Confier la gestion de ses archives à un prestataire extérieur est-il réellement intéressant du point de vue financier ? Voici quelques éléments de réponse.
Avantages et inconvénients de l’externalisation
Contrairement à ce que pensent certains dirigeants, entreposer ses archives en interne a un réel coût. Outre le temps passé à gérer cette composante pour une personne qui n’est bien souvent pas spécialiste dans le domaine, les archives occupent de l’espace en interne. La durée légale de conservation pouvant être importante (5, 10 ans voire davantage), il n’est pas rare que les archives représentent plusieurs mètres carré même dans les petites entreprises. Externaliser ces archives, c’est gagner de l’espace, économie non négligeable dans les centres-villes aux loyers très élevés.
La sécurité des archives doit également être prise en compte. Les locaux d’une entreprise sont beaucoup moins sécurisés que ceux d’un archiveur qui possède des alarmes anti-intrusion et répond à des normes anti-incendie, dégâts des eaux, etc. La pérennité des archives est assurée lorsque l’entreposage a lieu dans un endroit spécialement conçu à cet effet.
Le principal frein à l’externalisation est l’impression que les documents ne sont plus à portée de main. La consultation ayant un coût, il est important de sélectionner un prestataire à proximité de ses locaux et d’archiver uniquement les documents n’ayant pas vocation à être consultés régulièrement. Mais la recherche de documents en interne peut elle aussi être chronophage, surtout si le plan d’archivage n’a pas été correctement réalisé. Paradoxalement, confier ses archives à un spécialiste est parfois un gain de temps pour les récupérer car elles peuvent être numérisées et envoyées dans un délai très court !
Quelques conseils avant de se lancer
Tout projet d’externalisation doit être anticipé par la mise en place d’un référentiel de conservation devant détailler la durée de conservation des documents et leur niveau de confidentialité. Il est également conseillé de créer un inventaire des documents qui seront externalisés, prestation qui peut également être prise en charge par le tiers-archiveur. Quel que soit le responsable de sa réalisation, l’inventaire doit décrire chaque document via quelques points essentiels : date d’ouverture et de clôture du dossier, volume, degré de confidentialité et date de destruction. Ce dernier point étant particulièrement important, n’hésitez pas à établir une procédure avec le prestataire et demander un traçage de la destruction des documents.
Confier ses archives est une initiative qui portera ses fruits à condition qu’elle ait été un minimum anticipée. Le choix du prestataire conditionnera en grande partie la réussite de l’opération. N’hésitez pas à demander des devis et visiter les locaux du prestataire que vous aurez choisi afin de mettre toutes les chances de votre côté.