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Stockage d’archives physiques : vous cherchez un local pour stocker vos archives ?
Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas : comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités.
Quelle différence entre stockage et l’archivage ?
Stocker des archives revient à les entreposer dans un espace, au sein ou en dehors des bureaux de l’entreprise, dans un autre local suffisamment grand pour :
- Recevoir de nouveaux documents versés périodiquement
- Les rendre suffisamment accessibles
- Les protéger des dégâts environnementaux
NB : Il arrive que les documents sensibles soient conservés dans des coffres-forts ou chambres fortes afin d’être conservés en l’état et éviter tout risque de vol, de perte ou de détérioration.
Quant à l’archivage, il ne consiste pas seulement à stocker les documents. Il permet de les classer et les ranger de manière à ce que chaque document soit répertorié, et donc facilement retrouvé, en cas de :
- Consultation régulière ou non
- Contrôle par l’administration
- Litige devant les tribunaux
Il s’avère donc capital pour une organisation de disposer, d’une manière ou d’une autre, en interne ou en externe, d’un local dédié.
1ère solution : aménager un local en interne ?
Autant le dire tout net, pour la plupart des entreprises, aménager un véritable local d’archivage en interne peut s’avérer une tâche difficile, voire insurmontable. Pour conserver durablement les archives, il convient de s’équiper de mobilier adapté, mais aussi de mesures de sécurité et de qualité de l’espace si l’on veut éviter que les documents papier ne se dégradent. Les locaux où sont entreposés les documents doivent remplir des conditions de conservation des plus optimales : une température d’environ 18°, à l’abri de la lumière et de l’humidité. Le choix des étagères, armoires de rangement, conteneurs de stockage et toutes l’installation du local doit être fait dans ce sens et afin de pouvoir stocker l’ensemble des documents, quelle que soit leur nature : classeurs, dossiers, cartons, caisses, films, négatifs…
Quelles sont les contraintes d’un local d’archives digne de ce nom ?
Voici quelques conseils pratiques pour stocker dans de bonnes conditions. Selon les recommandations des archives de France, il convient tout d’abord d’entreposer les documents dans un endroit proposant un résistant (charge de 900 kg/m²). Dans le cas d’un rayonnage mobile, la dalle doit pouvoir supporter des charges plus importantes, de l’ordre de 1300 kg par m². Pour le choix du rayonnage, il est préférable d’opter pour des étagères métalliques, le bois étant fortement déconseillé, car sujet aux risques d’incendie ou de détérioration. Le métal en revanche doit résister à la corrosion.
Exemple de local à proscrire
(photo du Cdg01 qui a préparé un dossier très clair sur le sujet)
Photo du Cdg01
Un autre exemple de local d’archivage que l’on ne devrait plus jamais voir !
Lorsqu’une entreprise n’accorde pas le soin et la place que méritent ses documents, voilà ce que ce cela donne.
La ventilation est aussi à prendre en compte. En effet pour garantir une bonne ventilation dans le local de stockage, le rayonnage ne doit aller jusqu’au plafond.
L’isolation est aussi à prévoir, afin d’éviter de trop grandes variations de température. Pour les archives physiques, la température conseillée et de 18° C. En hiver, le stockage doit donc être ventilé et chauffé.
Enfin, le local d’archive doit être aménagé de manière à prévenir tout type de risque. Il doit protéger les archives du feu à l’aide d’une protection incendie adéquate. Pour éviter toute propagation de feu, il doit être équipé des murs et portes coupe-feu. Pour les risques d’inondation, aucune canalisation ne doit passer dans le local de stockage. Il est également préférable de ne pas stocker les archives dans un cave ou autre endroit trop exposé à l’humidité.
Photo du Cdg01
Voici différents points à prendre en compte parmi de nombreux autres pour concevoir un local ou un espace d’archivage digne de ce nom et qui garantisse une conservation dans des conditions correctes.
Comme on l’a vu, il ya de grandes difficultés et de fortes contraintes à concevoir un local qui réponde aux exigences en termes d’archivage. Ceci explique l’intérêt pour les entreprises en manque de surface ou ne disposant pas de suffisamment de ressources pour garantir ces installations, de se tourner vers des sociétés spécialisées en location de box pour un usage professionnel.
2ème solution : la location d’un box ?
De plus en plus de sociétés spécialisées dans la location de box, proposent des solutions logistiques adaptées aux divers besoins des entreprises. Bien que disposant le plus souvent d’offres dédiées à des particuliers avec des box pour y entreposer des meubles et autres objets encombrants, ces sociétés ont développé des offres aux professionnels en recherche de place. Il était en effet naturel qu’elles élargissent leurs offres, et donc leur marché, en proposant d’y entreposer les documents de l’entreprise.
