La loi exige aux entreprises de conserver les documents issus des ressources humaines. Découvrez dans les lignes suivantes les délais légaux de conservation pour chaque type de papier RH.
Les documents spécifiques aux ressources humaines
Le service des ressources humaines (RH) joue un rôle central dans l’entreprise, bien au-delà de la simple gestion administrative.
Les missions du service des ressources humaines
Ses missions s’étendent du recrutement à la gestion des départs, en passant par l’accompagnement des salariés au quotidien. Le service RH s’occupe de la gestion de la paie, des déclarations sociales et de la conformité légale. Il est également responsable du recrutement, de l’intégration des nouveaux talents, de la gestion des carrières et de la formation professionnelle. Par ailleurs, il veille à la qualité de vie au travail et gère les relations sociales en interne. En somme, le service RH est le partenaire stratégique de l’entreprise pour tout ce qui concerne son capital humain.
Tableau des durées légales de conservation des documents RH
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Type de Document |
Durée Légale de Conservation |
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Dossiers du personnel |
Pendant toute la durée du contrat de travail et jusqu’à 5 ans après la fin du contrat |
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Bulletins de paie |
5 ans après la dernière année d’emploi du salarié |
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Contrats de travail |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Déclarations d’embauche |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Attestations d’accident du travail |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Registres des heures de travail |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Documents liés aux congés payés |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Certificats de travail |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Dossiers de formation |
5 ans après la fin du contrat de travail |
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Rapports d’évaluation |
Pendant toute la durée de l’emploi du salarié et jusqu’à 5 ans après la fin du contrat |
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Dossiers disciplinaires |
Pendant toute la durée du contrat de travail et jusqu’à 5 ans après la fin du contrat |
Il convient de noter que ces durées peuvent varier en fonction de la législation locale et des spécificités de l’entreprise. Il est important de se conformer aux exigences légales en matière de conservation des documents RH pour éviter tout litige juridique.
Fiche de paie
C’est le département des ressources humaines qui s’occupe de l’élaboration de la fiche de paie du salarié. Ce document est fourni par l’employeur. D’ailleurs, il doit obligatoirement mentionner l’identification de ce dernier. Aussi, la fiche de paie met en avant la liste des éléments de rémunération qui concernent le salarié pour un mois précis. Elle reflète le contrat de travail ainsi que des clauses signées en rapport avec la rémunération du salarié.
La fiche de paie est la principale source d’information pour le salarié.
Elle lui permet d’avoir une vision à jour de son solde de congés payés et de ses repos compensateurs et de bien connaître son revenu net imposable lors de sa déclaration annuelle de revenus.
Une attention particulière doit être accordée aux informations qui figurent sur la fiche de paie. Il est nécessaire de veiller à ne pas faire des erreurs de calcul car les répercussions peuvent être graves aussi bien pour le salarié que pour l’employeur sur un plan comptable et juridique.
La durée légale de conservation de la fiche de paie est de 5 ans.
Aujourd’hui, l’envoi dématérialisé de la fiche de paie est la norme. L’employeur doit dans ce cas s’assurer que le salarié peut accéder au document sur un support fiable et durable pendant au moins 50 ans, ou jusqu’à ses 75 ans.
La déclaration d’accident du travail
Dans un environnement de travail, un accident peut se produire. Si un tel événement survient, une déclaration s’impose. Dans la pratique, en cas d’accident du travail d’un de ses salariés, l’employeur est tenu de faire une déclaration par rapport à cet accident. Si l’employeur ne s’exécute pas, le salarié peut se charger lui-même de réaliser la déclaration dans les 48 heures suivant l’accident. Le document doit préciser le lieu de l’accident du travail, de même que les circonstances de la survenance de l’accident et l’identité des témoins s’il y en a. Il est bon d’y faire apparaître toutes les précisions complémentaires pouvant être utiles et de les conserver pour se couvrir de tout litige juridique.
Par courrier recommandé avec demande d’avis de réception, les 3 premiers volets de la déclaration d’accident du travail doivent être envoyés à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du salarié. Il est bon de le faire au plus tard dans les 48 heures qui suivent la connaissance de l’accident de travail.
Il est impératif de conserver la déclaration d’accident du travail pendant 5 ans.
Documents relatifs aux charges sociales
Au niveau des ressources humaines lorsqu’on parle de charges sociales, on fait référence à l’ensemble des prélèvements retenus sur les revenus. Ces cotisations servent au financement des prestations sociales, comme la retraite. Elles comprennent également les charges qui sont destinées à la formation professionnelle et diverses taxes.
Les différentes caisses
Les grandes branches de protection sociale sont financées par les cotisations sociales. C’est le cas de la vieillesse, de la maladie et maternité, de la famille, de l’accident du travail et maladie professionnelle, la prévoyance, le chômage et la formation professionnelle.
La durée légale de conservation des documents liés aux charges sociales est de 3 ans.
Les contrats de travail
Dès l’instant où une personne (salarié) s’engage à travailler pour le compte d’une autre personne (employeur) moyennant une rémunération, un contrat de travail doit être mis en place. Celui-ci est généralement écrit. Le contrat de travail précise la rémunération du salarié, sa qualification, la durée de son travail et éventuellement les attributions de ce dernier. Aussi, il entraîne diverses obligations aussi bien pour le salarié que pour l’employeur.
Il existe plusieurs types de contrat de travail qui ont été distingués principalement en tenant compte de leur durée, de l’activité de l’employeur et de la nature du travail confié au salarié. On trouve ainsi le contrat de travail à durée indéterminée (CDI), qui est la forme normale et générale de la relation de travail. Un tel contrat ne prévoit pas la date à laquelle il prend fin. Un autre type de contrat de travail répandu est le contrat à durée déterminée (CDD). Celui-ci est signé pour l’exécution d’une tâche précise et temporaire. A côté des CDI et des CDD qui sont très populaires dans le monde du travail, il existe d’autres types de contrats particuliers comme le CDD senior qui s’adresse aux personnes de plus de 57 ans à la recherche d’emploi depuis plus de 3 mois.
Quel que soit le type de contrat, il est recommandé de le garder pendant 5 ans après avoir quitté l’emploi concerné.
Points clés à retenir
Le bulletin de paie est un document essentiel qui récapitule la rémunération, les congés et les informations fiscales du salarié. Il doit être conservé par l’employeur pendant 5 ans.
La déclaration d’accident du travail est un document que l’employeur doit envoyer à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) sous 48 heures en cas d’accident. Elle doit être conservée pendant 5 ans.
Les contrats de travail formalisent la relation entre l’employeur et le salarié. Il en existe plusieurs types (CDI, CDD, etc.). La durée de conservation est fixée à 5 ans après la fin du contrat.
Les charges sociales, qui financent les prestations sociales, nécessitent également la conservation des documents associés pendant 3 ans.
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