Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Combien de temps faut-il les conserver ?
Les factures sont des pièces comptables les plus volumineuses et les plus consultées lors des contrôles.
Le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).
Peut-on conserver des factures au-delà de dix ans ?
Il est dans l’intérêt des entreprises de la faire pour certains types de factures comme :
- Les factures spécifiques aux investissements
- Celles prouvant la valeur des équipements auprès des assureurs, en cas de sinistre.
Peut-on détruire les factures papier, une fois scannées ou photocopiées ?
Lors de toute reproduction de facture, la prudence est de mise ; c’est une possibilité toutefois, il faut bien s’assurer de le faire si la qualité et la scénarisation soient suffisamment fidèles à l’original et durable pour convaincre un juge.
Peut-on les externaliser ?
Oui, l’archivage des factures peut être externalisé. Il convient pour cela de signer un contrat d’externalisation auprès d’une société de tiers-archivage.