Allez-vous stocker les archives de votre entreprise en louant un box ?
Par Spart sur Wikipedia français — Transféré de fr.wikipedia à Commons par Bloody-libu utilisant CommonsHelper., Domaine public, Lien
Afin de garantir un stockage adapté aux besoins et surtout aux coûts de stockage, il existe une procédure type pour bénéficier aux meilleurs prix des solutions de self-stockage. Voici les 4 étapes principales à suivre :
- Déterminer la taille ou le volume de stockage
- Effectuer les réservations de l’espace de stockage en ligne
- Emballer les affaires et produits à stocker
- Stocker
Des prestations personnalisées sont proposées comme :
- Faciliter l’accès
- Fournir des box de stockage adaptés aux types de documents et à leurs volumes de stockage
- Surveillance des gardes meubles 24 heures/24 ; 7 jours/7
- Garantir une réception et un entreposage de qualité
Bon à savoir : Le prix d’un garde-meuble en location varie selon l’endroit où réside le centre de stockage, le procédé d’entreposage choisi, le volume à stocker. Voici des tarifs donnés à titres indicatifs (prix selon le volume et pour un mois)
| Surface (m2) du box ou conteneur | Volume (m3)* du box ou conteneur | Prix (€) | |
| Paris | Province | ||
| 1 – 2 | 2,5 – 4,5 | 70 à 150 | 50 |
| 3 – 4 | 7,5 – 10 | 150 à 200 | 100 |
| 5 – 6 | 12,5 – 15 | 200 à 300 | 150 |
| 7 – 8 | 17,5 – 20 | 300 à 350 | 170 |
| 9 – 10 | 22,5 – 25 | 400 à 450 | 150-200 |
| 11 – 12 | 27,5 – 30 | 400 à 550 | 300 |
| 18 | 45 | 850 | – |
| 20 | 50 | 940 | – |
| 30 | 75 | 1400 | – |
| 40 | 100 | 1900 | – |
Quelles sont les différences entre le self-stockage et le garde-meuble ?
Le garde-meuble permet de garder les documents généralement sous forme de cartons dans un container scellé et sécurisé contre les intrusions et autres risques de perte ou de dégradation. Toutefois, l’accès aux documents n’est pas aisé et demande au préalable une prise de rendez-vous qui peut être facturé en plus. Le garde-meubles est une solution pour un stockage sur une longue durée et si vous êtes certain de ne pas avoir à consulter les documents.
Le self-stockage, comme son nom l’indique, permet davantage de flexibilité, de facilité et de rentabilité quant au contrôle et à la gestion des dossiers ainsi conservées. Chaque client peut aménager ses rangements comme il le souhaite. Il bénéficie également d’un libre accès à ses unités de stockage, selon les heures d’ouverture du centre de stockage. Enfin la durée de location reste modulable.
| Spécificités du garde-meubles | Spécificités du Self-stockage |
| Vos cartons sont conditionnés dans un container scellé et placé dans un entrepôt sécurisé. | C’est vous qui effectuez les opérations de dépôt, avec vos propres moyens et devez organiser l’espace comme vous le souhaitez. |
| Lorsque vous devez consulter un dossier précis, il vous faut en faire la demande pour le récupérer et cela représente parfois un coût. | Vous disposez d’un libre accès à l’unité de stockage (souvent 7 jours sur 7, selon les horaires du site). |
| Vous avez souscrit à un contrat pour une durée fixée à l’avance. | Vous pouvez réserver et modifier la surface transférant le contenu d’un box vers un autre et la durée de location selon le contrat. |
La location de box : solution réaliste pour vos documents d’entreprise ?
Les sociétés proposant la location de box sous forme de garde-meuble ou self-stockage s’efforcent de répondre pleinement aux contraintes de coût et de surface utilisable. Ce sont d’excellents services pour stocker meubles et autres objets, pour les particuliers, mais aussi pour les professionnels. Certaines d’entre elles ajustent même leurs prestations en demandant à leurs clients de ne payer que le volume réellement occupé. Ainsi, ils peuvent choisir l’espace dont ils ont réellement besoin ou encore la durée de location. La souplesse des espaces de stockage est un vrai plus. Pour une satisfaction maximale, des services supplémentaires sont parfois proposés, tels que la fourniture d’accessoires d’emballage par exemple.
