Vous envisagez de désencombrer vos locaux en faisant du tri dans vos archives comptables ?
N’oubliez pas que la durée de conservation de ce type de document est règlementée et que le fait de ne pas pouvoir présenter une pièce pendant cette période peut entraîner des sanctions. Explications.
Durée légale de conservation des archives comptables
En matière d’archivage des pièces comptables, la loi oblige les entreprises à archiver et conserver en l’état de nombreuses pièces justificatives de leur activité économique et sociale. Quant à la durée de conservation des archives comptables, elle varie selon la nécessité, comme les cas de contrôle ou bien de demandes a posteriori de vérifications de document. L’entreprise se trouve alors dans l’obligation de les produire à titre preuve. Quels sont donc ces documents à conserver ? Et pendant combien de temps ?
Le nombre d’années où un dirigeant d’entreprise doit être en mesure de présenter une pièce justificative comptable varie selon le type de document. Le Code de Commerce oblige par exemple les professionnels à conserver durant 6 années à compter de la clôture de l’exercice le journal des opérations bénévoles. Cette durée est de 10 ans pour les pièces justificatives de la comptabilité, à savoir les pièces bancaires, les bulletins de paie et les factures. La durée légale de conservation est la même pour le livre journal, le livre d’inventaire, le grand livre mais aussi pour les bilans, comptes de résultats et annexes réalisés à la clôture de chaque exercice. Si la législation ne le stipule pas de façon claire, il est également conseillé de conserver « sans limitation de durée » les certificats de travail et les actes de propriété notamment. La gestion de l’archivage comptable numérique est elle-aussi règlementée. Les documents de ce type doivent être conservés sous cette forme pendant une durée minimale de 3 ans, puis éventuellement sous une autre forme si tel est le souhait de l’entreprise.
Quelles pièces comptables faut-il conserver ?
Pour éviter tout rejet de la comptabilité et toute sanction fiscale encourue, les entreprises sont dans l’obligation de conserver tout document présentant un lien avec leurs activités et leurs comptabilités. A savoir qu’il existe 4 types de document comptable :
- Civil et commercial
- Les pièces comptables
- Fiscal et social
- Gestion du personnel
Quels délais spécifiques pour chaque type de document à conserver ?
Les documents civils, commerciaux et pièces comptables
Ce type de document concerne particulièrement les contrats signés entre comme commerçants ou ceux signés entre un commerçant et un non commerçant.
Selon l’article, L 110-4 du code du commerce, le délai de conservation des documents commerciaux est fixé à au moins 5 ans. En ce qui concerne le cas particulier des contrats relatifs aux biens immobiliers, ces derniers doivent être conservés durant 30 ans (Art. 2272 du Code Civil).
Enfin doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable, les pièces comptables suivantes (article, L.123-22 du code de commerce) :
- Les bons de commandes
- Les factures clients et fournisseurs
- Les documents bancaires
Quel est le délai de conservation des documents fiscaux et sociaux ?
Le document fiscal est une pièce sur laquelle peut s’exercer des droits de communication, d’enquête et de contrôle de la part de l’administration. C’est le cas entre autres de la feuille d’imposition et les différents types d’impôts.
Les déclarations fiscales doivent être conservées pendant un délai de 3 années civiles suivant celle au titre de laquelle la taxe est devenue exigible. Cela concerne notamment (Art. 169 à 176 du Livre des Procédures Fiscales) :
- les déclarations d’impôts sur les sociétés (n° 2572) et d’impôt sur le revenu (n° 2042),
- les déclarations de Taxe sur la Valeur Ajoutée (n° 3517-S ou 3310CA3 par exemple),
- la taxe sur les salaires,
- la cotisation foncière des entreprises (CFE),
- la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE),
S’agissant des déclarations sociales (sécurité sociale, pôle emploi), le délai de 3 ans s’applique également (Art. L 5422-18 du Code du Travail). Cependant, ce dernier est porté à 5 années pour les déclarations sociales effectuées aux caisses de retraite complémentaire.
Quant au document social propre aux sociétés commerciales ont une durée de 5 ans minimum. C’est le cas pour :
- Les statuts de la société
- Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société
- Les registres (titres nominatifs, ordre de mouvement, procès-verbaux d’assemblée et du conseil d’administration
En revanche, la durée est plus longue pour les comptes annuels. Selon l’article, L.123-22 du code de commerce, la durée de conservation est fixée à 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Enfin les trois derniers exercices suffisent pour justifier des rapports comme ceux du gérant ou du conseil d’administration et ceux des commissaires aux comptes.
Quelles sont les modalités de conservation des documents ?
Les documents doivent principalement être conservés dans leur forme d’origine. Il est toutefois admis que les copies sous certaines conditions peuvent ainsi être assimilées aux documents originaux. La reproduction doit être reconnue comme « fidèle et durable ». Leur conservation doit permettre pleinement et aisément leur consultation en cas de contrôle fiscal.
Quelles sont les documents spécifiques à la gestion du personnel à conserver ?
Tous les documents concernant les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail ou les déclarations d’accident auprès de la caisse primaire d’assurance-maladie doivent être conservés pendant une durée de 5 ans.
Bon à savoir : sanctions et amendes
Le fait de ne pas pouvoir présenter un document pendant la durée légale de conservation est passible d’amendes mais pas seulement. Être dans l’incapacité de fournir une information archivée faisant office de preuve peut porter préjudice à une entreprise dans un litige avec un salarié, un fournisseur ou un client.