Lexique sur l’archivage

Comment utiliser ce lexique de l’archivage ?

Des termes précis pour des obligations précises

Chaque terme du vocabulaire archivistique correspond à une réalité réglementaire ou opérationnelle. Confondre archives courantes et archives intermédiaires, par exemple, peut conduire à des destructions non conformes.

Un vocabulaire partagé entre prestataires et clients

Connaître les termes du domaine facilite la communication avec un prestataire d’archivage. Parler le même langage, c’est gagner du temps et éviter les malentendus sur les prestations attendues.

Des évolutions liées au numérique

L’archivage électronique a introduit de nouveaux termes : SAE, PSDC, tiers archiveur numérique, valeur probante. Ces concepts sont aujourd’hui incontournables pour toute politique documentaire moderne.

Des définitions accessibles aux non-spécialistes

Ce lexique s’adresse aussi bien aux archivistes professionnels qu’aux dirigeants de PME, responsables administratifs et DAF qui gèrent des documents sans formation spécialisée.

Un outil de référence, pas un glossaire fermé

Le vocabulaire de l’archivage évolue. De nouveaux textes réglementaires, de nouvelles pratiques et de nouveaux outils font régulièrement apparaître de nouveaux termes. Ce lexique est un point de départ, non une liste close.

Pourquoi maîtriser la terminologie archivistique ?

Un dirigeant de PME n’a pas besoin de devenir archiviste pour gérer efficacement ses documents. Mais connaître les termes fondamentaux du domaine lui permet de prendre de meilleures décisions : choisir le bon prestataire, comprendre un contrat d’externalisation, respecter ses obligations légales sans les subir. Le vocabulaire de l’archivage n’est pas réservé aux spécialistes. Il est utile à quiconque produit, conserve ou détruit des documents dans le cadre d’une activité professionnelle — ce qui concerne toute entreprise, toute administration, toute association. Pour situer ce lexique dans son contexte, l’article sur l’importance et l’utilité des archives explique pourquoi la conservation documentaire est un impératif pour toute organisation. Ce lexique est organisé en trois parties : les termes de base, les termes liés au cycle de vie des documents, et les termes propres à l’archivage numérique et légal. La maîtrise du vocabulaire, c’est la première étape d’une politique documentaire sérieuse. Elle permet de nommer les choses correctement avant de les organiser.

Comment ce lexique a-t-il été construit ?

Les définitions présentées ici s’appuient sur les références professionnelles du domaine : le dictionnaire de terminologie archivistique de l’Association des Archivistes Français, les normes ISO applicables (notamment ISO 15489 sur le records management), et les textes législatifs français en vigueur. Certaines définitions ont été adaptées pour les rendre accessibles à un public non spécialisé. La rigueur terminologique a été préservée dans tous les cas.

Par exemple : archivage

L’archivage est l’ensemble des techniques et moyens employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur destruction éventuelle. C’est le processus actif de traitement des archives. Pour une définition complète et développée, la page dédiée à la définition de l’archivage présente tous les aspects de cette discipline.

Ce qu’il faut retenir de ce lexique archivistique

Maîtriser le vocabulaire de l’archivage, c’est poser les bases d’une gestion documentaire rigoureuse. Les termes présentés dans ce lexique couvrent les concepts fondamentaux : cycle de vie des documents, obligations légales, archivage numérique et tiers archiveur. Ce vocabulaire ne s’apprend pas pour le plaisir de la nomenclature. Il sert à mieux décider : quand conserver, quand détruire, comment classer, à qui confier ses archives. Pour toute organisation qui prend au sérieux la conformité et la performance documentaire, c’est un outil de travail à part entière.

Pour aller plus loin dans les lectures sur ce sujet, notre sélection de livres sur l’archivage présente plusieurs ouvrages de référence sur le records management et la gestion documentaire.

FAQ — Questions fréquentes sur la terminologie archivistique

Quelle est la différence entre archives et archivage ?

Les archives désignent les documents eux-mêmes. L’archivage désigne le processus de traitement et de conservation de ces documents. On gère des archives grâce à l’archivage. La distinction est simple mais fondamentale pour éviter les confusions dans la pratique.

Qu’est-ce que la DUA et pourquoi est-elle importante ?

La DUA (durée d’utilité administrative) est la durée pendant laquelle un document doit être conservé pour répondre aux besoins administratifs et légaux. À son expiration, le document peut être détruit ou transféré en archives définitives. Elle est le pivot de tout tableau de gestion documentaire et détermine la politique de destruction d’une organisation.

Quelle est la différence entre un SAE et une GED ?

La GED (gestion électronique des documents) gère les documents dans leur phase active, d’usage courant. Le SAE (système d’archivage électronique) conserve les archives à long terme, avec des garanties d’intégrité et de valeur probante. Les deux systèmes sont complémentaires : la GED alimente le SAE quand les documents passent en phase d’archivage.

Qu’est-ce qu’un tiers archiveur et comment le choisir ?

Un tiers archiveur est un prestataire spécialisé qui conserve et gère les archives pour le compte de ses clients. Pour l’archivage physique, il doit disposer de locaux conformes, d’une charte qualité et d’une méthodologie éprouvée. Pour l’archivage numérique à valeur probante, la qualification PSDC est un indicateur de fiabilité. Arcalys est un tiers archiveur physique intervenant en Île-de-France et dans le Grand Est.

Le records management s’applique-t-il aux petites entreprises ?

Oui. Les principes du records management — classification, durées de conservation, tri raisonné, destruction planifiée — sont pertinents pour toute organisation qui produit des documents. Leur mise en œuvre peut être simplifiée pour une TPE ou une PME, mais leur logique reste la même. Un tableau de gestion adapté à la taille de l’entreprise suffit pour structurer la démarche.

Où trouver le dictionnaire officiel de terminologie archivistique ?

Le dictionnaire de terminologie archivistique de l’Association des Archivistes Français (AAF) est la référence française du domaine. Il est disponible sur le site de l’AAF. La norme ISO 5127 propose une terminologie internationale. Ces références font autorité auprès des professionnels et des organismes de certification.

Archivage légal et archivage à valeur probante sont-ils la même chose ?

Ces deux notions se recoupent mais ne sont pas identiques. L’archivage légal désigne la conservation des documents selon les délais imposés par la loi — quelle que soit la forme du document. L’archivage à valeur probante désigne la conservation dans des conditions permettant à un document de faire foi en cas de litige, notamment pour les documents numériques. Un document peut être conservé légalement sans avoir de valeur probante, si les conditions techniques ne sont pas respectées.