Arcalys
Notre offre

Externalisation d’archives physiques : notre offre complète en archivage

L’externalisation des archives physiques permet aux entreprises de réduire leurs coûts, de libérer de l’espace et de garantir leur conformité légale en un seul contrat. Arcalys, société d’archivage depuis plus de 30 ans, prend en charge l’intégralité de votre fonds documentaire, de l’audit initial jusqu’à la destruction sécurisée en fin de cycle de vie.

Qu’est-ce que l’externalisation des archives physiques ?

L’externalisation des archives consiste à confier la gestion, la conservation et l’organisation de son fonds documentaire à un prestataire spécialisé, appelé tiers-archiveur. Cette démarche concerne aussi bien les archives courantes que les archives intermédiaires et définitives, qu’il s’agisse de documents comptables, de dossiers RH, de pièces juridiques ou de plans techniques.

Externaliser ses archives ne signifie pas en perdre le contrôle : c’est au contraire s’assurer qu’elles sont gérées avec méthode, traçabilité et sécurité, par des professionnels dédiés.

Pourquoi l’archivage physique reste indispensable en 2025

Malgré les progrès de la dématérialisation, de nombreuses entreprises françaises conservent d’importants volumes de documents papier soumis à des obligations légales de conservation. Factures, contrats, bulletins de paie, actes notariés : certains documents ont une durée légale de conservation allant jusqu’à 30 ans et doivent impérativement être conservés dans leur forme originale. L’objectif zéro papier reste inaccessible pour la majorité des structures, ce qui fait de l’archivage physique externalisé une solution durable et raisonnée.

Qu’entend-on par tiers-archivage ?

Le tiers-archivage désigne le recours à une société externe et spécialisée pour gérer la conservation des archives d’une organisation. Le tiers-archiveur dispose d’entrepôts adaptés, d’outils de gestion informatisée et d’archivistes qualifiés. Il se porte garant de la sécurité, de la pérennité et de l’accessibilité des documents confiés, dans le strict respect des exigences légales et contractuelles. Pour en savoir plus sur ce qu’implique concrètement cette démarche, consultez notre définition complète de l’externalisation des archives.

Quels documents peut-on confier à un prestataire d’archivage ?

La quasi-totalité des documents d’entreprise sont concernés par l’externalisation :

• documents comptables et financiers : bilans, journaux, factures, relevés bancaires ;
• dossiers RH : contrats de travail, bulletins de salaire, registres du personnel ;
• pièces juridiques : contrats commerciaux, actes, jugements, statuts ;
• documents techniques : plans, cahiers des charges, rapports d’études ;
• archives médicales ou hospitalières : dossiers patients, prescriptions, comptes rendus.

Notre processus d’archivage en 4 étapes

Arcalys intervient selon une procédure structurée qui garantit la cohérence et la sécurité de chaque opération, de la première visite jusqu’à la restitution ou la destruction de vos archives.

Un plan d’archivage bien conçu dès le départ, c’est des années de conformité, de retrouvabilité et d’économies assurées pour l’entreprise.

Étape 1 – Audit et conseil en archivage : évaluation et plan de classement

Tout projet d’archivage commence par un déplacement sur site. Nos archivistes évaluent les volumes, recensent les familles de documents, déterminent les durées de conservation légales et internes et mesurent les fréquences de consultation. Cet audit d’archivage débouche sur un plan de classement codifié et un devis personnalisé. C’est la base de toute politique d’archivage cohérente.

Étape 2 – Interventions sur site : tri, classement et inventaire des archives

Nos équipes interviennent dans vos locaux pour trier, classer et inventorier l’ensemble des documents selon le plan d’archivage établi. Chaque document est répertorié, coté et conditionné dans des conteneurs normalisés. Cette phase garantit que chaque pièce sera retrouvable instantanément, quelle que soit la date de sa création ou de son versement dans le fonds.

Étape 3 – Stockage et conservation sécurisée des archives physiques

Les conteneurs sont ensuite acheminés par nos soins vers nos entrepôts sécurisés, en Île-de-France ou en Grand Est. Ces locaux répondent aux normes les plus strictes : bâtiments en pierre et charpente métallique, protection incendie et anti-inondation, contrôle d’accès permanent, mise en rayonnage en mode aléatoire pour la confidentialité. La gestion et conservation sécurisée de vos archives est assurée avec une traçabilité complète. Découvrez les détails de cette prestation sur notre page stockage et conservation d’archives.

Étape 4 – Destruction sécurisée des archives en fin de cycle

Lorsque les délais légaux de conservation sont atteints, Arcalys procède à la destruction contrôlée des documents. Cette opération est réalisée de façon confidentielle, avec remise d’un certificat de destruction. La destruction des archives professionnelles est soumise à un contrôle strict des habilitations, garantissant qu’aucun document ne quitte la chaîne de traçabilité sans autorisation.

Pourquoi externaliser vos archives physiques ? Avantages et économies

Les entreprises qui externalisent leur archivage le font pour des raisons à la fois économiques, opérationnelles et réglementaires. L’addition des trois justifie presque toujours la décision.

Quels sont les avantages économiques de l’externalisation ?

Gérer ses archives en interne génère des coûts cachés considérables : loyer des mètres carrés occupés, achat et entretien de mobilier adapté, temps passé par le personnel à gérer les demandes de consultation, risques de pénalités en cas de non-conformité. En confiant ses archives à Arcalys, une entreprise obtient une vision précise du coût à long terme, impossible à atteindre avec une gestion interne dispersée. Pour comparer les postes de dépense, consultez notre guide sur le calcul du prix du stockage des archives par boîte.

