Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.
Archiver est une question de méthode
La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but est de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi durablement conservées.
Une méthodologie d’archivage en 5 étapes-clés correspondant au cycle de vie d’une archive :
- Identifier et authentifier documents
- Stocker les archives ainsi constituées
- Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
- Éliminer éventuellement ou définitivement les documents d’archive en fin de durée légale
- Archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise
Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.
Archiver les documents professionnels, n’est pas stocker !
Rien ne sert d’empiler les documents d’archives les uns sur les autres. Procéder à leur classement et leur archivage, c’est -faire face sereinement à toutes ses obligations légales, -d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits, -se protéger juridiquement.
Le plan de classement des archives comprend :
- Le recensement des familles de documents à gérer
- L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
- Les durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
- L’évaluation des fréquences de consultation d’archive actuelle et future, afin de garantir une accessibilité des plus fiables
Les fournitures et équipements dédiés à l’archivage
Les indispensables pour le classement et l’archivage de vos documents professionnels :
- Les classeurs
- Les pochettes et chemises et autres protègent documents
- Les boîtes d’archives
- les caisses d’archives ou dossiers suspendus
- Les reliures et autres plastifications
- Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement
L’important étant de ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à les retrouver à la demande : – Mise à disposition de livrables ou consultables (document physique, document dématérialisé) – Destruction éventuelle de documents d’archives en fin de délai de conservation.
N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.
Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?
La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.
L’externalisation des documents professionnels
La gestion en externe tout ou partie de vos archives par une société de tiers-archivage est une solution envisageable, afin de vous garantir une gestion et conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne.
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