Confier ses archives physiques à un prestataire extérieur (tiers-archiveur) est une pratique de plus en plus courante. De nombreuses entreprises restent toutefois réticents au fait de confier des documents importants à un tiers. Ce raisonnement n’est pas forcement justifié, explications.
De nombreux avantages à externaliser les archives physiques
L’externalisation de l’archivage d’entreprise est intéressante à plus d’un titre. Elle permet tout d’abord de libérer les salariés de l’entreprise de cette tâche, leur permettant de se recentrer sur leur cœur de métier. Ces professionnels non spécialistes pouvaient en effet perdre un temps précieux à réaliser ce type de tâche. Confier la conservation des documents d’entreprise à un prestataire externe, c’est profiter de la compétence d’experts effectuant une veille réglementaire et technologique constante. Externaliser est également très intéressant sur un plan financier. Cette décision permet en effet de limiter les dépenses internes et de profiter de ressources mutualisées. Cette démarche a un côté pratique car le professionnel sélectionne une solution adaptée à ses besoins tout en libérant de l’espace dans ses locaux. Contrairement aux idées reçues, les documents sensibles sont bien plus en sécurité dans un local d’archivage dédié qu’au sein de l’entreprise, que cela concerne leur intégrité (incendie, inondation) ou leur accès restreint. Enfin, un professionnel de l’archivage garantit la disponibilité rapide des documents grâce à un système de classement et de restitution performant.
D’un point de vue juridique
Confier ses archives à un prestataire externe est autorisé à certaines conditions. La première est de sélectionner un site de conservation d’archives ayant été agréé par le Service interministériel des archives de France. La prestation doit ensuite faire l’objet d’un contrat soumis au directeur des Archives départementales qui a la possibilité ou non de l’accepter. Enfin, toute archive déposée dans les locaux d’un professionnel de l’archivage doit faire l’objet d’une déclaration de dépôt.
Externaliser ses archives à l’occasion d’un déménagement de l’entreprise
Suite à un déménagement temporaire ou définitif, l’externalisation des archives est une solution de simplicité et d’économie. Le fait d’externaliser les archives permet à l’entreprise de libérer des surfaces de stockage. Les doublons d’archives sont ainsi réduits et les coûts davantage maîtrisés. Le fonds documentaire gagne en visibilité et la production des documents d’archives est gérée plus efficacement grâce à la mise en place d’un plan de classement (tri, sélection des documents à classer, archivage…).
La société de tiers-archivage garantit la traçabilité et la conservation en sécurité des documents, de leur création à leur élimination. Des processus de contrôle et d’accessibilité sont garantis par le tiers archiveur. Tous ces avantages sont établis en fonction des besoins réels des entreprises en gestion de l’archivage.
C’est pourquoi en amont de l’externalisation des archives, il revient à l’entreprise de bien définir et cerner le périmètre des archives à externaliser. Il convient donc de bien identifier les flux d’information comme les personnes autorisées à les consulter pour s’assurer que les délais légaux de conservation sont bien respectés.
Un contrat d’externalisation est à établir entre l’entreprise et le tiers-archiveur intervenant en tant que prestataire de services spécialisé en gestion des archives externalisées. Les divers aspects de la prestation sont à spécifier dans le contrat, permettant au client de bénéficier d’un certain nombre de garanties. En cas de non respect des engagements pris des sanctions et pénalités peuvent ainsi être prévues.
Bon à savoir : l’externalisation des archives libère les salariés de cette tâche en leur permettant de se concentrer sur leur métier. Le personnel n’a plus à se charger des tâches de rangement, de classement et de gestion des archives. Les salariés gagnent du temps. Des mètres carrés sont aussi libérés. La production est ainsi rentabilisée. Les archives externalisées sont bien plus en sécurité d’un local dédié à l’archivage qu’au sein de l’entreprise. Aussi, les documents sont ainsi mieux conservés et davantage accessibles.
Les entreprises ont donc beaucoup à y gagner en faisant appel à un tiers archiveur. Surtout en cas de déménagement. L’externalisation est une solution pour bénéficier d’infrastructures mutualisées que ce soit sur le plan des locaux, du personnel, des moyens techniques ou financiers. Tout en libérant de l’espace, l’entreprise peut profiter pleinement des ressources mutualisées mises à sa disposition.
Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?
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