La destruction d’archives

Destruction de documents, les règles à respecter !

Conserver les documents d’entreprise au-delà de la date légale de conservation a un côté rassurant pour les dirigeants. Toutes ces données sont conservées « au cas où ». Il est pourtant nécessaire de les détruire le temps venu, une accumulation d’archives étant inutile et coûteuse.

Détruire ses documents en toute responsabilité

La destruction d’archives est un acte courant de la vie d’une société permettant notamment de gagner de la place dans ses locaux. La question que les dirigeants se posent alors est « Pouvons-nous détruire ces documents ? ».

La première étape consiste à calculer le moment où sera détruit le document en tenant compte des durées légales de conservation et des besoins métiers de l’entreprise (mémoire, transmission des savoirs, etc.). Un référentiel doit alors être mis en place, c’est à partir de ce document que seront déterminées les durées légales de conservation. Ces dernières diffèrent selon le type de document et son importance. Elles peuvent être de 2, 3, 5, 10 ans ou même sans limitation de durée pour les fiches de paie des employés par exemple. Une fois cette étape réalisée, les dates de destruction sont idéalement indiquées sur les boîtes et autres dossiers dans lesquels sont stockés les documents.

L’opération de destruction en elle-même a lieu une fois par an. Les organismes publics sont tenus de remplir un tableau nommé bordereau de destruction lors de cette étape. Pour les entreprises confiant cette composante à un tiers-archiveur, la procédure de destruction est normalement incluse dans le contrat liant les 2 parties.

La sécurité des données

Dans le domaine personnel comme professionnel, près de 20 % des documents jetés à la poubelle sans être détruits sont confidentiels. Cette donnée est d’autant plus problématique que les usurpations d’identité sont de plus en plus nombreuses en France. Détruire ses documents, c’est être certain de ne laisser aucune trace qui pourrait nuire à l’entreprise ou l’un de ses salariés.
S’il est possible d’investir dans des broyeuses, cette option concerne essentiellement les grandes entreprises. Les organisations de taille plus modeste gérant leurs archives en interne peuvent faire appel à une entreprise spécialiste de la destruction de documents. Cette dernière se charge alors d’envoyer un camion équipé d’un broyeur industriel (produisant des copeaux non uniformes) accompagné de conteneurs à déchets sécurisés. Ce type d’entreprise se charge de la destruction des papiers, CD et disques durs et remet un certificat de destruction à l’entreprise cliente.

Détruire ses documents sur place

Il est important que les archives soient détruites sur le site même de l’entreprise afin que les responsables puissent constater que cela a bien été réalisé. Comme évoqué précédemment, un camion est idéal puisqu’il se charge de l’opération sur place, laissant la possibilité au personnel de continuer son travail durant la destruction des documents.

Même si certaines entreprises spécialistes de ce genre de prestation ont bonne réputation, rien ne garantira que les documents ont réellement été détruits une fois qu’ils auront quitté l’entreprise. Il n’est pas rare que ces derniers se retrouvent intacts sur le bord d’une route… Au-delà des évidents problèmes de confidentialité pour l’entreprise, la non destruction de documents à caractère personnel expose les dirigeants à des poursuites pénales. Même si l’opération de destruction a été confiée à un tiers, la loi considère que le producteur est responsable pénalement. Un certificat de destruction est insuffisant pour la législation qui insiste sur le fait que le producteur doit prendre toutes les mesures nécessaires pour préserver les informations sensibles. D’où l’intérêt d’opter pour une destruction sur le site même de l’entreprise.

S’assurer le bon déroulement de la procédure, c’est aussi la certitude d’éviter une mauvaise publicité à sa société. Certaines organisations ont en effet fait les gros titres des journaux lorsque des documents comportant des informations personnelles ont été retrouvés sur le périphérique.

Non respect des règles de destruction des archives, quels sont les risques ?

Le non respect des règles de destruction des documents est malheureusement une pratique répandue. Les fouilles de poubelles et cyberattaques se multiplient dernièrement, touchant même des entreprises majeures (Orange, Ebay, etc.).

En 2014, un homme a découvert des dossiers médicaux dans une benne destinée au recyclage. Ces derniers étaient confidentiels car ils contenaient de nombreuses informations personnelles qui auraient pu être réutilisées. L’homme a eu le réflexe de contacter les autorités. Les médecins ont regretté que certains employés n’aient pas respecté la politique du bureau et ont contacté toutes les victimes qui ont souscrit une assurance les protégeant d’une usurpation d’identité.

De nombreuses archives sont confidentielles comme les dossiers médicaux

Le cas des documents médicaux de Michael Schumacher fait également débat. Victime d’un grave accident de ski en 2013, l’ancien champion du monde de Formule 1 a été victime d’un vol de dossier de la part d’un individu qui a tenté de revendre les documents à des journalistes pour une somme de 50 000 €.

La destruction des documents est donc un sujet sensible. Une fois par an, les archives ayant atteint leur durée légale de conservation sont détruites, permettant de libérer de l’espace dans ses locaux. Il est conseillé de (faire) détruire les archives de son entreprise sur place pour éviter tout problème de confidentialité vis-à-vis des salariés et d’éventuelles poursuites pénales. Le fait de ne pas jeter ses archives papier dans la nature limite également l’espionnage économique.

 

 

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