Les entreprises font de plus en plus appel à tiers-archiveur pour gérer l’ensemble ou une partie de leurs archives. L’externalisation leur permet de gagner de la place, du temps et de l’argent.
Le personnel de l’entreprise pouvant pleinement se consacrer à leur tâche respective, l’externalisation à pour avantage également d’accroître la productivité. Toutefois confier ses archives à un prestataire de service externe, cela ne comporte-t-il pas un risque ? Surtout pour la conservation des documents à garder confidentiels. Pourquoi la plupart des entreprises y ont recours ? L’externalisation des archives, une tendance ou une évolution irréversible ?
Souci d’efficacité plutôt qu’une affaire de mode
Avec les avancées technologiques en matière de transfert et de partage d’informations, l’externalisation s’impose. En effet, face aux contraintes sans cesses croissantes de gestion d’espace, du budget et du personnel, l’externalisation demeure apparaît comme une nécessité vitale plus qu’une simple tendance du moment. Son évolution semble irréversible. En effet, nombreuses sont les entreprises qui font appel à une société externe pour gérer leurs archives avec pour exigences :
- Que ces sociétés d’archivages les accompagnent dans la gestion de leurs archives
- De bénéficier pleinement de leur expertise
- D’être orientées dans leur choix d’une politique d’archivage adaptée et efficace
Aujourd’hui, la profession de tiers archiveurs est réglementée. Elle s’est structurée entre autres grâce à l’association professionnelle PAGE qui œuvre à lui attribuer un cadre juridique et légal. Rappelons également que cette association est à l’origine de la norme NF Z40-350 et de ses règles de certification.
Depuis, l’externalisation n’a cessé d’évoluer tant sur le plan de la réglementation de la gestion des stocks, sans cesse confrontée à l’accroissement des volumes à conserver, qu’au niveau des besoins d’encadrement et d’accompagnement ressentis par chaque producteur d’archives.
Ses modalités
L’externalisation est une procédure d’archivage qui se déroule selon des modalités bien définies et qui sont :
- La déclaration préalable: Code du patrimoine, partie réglementaire : article R. 212-19 et R. 212-20 portant sur la déclaration préalable de dépôt d’archives courantes et intermédiaires
- Le contrat de dépôt: L’article R. 212-22 du Code du patrimoine décrit dans le détail les clauses devant être intégrées au contrat
- L’agrément: L’article R. 212-23 à 31 concernant la procédure d’agrément
Le but étant pour les sociétés d’archivage de satisfaire à la fois les exigences clients et celles des normes à respecter. L’archivage physique suit par conséquent des normes et se trouve ainsi encadré par des certifications.
La norme NF Z 40-350 relative à l’archivage physique est une norme métier permettant de différencier un prestataire d’archivage physique à valeur ajoutée (processus d’archivage, exigences de sécurité, exigences RH). Cette norme certifie :
- La traçabilité des flux (entrées, conservation, sorties)
- La maîtrise des conditions d’archivage des documents (pérennité / sécurité)
- La compétence des équipes
- Un contrat de prestations normé
- La réalisation de performances quantifiées (délais, conformité, niveau de service)
La norme spécifie les caractéristiques minimales qualitatives et quantitatives requises pour exercer les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents, qu’il s’agisse des locaux, des mesures de sécurité, des conditions de conservation, des assurances que le prestataire se doit prendre, sur les garanties qu’il doit être en mesure d’apporter vis-à-vis de son personnel (personnel permanent, diplômé d’études supérieures en archivistique, rigoureusement sélectionné, avec une clause de confidentialité dans son contrat…). Elle précise également les dispositions spécifiques à intégrer aux contrats et cahiers des charges. Par ailleurs, les entreprises offrant des prestations d’archivage externalisé peuvent être certifiées par AFNOR Certification. Elles se voient alors délivrer la marque NF Service « Prestation de gestion et de conservation d’archives ».
Son cadre juridique
L’externalisation est également encadrée juridiquement :
- Code du patrimoine – loi du 15 juillet 2008 relative aux archives notamment II, article L.212-4.)
- Décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 modifiant le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques
- Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée
- Articles 1927 à 1948 du Code Civil (Obligations du dépositaire et du déposant
Ces normes sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Avantages et points de vigilance
Il y a bien quelques points de vigilance, ils dépendent essentiellement du modèle de coût appliqué par le prestataire :
Confier ses archives à un tiers archiveur suppose une confiance dans la qualité du service. Il convient de s’assurer de conserver le contrôle sur le processus d’archivage des documents, et bien entendu (mais cela va de soi pour un prestataire de confiance) ne pas subir de pertes de documents, de détériorations et divulgations, ne serait-ce que de manière accidentelle.
Dans certains cas, il n’est pas nécessaire d’avoir recours à un tiers archiveur. En particulier lorsque l’espace et les compétences internes permettent d’assurer l’archivage de tous les documents, dans le respect des contraintes aussi bien légales que celles liées à la disponibilité des documents et aux méthodes d’archivage.
Avoir recours à l’externalisation, offre des avantages qui supplantent souvent les réserves légitimes que tout décideur peut avoir à l’endroit de ses archives :
- Réduire les coûts en budget et ressource humaine en évitant de mettre en place des dispositifs complexes et à les maintenir dans le temps
- Des gains en productivité
- La sélection des prestataires dès la procédure d’agrément afin de garantir un service de qualité, de confiance et de confidentialité.