Dans la gestion des archives et la politique d’archivage qui l’encadre, la durée de conservation des archives est un élément obligatoire que le service archives doit respecter.
Qu’est ce que la Durée de Conservation des Archives ?
C’est le laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour :
- obéir aux exigences réglementaires
- prévenir les risques de non-disponibilité des documents
- répondre aux besoins de mémoire de l’entreprise
La destruction des archives est une procédure qui consiste à l’élimination des documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation.
Pour connaître les durées légales applicables à chaque type de document professionnel — commercial, comptable, fiscal, social ou immobilier —, consultez le guide complet sur les durées légales de conservation des documents d’entreprise.
La mise en pratique de ces durées passe par l’élaboration d’un calendrier de conservation, outil central de la gestion documentaire qui planifie le cycle de vie de chaque archive de sa création à sa destruction.
À titre d’exemple, les pièces comptables — livres de comptes, factures, bilans — sont soumises à une durée légale de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, comme le précise notre guide sur la durée de conservation des documents comptables.
Les durées légales applicables aux documents RH — contrats, bulletins de paie, registres du personnel — illustrent la diversité des délais selon la nature de la pièce, comme développé dans notre guide sur la durée de conservation des documents RH.