Si le garde-meuble ou le self-stockage sont des solutions pratiques, encore faut-il faire le bon choix du prestataire spécialisé dans ce domaine. Cela va dépendre des raisons qui poussent l’entreprise à vouloir entreposer à l’extérieur : un déménagement, un local et des bureaux trop petits, une inquiétude sur la sécurité des documents en interne etc., il y a bien des raisons de vouloir stocker hors de ses propres locaux d’entreprise. Dans tous les cas, ce choix est motivé par un manque de place pour aménager un espace stockage dans les locaux de l’entreprise.
Que penser des solutions de self-stockage ou de garde-meuble ?
Certains dirigeants souhaitant disposer d’un espace privatisé en dehors de leurs locaux, envisagent parfois de louer un box auprès de services de self-stockage ou garde-meuble de manière temporaire ou permanente. Cette solution apparait sur le papier comme un moyen pratique et économique. En réalité, même si dans certains cas (déménagement d’entreprise par exemple, et encore…), il est possible de tirer avantage de cette solution souple et économique, il faut y regarder à deux fois pour être certain que ce soit la meilleure solution pour votre entreprise.
Stocker ses archives dans un box loué, est-ce la solution ultime pour ses documents d’entreprise ?
Rien n’est moins sûr. Loin de nous l’idée de décrier les services, souvent sérieux, de ces spécialistes (self-stockage et garde-meuble), qui ont de nombreux avantages pour les meubles et autres encombrants. Force est de constater qu’ils ne sont souvent pas du tout adaptés aux besoins d’archivage. Pourquoi ? Tout simplement parce que la gestion des archives est un métier, et que ce n’est pas le leur. Il n’y a d’ailleurs pas de confusion possible, les offres ne proposent rien d’autres que de « stocker les archives ».
Si vous souhaitez tout de même utiliser ces services, attention à sélectionner soigneusement les offres et bien analyser les garanties proposées (en particulier les conditions de sécurité).
En tant qu’archivistes professionnels, nous nous devons de mettre en garde les entreprises qui seraient tentées par ces solutions de la nécessité impérative de « gérer leurs archives », et pas seulement de les entreposer. On ne le répétera jamais assez : stocker n’est pas archiver !
Conclusion : et si vous externalisiez vos archives auprès d’un spécialiste ?
Archivage de documents dans les entrepôts Arcalys
Après avoir renoncé à construire un espace en interne, certaines entreprises font appel à des services tels que le self-stockage. C’est d’autant plus compréhensible dans les grandes agglomérations ou les zones où le prix du mètre carré est élevé (Paris et région parisienne en tête). Le self-stockage apparaît alors comme une solution simple et économique. Toutefois, comme on l’a montré, ce procédé ne permet pas une gestion complète des archives.
Souvent, certains décideurs on écarté cette dernière solution qui consiste à faire appel à des tiers-archiveurs. Il s’agit pourtant de la meilleure réponse à leurs besoins, apportant les meilleures garanties sur tous les plans. Pourquoi ne pas avoir consulté les professionnels du secteur de l’archivage physique ? Uniquement en raison de l’idée qu’ils se faisaient du coût de tels services ! Nombreux sont ceux qui ont estimé que leur entreprise ne pouvait se permettre de tels investissements. D’autres, on raisonné autrement, se convaincant que le peu de volume de documents ne justifiait pas de recourir à ces professionnels. Ces idées reçues sont préjudiciables car elles empêchent ces organisations d’accéder aux services dont elles ont pourtant besoin. Cela ne coûte rien de lancer quelques devis pour se faire une idée des prestations et de leurs coûts.
Et si l’archivage de vos documents ne vous coutait pas plus cher que leur stockage dans des conditions hasardeuses ?
Les entreprises ont tout à gagner à faire appel à ce type de service. Surtout si le fait de confier leurs archives n’est pas plus coûteux au final lorsqu’on a déduit le temps passé à gérer soi-même son archivage et tous les aléas associés à cela. En plus d’être stockées en sécurité, leurs archives seront conservées et gérées selon leur cycle de vie et dans le respect de la réglementation.
Des offres complètes et à des prix raisonnables sont ainsi proposées :
- Audit des volumes d’archives
- Création et mise en œuvre d’un plan de classement
- Transfert des archives
- Restitution des archives à la demande
- Prise en charge de la destruction des archives
- Etc
Alors, qu’attendez-vous pour demander une estimation, et comparer ?
Lire aussi :
FAQ : tout savoir sur la conservation des factures pour une entreprise
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour toute entreprise de bien archiver ses pièces comptables afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit donc être conservée pendant une durée légale, période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.
