Externalisation des archives publiques

Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?

Externaliser ses archives est une décision difficile car cette démarche est apparentée à un risque pour la majorité des décideurs. Il n’en est rien.


DEVIS ARCHIVAGE


Confidentialité

Les services proposés par les tiers-archiveurs assurent la confidentialité des données sensibles et permettent de mettre en place une véritable politique d’archivage. L’entreprise peut alors se recentrer sur son cœur de métier en évitant d’amasser des données en interne où le moindre mètre carré doit être optimisé. Externaliser représente aussi un moyen de partager les responsabilités avec le tiers-archiveur en cas de perte ou de dégradation de document.

Confier ses données sensibles à une entreprise tiers, n’est-ce pas perdre en confidentialité ? C’est en réalité le contraire tant ce type de prestataire est aujourd’hui sûr. Ce n’est pas un hasard si ce marché croît de 10 % chaque année. Le client a la possibilité de définir un accès limité aux archives. Si tel est son souhait, une poignée de personnes seulement peut consulter les documents, en devant s’inscrire systématiquement sur le registre (voir plus bas le paragraphe politique d’archivage). Les archives sont de plus conservées dans des locaux spécialement conçus à cet effet (protection contre la poussière, les nuisibles, les catastrophes climatiques, etc.) et rapidement accessibles.

Spécificité des métiers

Les documents d’entreprises doivent légalement être conservées une certaine durée (2, 5 ou 10 ans voire de manière indéfinie). Ces périodes légales varient selon l’importance des archives et les entreprises. Une banque doit conserver ses documents clients pendant 10 ans tandis qu’une assurance doit être en mesure de présenter tout ce qui concerne une assurance-vie ou assurance décès 10 ans après la durée du contrat. Un tiers-archiveur de qualité est au fait de ces durées légales et en mesure de les respecter (norme NF Z 40-350).

Organisme certifié

Depuis 2009, les professionnels de l’archivage peuvent être agréés par le service interministériel des Archives de France pour prendre en charge la conservation des archives publiques à condition que ces derniers respectent la norme NF Z 40-350 pour les documents papier. Cette agrégation est en quelques sortes une distinction qui récompense des prestations de qualité en termes d’archivage durant tout le cycle de vie du document. Cette donnée est à prendre en compte à l’heure de sélectionner son prestataire car ce dernier accompagnera l’entreprise durant de nombreuses années et gèrera des documents importants et sensibles.

Ces normes  ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !

Politique d’archivage

La politique d’archivage est définie lorsque le contrat d’externalisation est conclu. Elle prend généralement la forme d’un document papier détaillant les exigences à respecter et obligations des intervenants, les niveaux de sécurité, les prestations fournies, les utilisateurs autorisés à consulter les documents, le type d’archivage (archives courantes, archives intermédiaires, archives définitives), l’organisation fonctionnelle ainsi que les fonctionnalités du service d’archivage. Ce document permet aux personnes intervenant dans le processus de la gestion des archives de prendre connaissance du cycle de vie des documents et des obligations de chacun.

Avantages et inconvénients d’une externalisation des archives papier

L’externalisation de ses archives est particulièrement avantageuse. Elle permet notamment des gains d’espace non négligeables dans les locaux, atout important dans un centre ville où l’immobilier est très cher. Autre avantage : la sécurité des documents. Le stockage chez un tiers-archiveur est autrement plus sécurisé qu’en entreprise. Les locaux répondent en effet à des normes garantissant une protection contre les intrusions (alarmes), les incendies, les dégâts des eaux, la poussière et les nuisibles. Le seul inconvénient est le fait que les archives ne sont plus à portée de main. Leur consultation a un coût, en particulier lorsque ce besoin est urgent. Mais il est totalement englobé dans le forfait dans la cas de la société Arcalys, ce qui est un avantage considérable face à d’autres modèle de coûts. Il est toutefois conseillé d’archiver les documents dont la fréquence de consultation est faible.

Le cas des hôpitaux

Les hôpitaux ont eux aussi la possibilité d’externaliser leurs archives physiques depuis l’article 21 de la loi du 21 juillet 2009. Seules les données informatisées pouvaient être confiées à un tiers depuis 2002. Le décret n° 2011-246 du 4 mars 2011 précise toutefois que le prestataire d’archivage doit être agréé par l’administration des archives nationales dépendant du ministère de la culture. Cette externalisation prend la forme d’un contrat comprenant les différentes prestations, le détail des moyens de sécurisation des archives, de leur mise à disposition et restitution mais aussi des clauses d’assurance.

L’externalisation des archives papier est au final vivement recommandée, et ce quelle que soit la taille de la structure. Il est toutefois conseillé de prendre le temps de sélectionner un prestataire de qualité car celui prendra en charge les archives de la société durant des années. Concernant les documents en eux-mêmes, n’externalisez que ce dont vous avez une vision claire. Il est important de connaître les documents confiés à un tiers-archiveur et de s’assurer que leur consultation reste très ponctuelle (quelques fois par an maximum).


Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?

Consulter la rubrique :
Pourquoi externaliser les archives ?


Voir aussi sur le même sujet :


DEVIS ARCHIVAGE


Enregistrer

Enregistrer