Libérer de l’espace pour se concentrer sur son cœur de métier

L’espace occupé par les archives en interne peut représenter plusieurs dizaines de mètres carrés dans des bureaux dont le loyer est souvent élevé, particulièrement en région parisienne. Externaliser, c’est transformer un local d’archives en bureau productif. Pour comprendre comment organiser cette démarche, consultez notre guide sur comment externaliser le stockage de ses archives. C’est aussi libérer les équipes administratives des tâches de gestion documentaire chronophages, pour qu’elles se recentrent sur leur activité. Si vous vous interrogez sur la pertinence d’un local interne, notre article sur le stockage d’archives physiques externalisé détaille les contraintes réelles d’un tel aménagement.

Sécurité, confidentialité et conformité légale : des garanties inégalables

Un entrepôt d’archivage professionnel offre un niveau de protection que peu d’entreprises peuvent reproduire en interne : surveillance vidéo, contrôle d’accès biométrique, sprinklers, portes coupe-feu, hygrométrie contrôlée. À cela s’ajoutent les clauses de confidentialité contractuelles et le respect des obligations RGPD. En cas de contrôle fiscal ou de litige, chaque document est retrouvable et son intégrité est garantie.

Déménagement d’entreprise : l’occasion de repenser son archivage

Un déménagement est le moment idéal pour confier ses archives à un prestataire. Arcalys prend en charge l’ensemble des opérations de transfert, ce qui réduit considérablement la logistique et le risque de perte ou de dégradation. C’est aussi l’occasion de dresser un inventaire complet du fonds et d’éliminer les documents dont la durée de conservation est dépassée.

Nos engagements : sécurité, traçabilité et accessibilité

Des entrepôts qui répondent aux normes les plus exigeantes

Les locaux de stockage d’Arcalys sont conçus spécifiquement pour la conservation d’archives physiques. Situés hors des zones d’habitation, ils répondent aux critères définis par les Archives de France : structure bâtimentaire adaptée, isolation thermique et hygrométrique, rayonnages métalliques anti-corrosion, absence de canalisations dans les zones de stockage. La conservation sécurisée de vos archives est notre engagement premier.

Traçabilité et indexation : retrouvez chaque document en quelques minutes

Chaque conteneur est saisi informatiquement à son arrivée dans nos entrepôts. L’indexation des archives permet de localiser instantanément n’importe quelle pièce. Une demande de consultation déclenche une procédure de recherche et de restitution sous 4 à 48 heures en version physique, ou sous 2 heures en version dématérialisée. Ce niveau de traçabilité est garanti par un procès-verbal d’inventaire détaillé. Pour comprendre comment choisir les bons conteneurs, consultez également notre page sur l’utilité d’une boîte d’archives.

Comparatif : gestion interne des archives vs externalisation Arcalys

Les différences clés entre les deux approches

Voici les principaux critères de comparaison entre une gestion interne et le recours à un tiers-archiveur :

Ce qu’il faut retenir de notre offre d’archivage externalisé

L’externalisation des archives physiques est une décision rationnelle, économique et sécurisante pour toute entreprise disposant d’un volume significatif de documents. Arcalys propose une offre complète en 4 étapes, couvrant l’ensemble du cycle de vie des archives, de l’audit initial à la destruction certifiée. Nos entrepôts sécurisés, notre système d’indexation et notre expérience de plus de 30 ans dans le secteur garantissent la sérénité de nos clients, en Île-de-France comme en Grand Est. Pour préparer votre projet, commencez par consulter les 5 questions essentielles à se poser avant d’externaliser vos archives, ou contactez-nous directement pour un devis gratuit.

FAQ – Vos questions sur l’externalisation des archives physiques

Quelle est la différence entre stocker et archiver des documents ?

Stocker revient à entreposer des documents dans un espace sans organisation particulière. Archiver implique un plan de classement, une codification, une gestion des durées légales de conservation et une traçabilité de chaque document. Un simple stockage ne garantit ni la retrouvabilité ni la conformité légale.

Combien coûte l’externalisation de l’archivage en entreprise ?

Le tarif dépend du volume confié (nombre de boîtes ou de mètres cubes), du niveau de service souhaité (consultations, livraisons, dématérialisation) et de la zone géographique. Arcalys établit un devis personnalisé sur la base d’un audit gratuit. Pour une estimation, consultez notre article détaillé sur le prix du stockage d’archives.

Mes documents sont-ils accessibles rapidement une fois externalisés ?

Oui. Arcalys garantit la restitution de tout document sous 4 à 48 heures en version physique, et sous 2 heures en version dématérialisée par mail ou télécopie. Chaque demande est soumise à un contrôle des habilitations pour garantir la confidentialité.

L’externalisation des archives est-elle compatible avec le RGPD ?

Oui. Arcalys applique une politique stricte de confidentialité et de sécurité des données conforme au RGPD. Des clauses contractuelles encadrent l’accès aux documents, la destruction en fin de conservation et la traçabilité de chaque opération.

À partir de quel volume est-il pertinent d’externaliser ses archives ?

Dès lors qu’une entreprise consacre un espace significatif à ses archives en interne, que cela représente 50 boîtes ou 5 000, l’externalisation mérite d’être évaluée. L’audit gratuit d’Arcalys permet de mesurer précisément le retour sur investissement selon votre situation.

Vous avez un projet d’archivage ?

Nos archivistes peuvent vous aider à anticiper vos besoins futurs et à choisir les solutions les plus adaptées à votre développement. Discutez des options de gestion à long terme avec Arcalys. Abordez les questions de conservation, de destruction des documents en fin de cycle de vie et des éventuels transferts vers des solutions d’archivage électronique et numérique si cela est envisagé à terme.