L’archivage électronique s’est démocratisé ces dernières années et est de plus en plus mis en pratique dans les administrations. Mais il doit répondre à diverses exigences afin que l’accès aux archives soit facilité et la sauvegarde des documents parfaits. Il existe différents types de systèmes d’archivage électronique.
Tous les articles par admin
Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques
Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l’autre et qu’elles sont leurs avantages et inconvénients.
Quels sont les différents types d’archives ?
L’archivage est une nécessité et une obligation légale. Quelles que soient la forme et l’activité de votre entreprise, vous devez y accorder de l’importance. Vous êtes surtout tenu de prendre les dispositions qui s’imposent pour traiter vos archives dans le strict respect des règles en la matière. Mais le préalable est d’en connaître les différents types afin de mieux les gérer.
Définition : Numérisation des archives
La numérisation des archives est une opération qui consiste à convertir les archives papier en données numériques. Elle s’inscrit dans le processus de dématérialisation des archives. La numérisation des archives facilite l’accès à ces archives et évite leur dégradation ou leur perte accidentelle.
Définition : Charte d’archivage
La charte d’archivage est un document qui permet la détermination des modalités de traitement des différents types de documents ou gérés par un service. Ce document est mis au point conjointement avec les archives départementales et fixe la durée de conservation et le traitement de chaque dossier.
Définition : Bordereau de versement
Le bordereau de versement est un document qui dresse la liste des dossiers versés afin d’accompagner l’enlèvement des documents archivés. Il est réglementé et a une valeur contractuelle. Ce document permet à la conservation des archives versées d’être bien organisée.
Comment organiser son déménagement des archives ?
Lors de travaux, d’une restructuration ou d’une réorganisation de votre service, vous pouvez juger utile de déménager vos archives. Mais sachez que cette opération ne se fait pas n’importe comment. Vous devez prendre le temps de bien l’organiser afin qu’elle soit une réussite.
Déménagement des archives à Paris : quelles sont les questions à se poser ?
Vous avez pris la décision de déménager vos archives à Paris. Mais avant de lancer l’opération, il est bon de vous poser les questions suivantes :
Définition : mètre linéaire
Le mètre linéaire est une unité de mesure de base utilisée pour calculer les coûts de stockage des archives par les prestataires spécialisés. C’est un élément considéré pour mesurer la taille d’un gros dossier indépendamment de son rangement.
Quels sont les papiers à conserver, par ordre alphabétique ?
Il est nécessaire de conserver vos papiers personnels car vous pouvez en avoir besoin à tout moment. Voici par ordre alphabétique les documents concernés par cette conservation et les délais d’archivage.