Si vous voulez que la comptabilité de votre entreprise soit parfaitement tenue, vous devez bien classer vos documents comptables. Une véritable politique peut être élaborée à cet effet, et cette bonne organisation rejaillira positivement sur toute votre activité. En classant clairement vos documents comptables, vous pourrez suivre sereinement le fonctionnement de votre entreprise. Mais ce classement ne se fait par n’importe comment. La prise en compte de certains paramètres est nécessaire pour le réussir.
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_Conservation de vos documents comptables : un enjeu critique pour les entreprises !
La comptabilité est un pan très important de la gestion d’une entreprise. Il est extrêmement important de ne pas la négliger. Si vous tenez votre comptabilité en interne, votre entreprise doit se doter des meilleurs moyens d’archivage afin de respecter les délais de conservation des archives. Chaque entrepreneur sait que la comptabilité engendre la production de nombreux documents qu’il est nécessaire de conserver, même lorsqu’ils ne sont plus consultés.
_La tendance à la dématérialisation des archives comptables
L’archivage des documents comptables est aussi touché par la tendance de la dématérialisation. Il est ainsi question de passer du papier au numérique dans la gestion des archives comptable. Si vous souhaitez suivre cette tendance, vous devez absolument suivre les recommandations légales qui en sont liées afin de faire les choses dans les normes.
_Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne comme en externe. Aussi, il est possible de le faire soi-même ou demander à un prestataire d’intervenir. Dans tous les cas, il sera nécessaire de réaliser la gestion des documents (GED) qui vise à traiter la masse documentaire de l’entreprise de manière que la création, l’organisation, le partage et le stockage des informations se fassent efficacement. Pour cela, plusieurs actions doivent être posées.
_Comment faire de l’archivage en entreprise ?
C’est un impératif pour une entreprise d’archiver ses documents. Sa survie en dépend. Mais l’archivage est une démarche assez délicate. Il faut, en effet, suivre des procédures de classement, de rangement et de conservation bien réfléchies. Rien ne s’improvise quand il s’agit d’archiver ses documents. Les méthodes à mettre en place doivent simplifier l’accès aux dossiers et surtout les sécuriser.
_Pourquoi dématérialiser les documents ?
Le transfert des données stockées sur des supports analogiques (papier en général) vers des supports numériques est le but principal de la dématérialisation. Cette démarche touche aussi bien les documents que les échanges, les activités et les processus. Lorsque les informations, les processus et les échanges sont créés directement sur support numérique, on parle de dématérialisation native. Quel que soit votre secteur d’activités, vous gagnez à dématérialiser vos documents. De multiples raisons justifient cette tendance, mais parfois, ce n’est pas possible ou pas souhaitable. Dans ce cas, des solutions alternatives existent comme l’archivage physique des documents, notre domaine d’expertise.
_Qu’est-ce qu’un archiviste ?
Un archiviste est un professionnel responsable des archives de l’administration, de l’entreprise ou de l’association pour laquelle il travaille. Il est chargé de gérer l’ensemble des documents produits ou reçus par les personnes ou les organismes publics ou privés, peu importe le support sur lequel se trouvent ces documents et leur date d’élaboration. L’archiviste conserve les archives historiques, intervient au début du traitement de l’information et informe tout le monde sur le fait qu’un document est une archive dès sa création. Ce travailleur se veut un gardien de la mémoire des organisations, ainsi qu’un médiateur. Il assure la valorisation des archives et les communique aux publics qui souhaitent y accéder. Le partage des connaissances est une obsession pour l’archiviste qui est bien informé du passé et dont la maitrise du présent est parfaite pour une bonne préparation de l’avenir.
_Pendant quelle durée doit-on conserver ses factures ?
Les entreprises doivent veiller à bien conserver les factures de leurs clients et fournisseurs. Elles sont notamment tenues de respecter scrupuleusement les délais légaux d’archivage de ce type de document au risque de s’exposer à de lourdes sanctions. Découvrez pendant combien de temps vous devez conserver vos factures et les principales informations à considérer pour mener à bien cette démarche.
_Pourquoi faire appel à un archiviste ?
Le travail de l’archiviste est de collecter, restaurer et étudier les archives, ces documents dont la conservation est nécessaire pour une raison ou pour une autre. À propos d’archives, on en trouve de divers types. Parmi les plus courants, on peut citer les manuscrits médiévaux, les enregistrements permettant d’immortaliser une émission de radio ou de télé et les actes notariaux d’achat d’une propriété et bien évidemment, les archives des entreprises ou les archives judiciaires. L’archiviste est chargé de trouver les solutions idéales pour conserver chaque genre d’archives afin qu’on puisse les retrouver en bon état en cas de nécessité. Ce professionnel exerce le plus souvent dans le secteur de la fonction publique territoriale ainsi qu’à la direction des archives régionales ou nationales, mais il peut également avoir la charge d’archives privées pour le compte de certaines grandes entreprises. Faire appel à un archiviste est important pour garder les traces du passé.
_Comment élaborer un plan de classement des archives électroniques ?
Il est nécessaire pour toute structure de bien organiser sa production documentaire afin de retrouver facilement ses documents et les partager éventuellement. C’est dans ce cadre qu’intervient l’élaboration d’un plan de classement de ses archives électroniques. Il est question d’établir une arborescence numérique pour une bonne organisation hiérarchique de ses dossiers, répertoires et fichiers. Et cela doit correspondre aux missions et activités de l’entreprise. Le plan de classement des archives électroniques structure et met en ordre toute la production de documents, et ce, depuis la création. Il s’applique aussi bien aux documents électroniques qu’aux documents papier. La finalité est de disposer d’un système d’organisation documentaire facile à exploiter.