- Les factures d’achat (factures fournisseurs) justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à sauvegarder dans leur forme originale.
- Les factures de vente (factures clients), quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien photocopiées, dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux.
Pourquoi il est important de conserver les factures clients ?
Deux raisons justifient l’importance de conserver les factures clients et fournisseurs :
- Ces pièces comptables ouvrent droit à une réduction de TVA, c’est pourquoi elles doivent être conservées dans leur forme originale durant un délai de 6 ans
- En cas de contrôle a posteriori exercé par l’administration fiscale et applicable tout au long de cette période de conservation de 6 ans
Voici les principales questions à se poser pour archiver ce type de document d’entreprise dans les règles.
Combien de temps faut-il les stocker ?
Les factures sont des pièces comptables souvent volumineuses et consultées lors des contrôles. Le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).
Y a-t-il des factures à conserver au-delà de dix ans ?
Il est dans l’intérêt des entreprises de le faire pour certaines pièces comptables telles que :
- Les factures spécifiques aux investissements
- Celles prouvant la valeur des équipements auprès des assureurs, en cas de sinistre.
Peut-on détruire les factures papier, une fois scannées ou photocopiées ?
Lors de toute reproduction de facture, sous forme de photocopie ou de numérisation, la prudence est de mise. Il faut bien s’assurer de la qualité de la copie, il faut que la numérisation ou la photocopie soient suffisamment fidèles à l’original et durable (ce point est très important !) pour convaincre l’administration ou un juge.
Peut-on externaliser les factures ?
Oui, l’archivage des factures peut être externalisé. Il convient pour cela de signer un contrat d’externalisation auprès d’une société de tiers-archivage qui apportera toutes les garanties d’une conservation dans les délais légaux et dans les meilleures conditions possibles (sécurité, protection contre la détérioration du papier, indexation des pièces etc.).
Comment conserver les factures ?
Les entreprises peuvent conserver ce type de pièce comptable sous deux formes possibles :
- La conservation d’un double de la facture délivrée : pour cela, deux documents sont donc imprimés (l’original destiné au client, le double papier archivé par le fournisseur)
- La conservation d’un double sous format électronique
Le but de l’archivage de ces pièces étant de les rendre accessibles à tout moment, et par conséquent d’en faciliter l’accès. Il faut simplifier la mise à disposition des agents de l’administration.
La loi exige que « tout achat de produit ou toute prestation de services pour une activité professionnelle fasse l’objet d’une facturation ».
Quant à leur stockage et droit d’accès, les entreprises sont dans l’obligation de les entreposer sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.
Dois-je obligatoirement imprimer mes factures pour les conserver ?
Les entreprises sont dans l’obligation de conserver leurs factures (émises ou reçues) durant 10 ans, en cas de contrôle de l’administration fiscale. Il est vivement recommandé de les archiver dans leurs formes originales.
Le format papier est-il obligatoire pour l’archivage des factures ?
Les entreprises sont tenues d’archiver leurs documents comptables afin de les conserver et de les rendre accessibles aux agents de l’administration fiscale, tout au long de la durée réglementaire de conservation. Dans ce cadre, l’impression des factures devient :
- Une obligation légale
- Une mise en format papier utile et pratique pour les trier, les classer, les ranger dans des boîtes d’archives, afin de pouvoir les retrouver et les restituer aisément
Toutefois, émettre et recevoir des factures coûte cher et sur le long terme, a un impact sur l’environnement. Les entreprises échangent, en moyenne chaque année, plus de 2 milliards de factures. Selon certaines estimations, l’impression d’une facture coûte en moyenne pas moins de 10 € (somme comprenant l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement, l’archivage…). Quant à sa réception, elle coûte également de l’argent, soit 15 euros en moyenne pour la traiter (enregistrement, saisie, classement etc.).
Les factures transmises sous forme électronique sont-elles valables ?
Selon l’article 289-VII du CGI, les factures sécurisées à l’aide d’une piste d’audit fiable sont valables et doivent être conservées pendant six ans. En effet, les contrôles mis en place par l’entreprise et servant à authentifier l’origine des factures, leur intégrité et leur lisibilité quant à leur contenu, garantissent leur validité et l’obligation légale de les conserver.
Bon à savoir : les factures transmises sur support électronique ne doivent pas être modifiées pour la conservation qui doit être mise en œuvre en format original. Aussi, l’impression papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d’origine. C’est pourquoi, il n’est pas utile ni nécessaire d’imprimer systématiquement puis d’archiver ces factures sur support papier.