Le stockage des archives et externalisation

Stockage des documents de l’entreprise, et si vous externalisiez l’archivage ?

En matière de stockage de documents et de gestion d’archives, il est capital pour un chef d’entreprise de bien savoir s’y prendre. Le bon déroulement de la vie économique de son entreprise en dépend. De plus, l’archivage n’est pas une tâche à prendre à la légère. Surtout, en cas de vérification opérée par l’administration fiscale, sociale ou par l’inspection du travail. Tout responsable de société se doit, en cas de contrôle, de disposer et de fournir tout document prouvant ainsi un droit ou une obligation. Pour faciliter la gestion de l’archivage, allant du stockage à la destruction puis à la conservation définitive des archives, les entreprises ont intérêt à externaliser leur fonds d’archives.


DEVIS ARCHIVAGE


Stocker vos archives dans les locaux de votre prestataire en archivage

Le stockage et la gestion de vos archives d’entreprise peuvent être pris en charge par un prestataire en archivage. Cette gestion externalisée du fonds d’archives peut-être une solution alternative intéressante. Surtout si le stockage externe de vos archives, comme leur gestion par la suite, vous apporte de multiples avantages. Vous pourrez ainsi profiter des locaux de votre prestataire, pour stocker vos archives à l’extérieur de vos locaux d’entreprise, libérant ainsi des mètres carré, nouvellement destinés à accroître le rendement de votre activité.

De plus, l’externalisation valorise vos archives en les rendant accessibles et en leur garantissant à cet effet, la meilleur préservation et conservation, en vue d’une mise à disposition des plus optimales.

La gestion externalisée de l’ensemble de vos documents d’archives vous assure également une parfaite sécurité et confidentialité sur les plans de la conformité, de la conservation dans le respect des obligations l’égales ou de la restitution des documents archivés par la société de tiers archivage.

Externaliser votre fonds d’archives

Si vous confiez vos archives à société de tiers-archivage, vous pouvez ainsi bénéficier des services de gestion des archives externalisée.

L’externalisation d’une partie ou de la totalité des documents d’entreprises concerne aussi bien les archives papiers que les archives conservées sur un support informatique. Toutefois, elle ne concerne exclusivement que les archives dites courantes et intermédiaires.

C’est pourquoi, avant de déléguer la gestion de vos archives, il vous importe tout d’abord de savoir :

  • Quels sont les documents à conserver ?
  • Combien de temps souhaitez-vous les conserver ?
  • Sous quelles formes vous désirez les archiver ?

Selon la nature des documents à stocker, vous serrez à même d’évaluer vos besoins en stockage et faire le choix le plus adapté quant à la sécurisation de vos archives et l’optimisation de leur disponibilité. Vous pourrez bénéficier également d’infrastructures adaptées et dédiée à l’externalisation (environnement de stockage et de conservation d’archives et documents sensibles spécifiques…)

Optimiser l’espace de stockage grâce à la destruction des archives obsolètes

Les documents archivés sont stockés et conserver tout au long de leur durée légale de conservation. Lorsque cette dernière est dépassée, vous pouvez décider, à tout moment, de la suppression définitive des archives physiques ou électroniques périmées et obsolètes. Sachez que la destruction des documents d’archives est un acte courant de la vie de votre entreprise permettant ainsi de gagner de la place dans vos locaux. Grâce aux services de gestion externalisée de vos archives, vous pouvez bénéficier de prestations dédiées et personnalisées en matière de destruction des archives.

Avec le gain de place ainsi obtenu, vous pouvez en toute sérénité agrandir votre espace de travail tout en sachant que vos archives sont désormais conservées dans un lieu sûr.

Optimiser vos coûts de stockage grâce à l’externalisation.

L’externalisation des archives est une solution d’archivage économique en termes de coûts de stockage. Alternative évolutive, l’externalisation d’archives peut répondre efficacement et durablement à l’ensemble de vos besoins en archivage externe. En bénéficiant d’infrastructures mutualisées, d’espace de stockage adapté et personnalisé, il devient possible pour vous de réduire les coûts et de récupérer des surfaces de bureaux, tout en vous recentrant sur votre cœur de métier. En toute sérénité, vous pouvez dès-lors vous consacrer pleinement à votre activité.

Cette réduction des coûts de stockage est d’autant parlante quand il s’agit de libérer des m² sur vos espaces de bureaux locatifs et de bénéficier par conséquent d’une meilleure maîtrise de votre budget.


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