Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.
Faites appel à une société spécialisée dans le déménagement des archives
Le choix de l’entreprise experte en transfert de fonds d’archives est capital pour réussir le déménagement de vos archives et éviter de rencontrer tout problème dommageable pour la bonne conservation physique de vos archives par la suite. Les critères de sélection à prendre en compte sont les moyens utilisés et la méthode employée pour mettre en œuvre une prise en charge de A à Z des documents d’archives à déménager. La rigueur, le sérieux, la fiabilité et la rapidité du prestataire de service à fournir la solution la plus adaptée dans le domaine de la gestion des archives et de leur transfert, sont à considérer comme des critères des choix. Le prix rentre en compte, toutefois, il en doit ne pas être l’unique critère, la qualité et le suivi des services faisant la différence.
Confier vos archives à une société de tiers-archivage chargée vous permet également de rester productif sans avoir à vous soucier du temps d’arrêt perdu lors de votre déménagement. C’est elle qui se charge de réaliser toutes les étapes du déménagement, de la planification à l’entreposage des archives et à leur placement dans le nouveau local. Vous pouvez ainsi profiter d’une méthode éprouvée en matière de déménagement d’archives et vous consacrer pleinement à votre transition vers de nouveaux espaces de travail.
Voir cet article : Pourquoi certaines entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?
Le déménagement des archives, un savoir-faire
Déménager vos archives ne s’improvise pas. Leur transfert dans de bonnes conditions nécessite la mise en œuvre d’une méthode et le suivi de règles de gestion d’archives, utiles et nécessaires pour éviter toute mauvaise surprise, voire même toute dégradation ou pertes d’archives et de documents sensibles. Avec l’augmentation constante au fil des ans de leur volume, les documents d’archives imposent une gestion pertinente et des outils performants pour avoir recours de manière efficace à leur transfert ou leur externalisation.
C’est pourquoi il est capital de bénéficier d’un accompagnement personnalisé auprès d’une société de gestion des archives qui offrira des prestations adaptées aux besoins en archivage, classification, conditionnement et transfert des archives. Sachant que le déménagement des archives est un processus dont la préparation et la gestion sont la clé de sa réussite.
Comment bien le préparer ?
Une préparation minutieuse s’impose pour réussir votre déménagement d’archives sans difficultés, sans encombre et surtout sans perte ou détérioration de documents. Le transfert du fonds d’archives dans un autre local dédié affecte l’entreprise qui souhaite l’entreprendre. Pour faciliter cette transition, les sociétés de déménagement d’archives proposent des services et mis à disposition de ses clients un suivi méthodique des étapes clé à respecter. L’accompagnement personnalisé débute par la préparation et se termine avec l’acheminement des archives et leur nouvelle installation.
Préparer votre déménagement, c’est aussi l’organiser et par la même occasion faire en quelque sorte le ménage dans vos archives. Une réflexion préalable est à mener, si vous souhaitez vous en sortir sans grande difficulté. Les principales questions à vous poser, à ce stade de la préparation, sont les suivantes :
- Où déménagez-vous ?
Il importe pour vous de bien connaître votre nouveau local destiné à recevoir vos archives afin par la suite de concevoir précisément votre cahier des charges destiné au bon déroulement de votre déménagement, ainsi que la bonne gestion du classement et du rangement de vos archives transférées - Quand souhaitez-vous déménager ?
Connaître la date de votre déménagement est impératif. Elle vous permettra de bien vous organiser et de planifier correctement toutes les opérations à suivre. - Que déménagez-vous ?
Il est tout aussi capital de bien savoir ce que souhaitez déménager en matière d’archives. La bonne connaissance de votre fonds d’archive est une bonne garantie de sécurité et de conservation. N’oubliez pas dans ce cas précis de voir si vous devez également transférer votre mobilier de rangement, si les documents sont correctement conditionnés, de repérer les vracs, de mettre de côté les archives fragiles, de reclasser si besoin est, voire même d’éliminer les documents d’archives inutiles ou en double. - Comment allez-vous déménager ?
Ici, il est davantage question des moyens employés pour déménager et comprend par conséquent : le budget, le personnel, les moyens techniques (transporteur, prestataire de service externe…) cela va dépendre en partie du volume d’archives à déménager ainsi que leur nature (archives physiques ou dématérialisées)
Les avantages de l’externalisation
Dans le cadre d’un déménagement, l’externalisation des archives devient une solution pertinente, surtout si elle comporte de nombreux avantages en termes de tri, de classement, de stockage et de récupération des archives. Les services proposés dans ce sens visent à la conservation et à la valorisation du patrimoine documentaire des entreprises. La finalité étant la mise en place d’une politique d’archivage dédiée à la conservation du fonds des archives dans les meilleures conditions. Parmi d’autres avantages, notons également les coûts variables ajustés aux besoins réels, à une meilleure gestion du temps et davantage consacré à la production, dès lors que nouveaux espaces de travail peuvent être pleinement utilisés.
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