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L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls
L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls
Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en...
Comment archiver vos documents professionnels ?
Comment archiver vos documents professionnels ?
Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation. DEVIS ARCHIVAGE Archiver est une question de méthode La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver...
5 idées fausses sur la gestion des archives physiques
5 idées fausses sur la gestion des archives physiques
22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que...
Comment archiver les documents physiques ?
Comment archiver les documents physiques ?
18Il existe des solutions sûres et efficaces pour gérer et archiver les documents d’archives. L’externalisation en fait partie. Confier ses archives à une société de tiers archivages comporte des avantages tant sur le plan économique qu’au niveau de la conservation sécurisée des documents. DEVIS ARCHIVAGE Une prise en charge sécurisée L’externalisation des archives auprès...
Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?
Archivage physique des documents, comment s’y prendre ?
L’archivage physique des documents nécessite de la rigueur, de l’organisation et de la logique. La gestion des archives demande également et avant tout de bien maîtriser le cycle de vie des documents archivés. Le bon déroulement de la prise en charge des archives (courantes, intermédiaires ou définitives) en dépend. Tâche pour le moins ardue...
Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !
Procédure d’archivage physique : gérez au mieux vos archives courantes et intermédiaires !
La gestion des archives courantes et intermédiaires est une nécessité vitale pour les entreprises. Discipline à part entière, l’archivage physique répond à des règles qui l’inscrivent ainsi dans le domaine spécifique au « record management », destiné aux professionnels en charge de l’organisation et de la gestion de l’ensemble des documents d’archives. DEVIS ARCHIVAGE Une approche...
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en...
Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?
Comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement ?
Vos archives changent d’endroit ou votre local d’archivage est en pleine rénovation ou restructuration et vous souhaitez les déménager sans soucis dans un lieu plus sûr et plus accessible. Arcalys vous garantit la gestion, l’enlèvement et le transport de vos archives dans un entrepôt répondant aux normes de conservation et de sécurité (intrusions, incendies,...
Comment préparer les archives à un déménagement ?
Comment préparer les archives à un déménagement ?
Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des...
Réussir son déménagement d’archives
Réussir son déménagement d’archives
Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.
Comment bien conditionner les archives professionnelles ?
Comment bien conditionner les archives professionnelles ?
Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.
Quels sont les délais de conservation des factures d’une entreprise ?
Quels sont les délais de conservation des factures d’une entreprise ?
Une facture est un document comptable reçu ou émis par une entreprise, attestant l’achat ou la vente de biens ou de services. Elle est également appelée quittance lorsqu’elle concerne la facturation d’un service. La facture est par conséquent le reflet de ce qui a été fourni au client et du montant que ce dernier...
Société d’archivage – Reims (Marne 51) – Arcalys
Société d’archivage – Reims (Marne 51) – Arcalys
Cité des sacres, Reims est la ville la plus peuplée du département de la Marne 51. Elle entretient avant tout être son rêve d’être une mégapole reconnue économiquement et industriellement dans toute la région Grand-Est.
Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés...
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les...
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur...
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale,...
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?
Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?
Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver,...
Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise
Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise
Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé en France. Nombre d’entre eux sont concernés car il est primordial de conserver une trace écrite en cas de futur litige avec un fournisseur, un client voire l’administration fiscale. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont fixées soit par la loi, soit par les délais de...
Gestion des documents semi-actifs ou comment traiter les archives intermédiaires ?
Gestion des documents semi-actifs ou comment traiter les archives intermédiaires ?
Moins d’un quart des archives produites par les organisations ont intérêt à être conservées à portée des utilisateurs. En effet, après les 18 premiers mois d’existence, une très grande majorité des documents ne sera plus jamais consultée. Tous ces documents ne peuvent toutefois pas être détruits car la législation impose des durées de conservation...
Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision. Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser...
Les 4 grandes étapes de l’archivage de documents
Les 4 grandes étapes de l’archivage de documents
Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens de mettre en place.
Comment bien conserver ses archives ?
Comment bien conserver ses archives ?
Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent...