Trouver une solution de stockage pour ses archives physiques est un problème concret que rencontrent toutes les entreprises à un moment de leur croissance. Trois options existent : aménager un local en interne, louer un box de self-stockage ou confier ses archives à un tiers-archiveur professionnel. Ces solutions ne sont pas équivalentes, ni en termes de coût, ni en termes de conformité, ni en termes de sécurité.
Quelle différence entre stocker et archiver des documents ?
La confusion entre stockage et archivage est fréquente, mais elle a des conséquences importantes sur la gestion documentaire d’une entreprise. Stocker des documents, c’est les entreposer dans un espace, au sein ou en dehors des bureaux. Archiver, c’est bien plus que cela.
Pour une vue complète de nos services, consultez notre offre d’archivage physique.
Pour aller plus loin sur la définition de l’archivage externalisé et ses enjeux, consultez notre définition complète de l’externalisation des archives.
Un document mal stocké peut se dégrader, se perdre ou devenir introuvable lors d’un contrôle fiscal ou d’un litige. La différence entre stocker et archiver, c’est la différence entre déposer et gérer.
Stocker des archives : définition et limites
Le stockage simple consiste à entreposer des documents dans un espace, en permettant leur accessibilité minimale. Cette approche présente des limites importantes : sans organisation, sans étiquetage précis et sans gestion des durées de conservation, les documents sont difficiles à retrouver et leur conformité légale n’est pas garantie. Le stockage seul ne suffit pas lorsque l’entreprise doit répondre à une demande de consultation urgente ou à un contrôle administratif.
Archiver des documents : ce que cela implique réellement
L’archivage implique un plan de classement codifié, une indexation de chaque document ou conteneur, un suivi des durées légales de conservation et une procédure formalisée pour les consultations et les destructions. C’est une discipline à part entière, qui requiert des compétences spécifiques et des outils adaptés. En cas de contrôle par l’administration ou de litige devant les tribunaux, la qualité de l’archivage peut faire une différence majeure.
Solution 1 : aménager un local d’archives en interne
L’aménagement d’un local d’archivage en interne est une solution envisageable pour les entreprises disposant de suffisamment d’espace et de ressources. Elle demande cependant un investissement significatif pour respecter les exigences techniques d’une conservation conforme.
Un local d’archives digne de ce nom ne s’improvise pas. Les normes des Archives de France définissent précisément les conditions de conservation à respecter pour garantir l’intégrité des documents sur le long terme.
Quelles sont les normes d’un local d’archives conforme ?
Selon les recommandations des Archives de France, un local destiné à la conservation de documents doit respecter les conditions suivantes :
- résistance structurelle : le sol doit supporter une charge minimale de 900 kg par mètre carré (1 300 kg pour un rayonnage mobile) ;
- mobilier adapté : étagères métalliques anti-corrosion, le bois étant formellement déconseillé en raison des risques d’incendie ;
- température contrôlée : maintien à environ 18 °C, avec chauffage en hiver et ventilation permanente ;
- protection incendie : murs et portes coupe-feu, système de détection et d’extinction adapté ;
- protection anti-inondation : absence de canalisations dans le local, stockage surélevé, aucun cave ni sous-sol exposé à l’humidité.
Les contraintes pratiques d’un local interne
Réunir toutes ces conditions dans des locaux professionnels standard est difficile et coûteux. Pour la majorité des entreprises, notamment les PME et ETI, le coût de l’aménagement d’un local conforme (mobilier, ventilation, protection incendie, travaux d’isolation) dépasse rapidement le budget disponible. S’y ajoute le coût du loyer des m² consacrés au stockage, qui représente un manque à gagner important, particulièrement en Île-de-France.
Solution 2 : la location d’un box de self-stockage
Le self-stockage, une solution pratique mais insuffisante pour l’archivage professionnel
Les sociétés de self-stockage proposent des boxes à louer, disponibles rapidement et à des tarifs compétitifs. Cette solution est adaptée au stockage de mobilier ou d’objets encombrants, mais elle présente des limites importantes pour l’archivage professionnel de documents sensibles :
- absence d’indexation : aucun système de gestion documentaire, aucune traçabilité des consultations ;
- conditions climatiques non garanties : la plupart des boxes ne maintiennent ni la température ni l’hygrométrie à des niveaux adaptés aux documents papier ;
- sécurité limitée : l’accès est souvent partagé avec d’autres locataires et les garanties de confidentialité sont faibles ;
- pas de service d’archivage : aucun archiviste, aucun plan de classement, aucune gestion des durées légales de conservation.
Solution 3 : le tiers-archivage professionnel
Pourquoi le recours à un prestataire spécialisé est la solution la plus adaptée
Un tiers-archiveur professionnel comme Arcalys offre une solution globale qui combine les avantages des deux premières options tout en éliminant leurs inconvénients. Les entrepôts sont spécifiquement conçus pour la conservation d’archives, les équipes sont composées d’archivistes qualifiés et le système de gestion documentaire garantit la traçabilité de chaque document. Le tarif externalisé est souvent inférieur au coût réel d’un local interne ou d’un box de self-stockage lorsqu’on intègre l’ensemble des postes de dépense. Pour un calcul précis, consultez notre article sur le prix du stockage d’archives par boîte. La démarche commence toujours par un audit d’archivage sur site, gratuit chez Arcalys.
Comparatif des trois solutions de stockage d’archives
| Critère | Local interne | Self-stockage | Tiers-archiveur |
|---|---|---|---|
| Coût | Élevé (loyer + aménagement) | Moyen (loyer simple) | Prévisible (tarif à la boîte) |
| Conformité légale | À votre charge | Non garantie | Assurée par le prestataire |
| Sécurité | Variable selon les moyens | Limitée | Entrepôts certifiés |
| Indexation | À organiser en interne | Inexistante | Informatisée et tracée |
| Accès aux documents | Immédiat si bien organisé | Manuel, sans traçabilité | 4 à 48 h (physique), 2 h (numérique) |
| Destruction certifiée | Non prévue généralement | Inexistante | Planifiée, certifiée |
Ce qu’il faut retenir sur le stockage d’archives physiques
Le choix entre un local interne, un box de self-stockage et un tiers-archiveur dépend de la taille du fonds documentaire, des exigences légales et du budget disponible. Pour la grande majorité des entreprises, le recours à un tiers-archiveur professionnel est la solution la plus complète, la plus sûre et la plus économique lorsqu’on intègre la totalité des coûts. Arcalys propose un audit gratuit sur site pour vous aider à évaluer la solution la mieux adaptée à votre situation. Pour préparer ce projet, consultez également les 5 questions à se poser avant d’externaliser ses archives et notre page sur la gestion et conservation sécurisée d’archives et découvrez les types de boîtes d’archives adaptés à votre fonds documentaire.
FAQ – Questions fréquentes sur le stockage d’archives physiques
Un couloir ou un espace de bureau peut-il servir de local d’archives ?
Non. Un espace de bureau ordinaire ne remplit pas les conditions de conservation requises pour des archives professionnelles : résistance au sol insuffisante, conditions climatiques inadaptées, absence de protection incendie spécifique. Un tel stockage expose l’entreprise à des risques de dégradation des documents et de non-conformité légale.
Quelles sont les obligations légales en matière de conservation des archives d’entreprise ?
Chaque type de document a une durée légale de conservation définie par la loi française (Code de commerce, Code du travail, Code général des impôts). Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions en cas de contrôle fiscal ou de litige. Arcalys assure le suivi de ces échéances pour ses clients.
Peut-on stocker des archives numériques et des archives papier chez le même prestataire ?
Certains tiers-archiveurs proposent des offres hybrides couvrant les archives physiques et numériques. Arcalys est spécialisé dans l’archivage physique mais peut orienter ses clients vers des partenaires pour la gestion des archives électroniques.
Combien de temps faut-il pour aménager un local d’archives en interne ?
L’aménagement d’un local conforme nécessite généralement plusieurs semaines à plusieurs mois, selon les travaux à réaliser (ventilation, protection incendie, isolation, installation du mobilier). Ce délai, associé au coût des travaux, plaide souvent en faveur de l’externalisation.
Arcalys propose-t-il le stockage d’archives en dehors de l’Île-de-France et du Grand Est ?
Arcalys est principalement présent en Île-de-France et en Grand Est. Pour des besoins dans d’autres régions, notre équipe peut vous orienter vers des partenaires ou étudier la faisabilité d’une prise en charge dans votre zone.