La définition des archives regroupe l’ensemble des documents produits ou reçus par une personne physique ou morale dans l’exercice de son activité, quels que soient leur date, leur support ou leur lieu de conservation. Héritée d’une pratique vieille de plusieurs millénaires, cette notion recouvre aujourd’hui des réalités multiples que ce guide détaille point par point.
Que disent les définitions officielles des archives ?
Avant de détailler l’utilité des archives pour les organisations, encore faut-il s’accorder sur leur définition. Deux références font autorité en la matière : celle du Conseil international des archives et celle retenue par le droit français.
La définition d’un document ne dépend jamais de son support mais de la fonction qu’il occupe au sein d’une organisation.
La définition du Conseil international des archives
Le Conseil international des archives définit les archives comme l’ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. Cette définition met l’accent sur la provenance du document. Elle intègre aussi son organisation en fonction de l’activité qui l’a produit, ainsi que sa conservation en vue d’un usage éventuel.
Le cadre légal ne se contente pas de définir : il organise la conservation dans l’intérêt général de la société.
La définition retenue par le droit français
Le droit français reprend une définition proche. L’article L211-1 du Code du patrimoine considère comme archives l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de son activité. Ce cadre légal encadre la conservation des documents pour la gestion et la justification des droits, ainsi que pour la documentation historique de la recherche. Ce texte s’inscrit dans un ensemble de règles rassemblées sous l’appellation archivage légal.
Comparaison des deux définitions
Le tableau suivant met en regard les deux approches, largement complémentaires.
| Conseil international des archives | Documents produits ou reçus par une personne ou un organisme, organisés selon son activité et conservés pour un usage éventuel |
| Droit français (Code du patrimoine) | Documents produits ou reçus, quels que soient leur date, forme ou support, par toute personne ou tout organisme dans l’exercice de son activité |
Les deux définitions convergent sur l’essentiel : la nature du document compte moins que le contexte de sa production.
Une histoire vieille de plusieurs millénaires
Archiver n’est pas une pratique propre à notre époque. Le terme et la démarche qu’il désigne remontent à l’Antiquité, bien avant l’apparition du papier.
Conserver la preuve d’un droit ou d’une décision répond à un besoin que l’on retrouve dans toutes les civilisations.
L’origine grecque du mot archives
Le mot « archives » vient du grec ancien « arkheia », qui signifie actes du pouvoir. Il y a plus de 2 500 ans déjà, cette démarche répondait à un objectif clair : conserver les documents prouvant des droits et des responsabilités. Cette discipline, aujourd’hui appelée archivistique, s’est structurée au fil des siècles pour devenir une science à part entière.
Conserver sûrement et retrouver rapidement : la formule du XIVe siècle reste la définition la plus juste de l’archivage efficace.
De Philippe le Bel aux archives modernes
Au XIVe siècle, le roi Philippe IV le Bel crée la fonction de garde des archives du Royaume. Il souhaite que les actes officiels soient conservés en sécurité et retrouvés rapidement, deux objectifs qui restent d’actualité aujourd’hui. Pour découvrir comment cette discipline a évolué jusqu’aux pratiques actuelles, notre sélection de livres sur l’archivage permet d’aller plus loin.
Les différents sens du mot archives
Dans le langage courant, le mot archives change de sens selon le contexte. Cette confusion mérite d’être clarifiée pour bien comprendre de quoi l’on parle.
Un mot, plusieurs réalités : documents, service ou lieu de conservation ne désignent pas la même chose.
Documents, service ou bâtiment : un mot, plusieurs réalités
Le terme archives ne désigne pas seulement les documents conservés. En pratique, il recouvre trois réalités distinctes :
- les documents eux-mêmes, conservés pour leur valeur de preuve ou de mémoire ;
- le service ou l’institution responsable de leur gestion, comme dans l’expression « les archives de la société X » ;
- le bâtiment ou le local où ils sont physiquement stockés.
Confondre archives et records conduit souvent à sous-estimer les documents encore actifs.
Pourquoi archives et records ne désignent pas la même chose
Le terme est aussi utilisé à tort dans le sens anglais du mot. Pour les anglo-saxons, « archives » concerne uniquement les archives définitives destinées à une conservation à long terme ; les documents récents sont désignés par le mot « records ». Cette distinction rejoint celle qui sépare les archives de l’archivage, qui décrit le processus de traitement de ces documents plutôt que les documents eux-mêmes.
Quels sont les différents types d’archives ?
Les archives ne forment pas un ensemble homogène. Elles se distinguent selon leur support et selon leur place dans le cycle de vie du document.
Le support d’un document n’a jamais déterminé sa valeur ; seule son utilité pour l’organisation compte.
Archives physiques et archives numériques
Une première distinction sépare les archives selon leur support :
- les archives physiques, qui imposent des conditions de conservation précises : température, hygrométrie, protection contre l’incendie ;
- les archives numériques, qui relèvent de la gestion électronique des documents et de la sécurité des systèmes d’information ;
- les archives hybrides, lorsque l’organisation combine les deux approches selon la nature de ses documents.
Physiques ou numériques, les archives répondent aux mêmes obligations : rester lisibles et accessibles dans le temps.
Archives courantes, intermédiaires et définitives
Les archives se classent aussi selon leur utilisation présente et future. On distingue les archives courantes, consultées au quotidien, les archives intermédiaires, conservées pour une obligation légale sans être utilisées en permanence, et les archives définitives, conservées pour leur valeur patrimoniale ou historique. Le passage d’une catégorie à l’autre est détaillé dans notre article sur le cycle de vie d’une archive.
| Archives courantes | Consultées régulièrement dans le cadre de l’activité en cours |
| Archives intermédiaires | Conservées pour une obligation légale, consultation ponctuelle |
| Archives définitives | Conservées durablement pour leur valeur patrimoniale ou historique |
Les archives, un outil au service de l’organisation
Au-delà de leur définition, les archives remplissent des fonctions concrètes pour les organisations, qu’elles soient privées ou publiques.
Une archive bien tenue est une preuve gagnée d’avance en cas de litige.
Une preuve juridique et un outil de gestion
Les archives soutiennent l’activité quotidienne d’une organisation de plusieurs façons :
- justifier des droits et des obligations en cas de contestation ou de contrôle ;
- assurer la traçabilité des décisions prises par l’organisation ;
- faciliter les audits internes et les vérifications externes.
En entreprise, cette définition se traduit concrètement par une gestion des archives structurée, associant politique de conservation et plan de classement. Cette mission est généralement confiée à des professionnels formés à ces méthodes ; pour mieux cerner leur rôle, notre article sur le métier d’archiviste apporte un éclairage complet.
Les archives ne racontent pas seulement le passé d’une organisation ; elles en garantissent aussi l’avenir.
Une mémoire et un patrimoine à préserver
Les archives définitives jouent également un rôle de mémoire. Elles documentent l’histoire d’une organisation, d’une famille ou d’un territoire et servent de source aux historiens, chercheurs et citoyens. Loin de l’image poussiéreuse encore associée au terme, les archives constituent aujourd’hui un patrimoine documentaire vivant, consultable et exploité au quotidien. Pour approfondir les notions présentées dans cet article, notre lexique de l’archivage recense l’ensemble des définitions du secteur.
En résumé, la définition des archives associe un cadre légal précis, une histoire ancienne et des usages multiples. Bien comprise, cette notion est le point de départ d’une politique de conservation efficace et adaptée à chaque organisation.