L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise. La procédure d’archivage se décompose en diverses phases.
Archivage légal
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante fait référence à l’ensemble des dispositions technologiques et organisationnelles utiles pour enregistrer, stocker et archiver les documents électroniques.
Qu’est-ce que l’archivage légal ?
L’archivage simple est le fait de conserver et de classer des documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat. En revanche, quand on parle d’archivage légal, on évoque l’action qui consiste à mettre en place des dispositifs garantissant l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut d’une preuve en cas de nécessité.
FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour toute entreprise de bien archiver ses pièces comptables afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit donc être conservée pendant une durée légale, période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.
- Les factures d’achat (factures fournisseurs) justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à sauvegarder dans leur forme originale.
- Les factures de vente (factures clients), quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien photocopiées, dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux.
Pourquoi il est important de conserver les factures clients ?
Deux raisons justifient l’importance de conserver les factures clients et fournisseurs :
- Ces pièces comptables ouvrent droit à une réduction de TVA, c’est pourquoi elles doivent être conservées dans leur forme originale durant un délai de 6 ans
- En cas de contrôle a posteriori exercé par l’administration fiscale et applicable tout au long de cette période de conservation de 6 ans
Voici les principales questions à se poser pour archiver ce type de document d’entreprise dans les règles.
Combien de temps faut-il les stocker ?
Les factures sont des pièces comptables souvent volumineuses et consultées lors des contrôles. Le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).
Y a-t-il des factures à conserver au-delà de dix ans ?
Il est dans l’intérêt des entreprises de le faire pour certaines pièces comptables telles que :
- Les factures spécifiques aux investissements
- Celles prouvant la valeur des équipements auprès des assureurs, en cas de sinistre.
Peut-on détruire les factures papier, une fois scannées ou photocopiées ?
Lors de toute reproduction de facture, sous forme de photocopie ou de numérisation, la prudence est de mise. Il faut bien s’assurer de la qualité de la copie, il faut que la numérisation ou la photocopie soient suffisamment fidèles à l’original et durable (ce point est très important !) pour convaincre l’administration ou un juge.
Peut-on externaliser les factures ?
Oui, l’archivage des factures peut être externalisé. Il convient pour cela de signer un contrat d’externalisation auprès d’une société de tiers-archivage qui apportera toutes les garanties d’une conservation dans les délais légaux et dans les meilleures conditions possibles (sécurité, protection contre la détérioration du papier, indexation des pièces etc.).
Comment conserver les factures ?
Les entreprises peuvent conserver ce type de pièce comptable sous deux formes possibles :
- La conservation d’un double de la facture délivrée : pour cela, deux documents sont donc imprimés (l’original destiné au client, le double papier archivé par le fournisseur)
- La conservation d’un double sous format électronique
Le but de l’archivage de ces pièces étant de les rendre accessibles à tout moment, et par conséquent d’en faciliter l’accès. Il faut simplifier la mise à disposition des agents de l’administration.
La loi exige que « tout achat de produit ou toute prestation de services pour une activité professionnelle fasse l’objet d’une facturation ».
Quant à leur stockage et droit d’accès, les entreprises sont dans l’obligation de les entreposer sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
Dois-je obligatoirement imprimer mes factures pour les conserver ?
Les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs factures (émises ou reçues) durant 10 ans, en cas de contrôle de l’administration fiscale. Il est vivement recommandé de les archiver dans leurs formes originales.
Le format papier est-il obligatoire pour l’archivage des factures ?
Les entreprises sont tenues d’archiver leurs documents comptables afin de les conserver et de les rendre accessibles aux agents de l’administration fiscale, tout au long de la durée réglementaire de conservation. Dans ce cadre, l’impression des factures devient :
- Une obligation légale
- Une mise en format papier utile et pratique pour les trier, les classer, les ranger dans des boîtes d’archives, afin de pouvoir les retrouver et les restituer aisément
Toutefois, émettre et recevoir des factures coûte cher et sur le long terme, a un impact sur l’environnement. Les entreprises échangent, en moyenne chaque année, plus de 2 milliards de factures. Selon certaines estimations, l’impression d’une facture coûte en moyenne pas moins de 10 € (somme comprenant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, l’archivage…). Quant à sa réception, elle coûte également de l’argent, soit 15 euros en moyenne pour la traiter (enregistrement, saisie, classement etc.).
Les factures transmises sous forme électronique sont-elles valables ?
Selon l’article 289-VII du CGI, les factures sécurisées à l’aide d’une piste d’audit fiable sont valables et doivent être conservées pendant six ans. En effet, les contrôles mis en place par l’entreprise et servant à authentifier l’origine des factures, leur intégrité et leur lisibilité quant à leur contenu, garantissent leur validité et l’obligation légale de les conserver.
Bon à savoir : les factures transmises sur support électronique ne doivent pas être modifiées pour la conservation qui doit être mise en œuvre en format original. Aussi, l’impression papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine. C’est pourquoi, il n’est pas utile ni nécessaire d’imprimer systématiquement puis d’archiver ces factures sur support papier.