La numérisation des archives est une opération qui consiste à convertir les archives papier en données numériques. Elle s’inscrit dans le processus de dématérialisation des archives. La numérisation des archives facilite l’accès à ces archives et évite leur dégradation ou leur perte accidentelle.
Tous les articles par admin
Définition : Plan de classement des archives
Le plan de classement est un système de classification visant à organiser, structurer et classer les documents d’archives afin de mieux les connaitre et mieux les gérer.
Définition : Inventaire sommaire
Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.
Rapporté à Arcalys, l’inventaire est toujours manuel dans un premier temps puis informatisé, sous sa forme finale. Il est réalisé par des archivistes qui ont tous un minimum de 15 ans d’expérience dans ce métier.
Suivant un cahier des charges bien précis établi au préalable lors d’un audit, l’archiviste s’efforce de rassembler les unités d’archivage par catégorie et par année, afin de les stocker dans un même container. Le but constamment recherché étant :
- de faciliter les recherches et consultations futures
- d’optimiser et faciliter la destruction future
Cet inventaire peut être établi soit sur le site du donneur d’ordre, dans le meilleur des cas, soit dans les locaux d’Arcalys, en cas d’impossibilité d’archivage sur site.
L’archiviste consigne sur un inventaire manuel toutes les unités d’archivages dont il aura contrôlé l’intégrité, le genre et l’année de production. Ces unités d’archivage (Classeurs, liasses, boîtes archives, dossiers, plans…) sont alors stockées en container normalisé, identifié par un code anonyme et confidentiel, seulement connu d’Arcalys.
L’inventaire manuel terminé sera par la suite réédité sous forme informatique, afin d’en obtenir un condensé ordonné, structuré et exploitable. Un exemplaire de l’inventaire est remis au client après contrôle, soit sur support numérique, soit sous forme papier.
Définition : Archives courantes
Dans le cycle de vie des archives, on appelle archives courantes les documents d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits et reçus, et conservés pour le traitement des affaires.
Définition : Projet d’archivage
Le projet d’archivage (ou Records Management Project) désigne une méthode de gestion d’archivage efficace et sûre. Elle repose sur des normes et des outils méthodologiques pour construire une politique d’archivage pérenne, répondre aux problématiques d’archivage et de conservation d’un fonds d’archive (ses flux, son espace de stockage à gérer…), identifier ses principaux acteurs, réduire les coûts, favoriser l’externalisation des archives pour davantage de sécurité et gagner en efficacité comme en productivité
Définition : Processus d’archivage
Le processus d’archivage désigne la mise en œuvre d’une politique d’archivage efficace, assurant la conservation des documents ainsi que leur restitution en cas de contrôle ou lors d’un litige.
Définition : Plate-forme de conservation
Ensemble d’outils dédiés à la réception, sécurisation, stockage et pérennisation de documents ou de données, qualifiés de telle façon qu’on puisse les retrouver, y accéder et les gérer selon les règles et les besoins exprimés par leurs propriétaires (donneurs d’ordre).
Définition : Gestion des archives
La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création. L’objectif d’une bonne gestion étant de classer de manière efficace et logique toutes les archives pour les retrouver facilement en cas de besoin, pour les préserver de toute détérioration ou perte accidentelle, ou pour les conserver en toute sécurité et de manière définitive.
Définition : Durée de conservation des archives
Dans la gestion des archives et la politique d’archivage qui l’encadre, la durée de conservation des archives est un élément obligatoire que le service archives doit respecter.
Définition : Destruction des archives
La destruction des archives est une procédure qui consiste à l’élimination des documents qui ont dépassé leur durée légale de conservation.