Les stratégies de conservation à long terme de documents revêtent une grande importance pour les entreprises et les organisations soucieuses de la préservation de leurs archives et de leur conformité réglementaire. Quelles sont les stratégies essentielles pour assurer une conservation efficace des documents sur le long terme.
Classement des archives
Guide de l’archivage électronique : vos clés pour une gestion efficace des données
Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’archivage électronique est une solution incontournable pour garantir la sécurité, l’accessibilité et la conformité de vos informations essentielles. Dans ce guide complet sur l’archivage électronique, nous allons explorer en détail cette pratique essentielle et vous montrer comment elle peut vous aider à optimiser vos processus de gestion de données.
Les 7 règles d’or de l’archivage de documents avec un système d’archivage électronique (SAE)
À l’ère numérique, où l’information est principalement stockée électroniquement, l’art de l’archivage physique de documents peut sembler être dépassé. Cependant, pour de nombreuses entreprises et organisations, maintenir une archive papier bien organisée est non seulement une nécessité, mais aussi une exigence légale dans certains cas.
Comment classer ses documents administratifs ?
La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Et cela peut se faire de diverses manières.
Comment réaliser un plan de classement ?
La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.
Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?
Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Véritable atout de modernisation, la gestion des archives n’est plus à percevoir comme une contrainte, mais comme une opportunité à saisir, si l’entreprise recherche une plus grande efficacité et une meilleure productivité. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.
Quels sont les différents types de classement des archives ?
Il existe plusieurs types de classement des archives, chacun adapté à des besoins spécifiques. Voici les principaux types de classement dans lesquels vous trouverez les critères de référencement qu’il vous faut.
Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
Il est nécessaire pour toute structure de bien organiser sa production documentaire afin de retrouver facilement ses documents et les partager éventuellement. C’est dans ce cadre qu’intervient l’élaboration d’un plan de classement de ses archives électroniques. Il est question d’établir une arborescence numérique pour une bonne organisation hiérarchique de ses dossiers, répertoires et fichiers. Et cela doit correspondre aux missions et activités de l’entreprise. Le plan de classement des archives électroniques structure et met en ordre toute la production de documents, et ce, depuis la création. Il s’applique aussi bien aux documents électroniques qu’aux documents papier. La finalité est de disposer d’un système d’organisation documentaire facile à exploiter.
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.
Définition : Plan de classement des archives
Le plan de classement est un système de classification visant à organiser, structurer et classer les documents d’archives afin de mieux les connaitre et mieux les gérer.