise.
La gestion du cycle de vie d’une archive
La gestion des archives joue un rôle capital dans la pérennité de toute entreprise. Voici comment se déroule ce processus :
1. Besoin d’organisation
Tout commence lorsque l’entreprise ressent le besoin d’organiser ses archives. Cette prise de conscience peut découler de l’accumulation de documents, de la nécessité de se conformer à des réglementations, ou de la préparation à d’éventuels contrôles ou litiges.
2. Audit et plan d’archivage
Après avoir identifié le besoin, l’entreprise effectue un audit de ses documents. Cet audit permet de déterminer quels documents doivent être conservés, quelles sont leurs valeurs et leurs exigences légales. Ensuite, un plan d’archivage est élaboré pour guider le processus.
3. Conditionnement et transfert
Les documents identifiés sont conditionnés de manière spécifique pour garantir leur protection. Ils sont organisés et préparés pour leur transfert vers des lieux d’archivage appropriés. Cette étape comprend souvent des procédures de numérisation pour assurer une gestion plus efficace.
4. Indexation et rangement
Une fois dans les lieux d’archivage dédiés, les archives sont soigneusement indexées et rangées. Cette étape garantit que chaque document peut être rapidement localisé en cas de besoin. La sécurité des archives est également une priorité.
Le rôle du records management
Le Records Management est un processus réglementé visant à gérer et contrôler efficacement les archives, en particulier les archives courantes et intermédiaires. Voici comment il fonctionne :
1. Enquête Préliminaire
Le Records Management commence par une enquête préliminaire pour délimiter le rôle et les objectifs de l’entreprise. Cela comprend l’analyse de l’environnement dans lequel l’entreprise évolue, qu’il soit réglementaire, économique ou politique.
2. Recensement des documents
Le processus recense les documents selon leur type, mettant ainsi en évidence ceux à conserver et ceux à éliminer. Cette évaluation permet d’établir la valeur de chaque document d’archive.
3. Avantages du records management
Le Records Management offre plusieurs avantages essentiels, notamment :
- Préserver la mémoire de l’entreprise en garantissant la disponibilité des documents historiques.
- Gérer et organiser les archives efficacement tout en réduisant les coûts liés à leur stockage.
- Répondre aux exigences légales et aux contrôles gouvernementaux.
- Faciliter la transparence en permettant un accès rapide à l’information.
La numérisation et la consultation
La numérisation des nomenclatures d’archivage est devenue une pratique courante pour garantir un accès rapide aux documents. Les archives numérisées peuvent être consultées via des envois sécurisés par e-mail ou par voie postale si le délai est plus long. De plus, des salles de consultation sont souvent mises à disposition pour ceux qui préfèrent consulter les archives sur place.
La fin de vie des archives : leur destruction
La destruction des documents d’archives doit être gérée avec soin et conformément aux règlements. Voici comment cela fonctionne :
- Un bordereau de destruction est rempli pour chaque ensemble de documents à détruire.
- Pour les entreprises externalisant leurs archives, la procédure d’élimination est généralement incluse dans le contrat avec le tiers-archiveur. Cette démarche garantit une conformité totale avec les exigences légales.
Le cycle de vie d’une archive est une composante cruciale de la gestion des documents d’entreprise. Il offre un cadre solide pour la préservation de l’histoire de l’entreprise, la conformité aux réglementations et la gestion efficace des archives. La numérisation et le Records Management sont des outils essentiels pour optimiser ce processus et garantir la pérennité de l’entreprise.
Voir aussi :
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