Le tarif du stockage d’archives physiques est calculé principalement à la boîte ou au mètre cube occupé, auquel s’ajoutent des frais de services annexes selon les besoins de l’entreprise.
Comment est calculé le prix du stockage d’archives physiques ?
Le calcul du tarif d’un archivage externalisé repose sur plusieurs paramètres que toute entreprise doit maîtriser. Pour bien comprendre le concept en amont, consultez notre définition de l’externalisation des archives. que toute entreprise doit maîtriser avant de solliciter un devis.
Le tarif du stockage d’archives externalisé doit toujours être mis en regard du coût réel d’une gestion interne : loyer, matériel, personnel et risques de non-conformité représentent souvent bien plus qu’il n’y paraît.
Les deux modes de facturation principaux
Les tiers-archiveurs utilisent généralement l’un des deux modes de tarification suivants :
- tarification à la boîte : le prix est exprimé en euros par boîte et par mois. Ce mode est le plus répandu pour les fonds de taille petite à moyenne. Il facilite le suivi budgétaire car le coût évolue linéairement avec le volume confié ;
- tarification au mètre cube : utilisée pour les grands volumes, elle permet une facturation plus fine basée sur l’espace réellement occupé dans l’entrepôt.
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Qu’est-ce qui influence le tarif de base ?
Plusieurs facteurs déterminent le niveau de tarif pratiqué par un prestataire d’archivage physique :
- la localisation de l’entrepôt : un centre d’archivage situé en Île-de-France pratique des tarifs plus élevés qu’un entrepôt en Grand Est ou en zone rurale ;
- le niveau de sécurité : un entrepôt haute sécurité (surveillance vidéo 24 h/24, portes blindées, systèmes anti-incendie) coûte plus cher à exploiter ;
- le volume confié : plus le volume est important, plus le tarif à l’unité peut être négocié ;
- la durée du contrat : un engagement pluriannuel permet généralement d’obtenir de meilleures conditions tarifaires.
Quels sont les services annexes et leurs coûts ?
Le tarif de base de stockage ne couvre que la conservation physique des documents. Les prestations complémentaires sont facturées séparément et doivent être précisément détaillées dans le contrat.
Une bonne offre d’archivage externalisé ne se juge pas uniquement sur le tarif de base. C’est l’ensemble du service, consultations, livraisons et destruction inclus, qui détermine le coût total pour l’entreprise.
Tableau des principaux services et modes de facturation
| Service | Mode de facturation habituel |
|---|---|
| Stockage de base | Par boîte et par mois, ou au m³ et par mois |
| Conditionnement initial | Forfait ou au temps passé pour le tri et l’étiquetage |
| Transport à l’entrée | Forfait de prise en charge, variable selon la distance |
| Consultation sur place | Forfait par demande ou à l’heure de salle de consultation |
| Livraison physique | Par livraison, avec supplément urgence |
| Transmission numérique | Par document scanné ou par demande de numérisation |
| Destruction certifiée | Par boîte détruite ou au poids, avec certificat inclus |
| Audit archivistique | Gratuit pour le premier audit chez Arcalys |
Exemple pratique de calcul du coût annuel d’archivage
Les chiffres ci-dessous sont donnés à titre indicatif et ne sont pas contractuels. Ils illustrent la structure de calcul d’un budget d’archivage externalisé.
Une PME du secteur des services confie 300 boîtes d’archives à un tiers-archiveur. Le tarif de stockage est de 1,50 € par boîte et par mois. Elle effectue en moyenne 40 consultations par an, facturées 12 € chacune, et procède à la destruction de 30 boîtes en fin d’année à 2 € l’unité.
- stockage annuel : 300 × 1,50 € × 12 = 5 400 € ;
- consultations : 40 × 12 € = 480 € ;
- destruction : 30 × 2 € = 60 € ;
- total annuel estimé : 5 940 €.
Comment optimiser le coût de son archivage externalisé ?
Réduire le volume par une politique de destruction régulière
L’un des leviers les plus efficaces pour réduire le coût de l’archivage externalisé est d’éliminer régulièrement les documents dont la durée légale de conservation est dépassée. Beaucoup d’entreprises conservent bien plus de documents que nécessaire, par manque de temps ou de méthode. Un plan de classement précis, établi dès l’audit initial, permet d’automatiser ce processus. Pour comprendre quels types de conteneurs utiliser pour optimiser votre fonds, consultez notre article sur l’utilité et les types de boîtes d’archives.
Négocier les services en fonction de ses besoins réels
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en matière de consultation et de livraison. Une entreprise qui n’accède à ses archives qu’une ou deux fois par an paiera moins cher qu’une structure qui fait des demandes quotidiennes. Il est donc important d’estimer précisément les fréquences de consultation avant de signer un contrat. Si vous hésitez entre un stockage interne et une externalisation, notre article sur le stockage d’archives physiques en local ou externalisé vous aidera à trancher, pour choisir la formule tarifaire la mieux adaptée. L’audit proposé par Arcalys permet d’établir cette estimation avec précision.
Pour savoir quelles questions poser avant de vous engager, consultez notre guide des 5 questions à se poser avant d’externaliser ses archives.
Ce qu’il faut retenir sur le prix du stockage d’archives
Le coût d’un archivage externalisé se compose d’un tarif de base à la boîte ou au mètre cube, auquel s’ajoutent les prestations annexes. Ce coût est toujours inférieur au coût réel d’une gestion interne bien calculé, notamment parce qu’il intègre des garanties de sécurité et de conformité que peu d’entreprises peuvent offrir seules. Pour obtenir un chiffrage précis adapté à votre situation, Arcalys réalise un audit gratuit sur site, en Île-de-France et en Grand Est. Vous pouvez également consulter notre page dédiée à la gestion et conservation sécurisée d’archives pour les détails de nos engagements.
FAQ – Questions fréquentes sur le tarif du stockage d’archives
Quel est le prix moyen du stockage d’une boîte d’archives par mois ?
Le tarif varie selon la localisation du prestataire et le niveau de service. À titre indicatif, le coût de stockage d’une boîte d’archives en tiers-archivage se situe généralement entre 1 € et 3 € par boîte et par mois, hors services annexes. Un devis précis nécessite un audit du fonds.
Le tarif de stockage inclut-il la livraison des documents ?
Non, dans la majorité des cas. La livraison des documents est facturée séparément, au forfait par intervention ou par document livré. Des tarifs spéciaux peuvent être négociés pour les entreprises ayant des besoins réguliers.
Y a-t-il un minimum de boîtes pour faire appel à Arcalys ?
Arcalys ne fixe pas de volume minimum pour les projets d’archivage physique. Un audit gratuit permet d’évaluer la faisabilité et la rentabilité du projet quelle que soit la taille du fonds.
La destruction des archives est-elle comprise dans le tarif de stockage ?
Non. La destruction des archives est une prestation séparée, facturée à la boîte ou au poids. Elle est toujours assortie d’un certificat de destruction confidentielle. La planification des destructions peut être automatisée en fonction des durées légales.
Comment est facturé l’audit initial d’archivage ?
Chez Arcalys, le premier audit d’archivage est réalisé gratuitement. Il inclut un déplacement sur site, un inventaire du fonds documentaire et l’établissement d’un devis personnalisé.
Président d’Arcalys, société d’archivage à taille humaine depuis +30 ans. J’aide les entreprises d’Île-de-France et du Grand Est à sécuriser, gérer et valoriser leurs archives.